Jak prawidłowo zaksięgować fakturę VAT za prenumeratę gazety?

Pytanie: W marcu otrzymałam fakturę VAT za prenumeratę gazety. Jest to faktura wystawiona 19 lutego 2007 r. Prenumerata dotyczy okresu od stycznia 2007 r. do czerwca 2007 r. Jak prawidłowo powinno wyglądać księgowanie w firmie, która prowadzi pełne księgi i konta zespołu „4”? - pyta księgowa z Rzeszowa.

Odpowiedź: Wymienione przez Panią w pytaniu zdarzenie jest przykładem czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów. Ewidencja tych rozliczeń, przy założeniu, że koszty działalności operacyjnej są ujmowane wyłącznie w zespole 4 (koszty według rodzaju), może być następująca:

1) Rozliczenie faktury za prenumeratę:

• Wn „Zużycie materiałów”,
• Ma „Rozliczenie zakupu”,
• Wn „Rozliczenia międzyokresowe kosztów”,
• Ma „Rozliczenie kosztów rodzajowych”.

2) Zaliczenie do kosztów bieżącego miesiąca odpowiedniej części kosztów prenumeraty (proporcjonalnie do okresu, którego koszt dotyczy):

• Wn „Rozliczenie kosztów rodzajowych”,
• Ma „Rozliczenia międzyokresowe kosztów”.

Poprawnym rozwiązaniem będzie również ujęcie kosztów związanych z prenumeratą czasopism w miesiącu otrzymania faktury, mimo że dotyczy okresu od stycznia do czerwca. Wynika to z tego, że prawdopodobnie niniejszy koszt jest nieduży, czyli zgodnie z art. 4 ust. 4 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 ze zm., dalej: uor) istotnie nie zmienia wyniku finansowego.

Odpowiadając na niniejsze pytanie, należy zwrócić uwagę na zasadę memoriałową i współmierności przychodów i kosztów, które określa uor.

Zasada memoriałowa (art. 6 ust. 1 uor) wyraża się w ustaleniu, że w księgach rachunkowych i wyniku finansowym jednostki gospodarczej (podmiotu gospodarczego) należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i związane z tymi przychodami obciążające ją koszty dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty.

Na przykład, jeżeli sprzedaż produktów nastąpiła we wrześniu, natomiast zapłata z tego tytułu jest spodziewana w marcu przyszłego roku, to przychody ze sprzedaży będą ujęte w przychodach września. Podobne zasady dotyczą ujęcia kosztów, na przykład: wynagrodzenia za styczeń będą kosztami tego miesiąca nawet wtedy, gdy będą wypłacone w lutym.

W dla ułatwienia realizacji tej zasady:

• termin sporządzania sprawozdań finansowych został ustalony na 3 miesiące po momencie bilansowym, co pozwala na otrzymanie dowodów dokumentujących operacje dotyczące roku obrotowego,
• znane jednostce operacje dotyczące roku obrotowego, lecz nieudokumentowane przez kontrahentów na czas właściwymi dowodami zewnętrznymi, można dokumentować dowodami zastępczymi, przy czym nie może to dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług (art. 20 ust. 4 uor).

Zasada współmierności (art. 6 ust. 2 uor) wymaga, aby dla zapewnienia współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów do aktywów lub pasywów danego okresu sprawozdawczego zaliczać przychody lub koszty dotyczące przyszłych okresów oraz przypadające na ten okres sprawozdawczy koszty, które jego dotyczą, a jeszcze nie zostały poniesione (zapłacone).

W wypadku przestrzegania zasady współmierności istotne są dwa aspekty, a mianowicie:

• współmierność czasowa,
• współmierność przedmiotowa.

Przejawem współmierności czasowej jest występowanie rozliczeń międzyokresowych kosztów czynnych i biernych (art. 39 uor) oraz rozliczeń międzyokresowych przychodów (art. 41 uor).