Świat wokół nas staje się coraz bardziej cyfrowy. Technologia wpływa na naszą pracę, sposób w jaki załatwiamy sprawy prywatne i kwestie urzędowe. Szybko przyzwyczajamy się do nowych rozwiązań, o ile rzeczywiście ułatwiają nam życie. Takie ułatwienia są szczególnie potrzebne firmom, któreksi przez zmiany w prawie, z każdym rokiem mają coraz więcej obowiązków. Nowe wymogi wnosi także Krajowy System e-Faktur (KSeF). Korzystanie z platformy na razie jest dobrowolne, ale zgodnie z zapowiedzią Ministerstwa Finansów, od 2024 r. będzie już obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorstw rozliczających VAT.

Krajowy System e-Faktur to platforma umożliwiająca wystawianie, przesyłanie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych, czyli utrzymanych w jednolitym standardzie. System pozwala na przechowywanie tych dokumentów, oznaczanie ich numerem identyfikującym oraz weryfikację zgodności z określonym wzorem. Do uwierzytelnienia w KSeF można skorzystać z kilku metod, m.in. pieczęci elektronicznej i kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Są to kompleksowe rozwiązania, dzięki którym sprawnie obsłużysz KSeF, ale także zyskasz konkretne przewagi konkurencyjne.

Autoryzacja w KSeF realizowana jest w dwóch etapach. W pierwszym określane są uprawnienia do systemu KSeF dla danego podmiotu oraz wskazywany sposób autoryzacji faktur. Przedsiębiorca może to zrobić, logując się na swoje konto w KSeF przy użyciu kwalifikowanej pieczęci lub za pomocą kwalifikowanego e-podpisu, którym podpisuje deklarację ZAW FA (Zawiadomienie o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur).

Pierwszy sposób jest prostszy, ponieważ od razu po zalogowaniu się do systemu kwalifikowaną pieczęcią, która zawiera NIP, przedsiębiorca może wskazać osoby upoważnione, np. swojego księgowego oraz wybrać sposób autoryzacji faktur przesyłanych w ramach KSeF. Korzystając z deklaracji ZAW FA przedsiębiorca wysyła deklarację do urzędu skarbowego i musi poczekać na weryfikację.

Drugi etap to autoryzacja faktur. Są na to cztery sposoby: z wykorzystaniem kwalifikowanej pieczęci, kwalifikowanego e-podpisu, Profilu zaufanego lub ciągu znaków alfanumerycznych, generowanego przez system KSeF.

Kiedy warto korzystać z kwalifikowanej pieczęci elektronicznej?

Czym kwalifikowana pieczęć elektroniczna różni się od e-podpisu? E-pieczęć jest cyfrowym odpowiednikiem klasycznej, firmowej pieczątki. Wydana jest dla instytucji, a nie – jak e-podpis – dla osoby fizycznej i umożliwia elektroniczne ‘stemplowanie’ setek dokumentów cyfrowych w krótkim czasie.

Pieczęć elektroniczna wykorzystywana przez osobę prawną – firmę lub instytucję – pozwala na jednoznaczną identyfikację podmiotu, zatwierdzającego dany dokument. Jest to rozwiązanie przydatne zwłaszcza dla średnich i dużych firm, które przetwarzają miesięcznie setki, czy nawet tysiące faktur.

Kwalifikowaną e-pieczęć wykorzystasz ponadto w celu potwierdzenia ważności dokumentów, takich jak:

oficjalna korespondencja z klientami i partnerami,
dokumentacja wewnętrzna (decyzje, akta pracownicze, zaświadczenia o zarobkach itd.),
zaświadczenia, pisma,
zarchiwizowane umowy,
sprawozdania, raporty, plany i strategie rozwoju,
powiadomienia, potwierdzenia,

Co ważne, kwalifikowana pieczęć potwierdza integralność danych i autentyczność ich pochodzenia, ma wiążące skutki prawne i może być dowodem w postępowaniu sądowym.

Firmy zainteresowane współpracą i korzystaniem z pieczęci elektronicznej i podpisu elektronicznego Szafir otrzymają wsparcie,fachowe doradztwo i pomoc techniczną na każdym etapie procesu wdrażania usług, które zapewnią pracownicy Regionalnych Centrów Sprzedaży KIR, działający w 12 największych miastach w kraju:

Białymstoku,
Bydgoszczy,
Gdańsku,
Katowicach,
Krakowie,
Lublinie,
Łodzi,
Poznaniu,
Rzeszowie,
Szczecinie,
Warszawie,
Wrocławiu.

Digitalizacja zmienia biznes. Na lepsze

E-podpis jest uniwersalnym narzędziem dla biznesu. Pozwala na wygodne i bezpieczne podpisywanie dokumentów w wersji cyfrowej, z mocą prawną równą podpisowi odręcznemu. To rozwiązanie niezbędne w nowocześnie zarządzanej firmie, bo przekłada się na oszczędność czasu i pieniędzy. Na rynku dostępnych jest kilka rodzajów kwalifikowanych podpisów elektronicznych.

KIR, który od ponad 20 lat jest certyfikowanym dostawcą usług zaufania, oferuje dwie wersje kwalifikowanych podpisów elektronicznych: Szafir – wariant podstawowy z kartą i czytnikiem oraz mobilny - mSzafir. Decydując się na mSzafir mamy do wyboru dwie opcje: jednorazowy e-podpis przeznaczony do podpisania pojedynczego dokumentu oraz wersję z długim terminem ważności, którym podpiszemy nawet kilka tysięcy dokumentów. Mobilny e-podpis mSzafir sprawdzi się zarówno w urządzeniach z systemami Android, jak i iOS.

Warto wiedzieć, że przy użyciu e-podpisu dokumenty można podpisywać ‘hurtem’ – za pomocą kilku kliknięć. Aplikacja Szafir pozwala podpisać kilkaset lub nawet kilka tysięcy dokumentów jednocześnie. A jeżeli dokumenty są takie same, można ustawiać na nich symbol podpisu w tym samym miejscu. Dzięki temu duże wolumeny dokumentów mogą być podpisywane szybko i wygodnie.

Według badań KIR i ZBP z maja 2023 r. 60 proc. respondentów deklaruje, że chętnie skorzystałoby z podpisu. Jest to aż 3-krotny wzrost zainteresowania tą usługą w ciągu 5 lat. Potencjał e-podpisu dostrzegają także polscy przedsiębiorcy: już 84% właścicieli i menadżerów chętnie wdrożyłoby go w swojej firmie.

Podpis elektroniczny sprawdza się w przedsiębiorstwach z każdej branży. Świadczą o tym przykłady z różnych gałęzi gospodarki, w których wprowadzano go do codziennej obsługi procesów biznesowych.

E-podpis to konkretne korzyści w firmie:

Ograniczenie kosztów – rezygnacja z faktur papierowych, a więc wydatków na papier, drukarki, toner, koperty, przechowywanie i wysyłkę dokumentów – pocztę lub kuriera. Współpracujące z KIR firmy, które wdrożyły e-podpis, odnotowały spadek kosztów obsługi dokumentów nawet o 75%.
Oszczędność czasu potrzebnego na generowanie, drukowanie, kopiowanie, podpisywanie, wysyłkę faktur i zarządzanie nimi. Z badań KIR wynika, że przedsiębiorcy korzystający z e-podpisu zauważają istotne przyspieszenie i skrócenie przebiegu procesów formalnych.
Cyfrowy obieg dokumentów - przejście na elektroniczne systemy zarządzania dokumentacją firmową automatyzuje procesy i ułatwia zarządzanie. Ogranicza liczbę popełnianych błędów, związanych np. ze zgubieniem czy uszkodzeniem dokumentów. Niestety, jak wskazują dane, aż 81% polskich firm nadal przechowuje firmowe dokumenty w segregatorach.
Autentyczność i integralność. E-podpis gwarantuje, że dokument (np. e-faktura) pochodzi od określonego nadawcy oraz nie został zmieniony po wystawieniu.
Najwyższy poziom bezpieczeństwa. Podpisywane materiały chronione są przed nieautoryzowanym dostępem, modyfikacją czy podrobieniem podpisu.
Pełna zgodność z przepisami. Wykorzystanie e-podpisu reguluje prawo polskie oraz unijne rozporządzanie eIDAS.