Zakup ubrania i leków dla pracownika ZPCH - księgowanie i podatki

Pytanie: Jak zaksięgować fakturę zakupu za ubranie pracownika zakładu pracy chronionej, który jest osobą niepełnosprawną, czy jest to faktura kosztowa? Co zrobić z podatkiem VAT? Jak zaksięgować faktury zakupu za leki pracownika ZPCH, który jest osobą niepełnosprawną i chce zrefundować dokonane zakupy? Jesteśmy zakładem pracy chronionej, który posiada ośrodek rehabilitacyjny, nasz pracownik będący osobą niepełnosprawną skorzystał u nas z turnusu rehabilitacyjnego, zapłacił za pobyt i wystąpił o refundację. Jak zaksięgować refundację, czy musi złożyć wniosek o refundację?

Odpowiedź: Zakładam, że rozliczany przez Panią zakład pracy chronionej wykonuje wyłącznie czynności opodatkowane.

Tym samym można przyjąć, że spełniony jest podstawowy warunek uprawniający do odliczenia, którym jest związek nabytych ubrań z czynnościami opodatkowanymi.

Należy jednak zwrócić uwagę, że w art. 88 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 54, poz. 535 ze zm., dalej: ustawa o VAT) ustawodawca wskazał przypadki, kiedy prawo od odliczenia nie przysługuje.

W niniejszej odpowiedzi omówię jedynie przepis art. 88 ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT, zakładając, że pozostałe ograniczenia nie zachodzą w Pani przypadku.

Obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika towarów i usług, jeżeli wydatki na ich nabycie nie mogłyby być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym, z wyjątkiem przypadków, gdy brak możliwości zaliczenia tych wydatków do kosztów uzyskania przychodów pozostaje w bezpośrednim związku ze zwolnieniem od podatku dochodowego (art. 88 ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT).

Moim zdaniem, określone w art. 88 ust. 3 ustawy o VAT odstępstwa od ww. ograniczenia nie dotyczą Pani sytuacji i zostaną przeze mnie pominięte.

Zakładam, że rozliczany przez Panią zakład pracy chronionej jest osobą prawną. Zakładam także, iż obowiązek zakupu ubrań dla niepełnosprawnych pracowników wynika z przepisów prawa pracy i przepisów bhp. Przyjmuję również, że wydatki na nabycie przedmiotowych ubrań nie zostały zwrócone rozliczanej przez Panią firmie ani że nie pochodziły ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 ze zm.).

Przyjmując powyższe założenia, można przyjąć, że wydatki na zakup ubrań dla niepełnosprawnych pracowników mogą stanowić koszt uzyskania przychodów, pod warunkiem ich prawidłowego udokumentowania.

Pamiętać przy tym należy o zasadzie potrącalności kosztów w czasie.

Zasady ewidencji operacji gospodarczych opisanych w Pani pytaniu mogą być następujące:

1. Faktura za ubranie pracownika zakładu pracy chronionej wynikająca z przepisów bhp: Wn „Rozliczenie zakupu”,
Ma „Rozrachunki z dostawcami”.

2. Zaksięgowanie naliczonego podatku VAT:

Wn „Rozrachunki z tytułu VAT”,
Ma „Rozliczenie zakupu”.

3. Przyjęcie ubrań do magazynu:

Wn „Materiały”,

Ma „Rozliczenie zakupu”.

4. Wydanie odzieży ochronnej i roboczej:

Wn Zespół 4 (Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia),

Ma „Materiały” oraz „Rozliczenia międzyokresowe kosztów”,

Ma „Rozliczenie kosztów rodzajowych” lub

Wn „Rozliczenia międzyokresowe kosztów”,

Ma „Materiały”.

5. Rozliczenie kosztów proporcjonalnie do okresów używania:

Wn Zespół 5,

Ma „Rozliczenia międzyokresowe kosztów” lub

Wn „Rozliczenie kosztów rodzajowych”,

Ma „Rozliczenia międzyokresowe kosztów lub

Wn „Ubezpieczenia społecznie i inne świadczenia”,

Ma „Rozliczenia międzyokresowe kosztów”.

6. Zwrot odzieży przed terminem używalności:

Wn „Materiały”,

Ma „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia” oraz

Wn „Rozliczenie kosztów rodzajowych”,

Ma „Rozliczenia międzyokresowe kosztów” lub

Wn „Materiały”,

Ma „Rozliczenia międzyokresowe kosztów”.

7. Obciążenie pracowników za odzież ochronną i roboczą:

Wn „Rozrachunki z pracownikami”,

Ma „Odpisy aktualizujące rozrachunki”; przeksięgowanie pod datą zapłaty:

Wn „Odpisy aktualizujące rozrachunki”,

Ma „Pozostałe przychody operacyjne”.

8. Faktura zakupu za leki dla pracownika ZPCH:

Wn „Rozliczenie zakupu”,

Ma „Rozrachunki z dostawcami” oraz

Wn „Fundusze specjalne – ZFRON”,

Ma „Rozliczenie zakupu”.

9. Zapłata za pobyt w ośrodku rehabilitacyjnym:

Wn „Kasa” lub „Rachunki bankowe”,

Ma „Pozostałe przychody operacyjne”.

10. Refundacja dla pracownika za zapłacony pobyt w ośrodku rehabilitacyjnym:

Wn „Fundusze specjalne – ZFRON”,

Ma „Kasa” lub „Rachunki bankowe”.