Tylko teraz możesz BEZPŁATNIE przetestować PortalFK.pl przez 24h! GWARANTUJEMY:
Jednym z najważniejszych obowiązków pracodawców w sezonie zimowym jest zapewnienie pracownikom ciepłych posiłków profilaktycznych. Przy czym brak możliwości spełniania takich świadczeń nie zwalnia ich z powinności w tym zakresie. Rodzi natomiast wiele wątpliwości pod kątem rozliczania związanych z nimi wydatków (np. na zakup kuponów żywieniowych) na gruncie podatkowym, w tym także przepisów o PIT.
Na podstawie art. 232 Kodeksu pracy pracodawcy mają obowiązek zapewnienia pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych, nieodpłatnie, odpowiednich posiłków i napojów, jeżeli jest to niezbędne ze względów profilaktycznych. Ten ogólny zapis został uszczegółowiony w przepisach wykonawczych, a konkretnie w rozporządzeniu Rady Ministrów z 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów (dalej: rozporządzenie). Jeśli chodzi o posiłki, to w myśl § 1 pkt 1 tego rozporządzenia zasadą jest, że powinny być one wydawane w formie jednego dania gorącego.
Rozporządzenie precyzuje, że posiłki profilaktyczne należą się pracownikom wykonującym prace związane z wysiłkiem fizycznym, powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej:
Może się jednak zdarzyć, że z różnych przyczyn pracodawca nie jest w stanie zapewnić pracownikom gotowych posiłków, o których była mowa wcześniej. Tego rodzaju sytuacje również zostały przewidziane w powołanym wcześniej rozporządzeniu, które stanowi zarazem, że realizacji omawianego obowiązku nie można zastąpić pieniężnym ekwiwalentem. Mianowicie w zgodnie z treścią § 2 ust.2 wspomnianego aktu prawnego pracodawca zapewnia pracownikom możliwość spożycia posiłku w czasie pracy w inny sposób niż wydanie jednego dania gorącego, w szczególności przez przekazanie im:
– jeżeli ze względu na rodzaj wykonywanej przez pracownika pracy lub ze względów organizacyjnych nie ma możliwości wydawania pracownikowi posiłku w tej formie.
Zgodnie z ugruntowanym stanowiskiem organów podatkowych, zapewnienie pracownikom posiłków profilaktycznych skutkuje powstaniem u nich przychodu ze stosunku pracy na podstawie art. 12 ust. 1 ustawy o PIT. Takie nieodpłatne świadczenia mają bowiem swoje źródło w łączącym pracownika ze świadczeniodawcą stosunku pracy. Tak samo będzie w przypadku zapewnienia pracownikom produktów, z których te osoby samodzielnie będą mogły przygotować takie posiłki, względnie przekazania im bonów, talonów, kuponów itp. na te posiłki (produkty).
Jedno z tych zwolnień – które dotyczy również posiłków profilaktycznych – wynika z art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIT. Przepis ten stanowi, że wolne od PIT są świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw. Taką ustawą jest bez wątpienia Kodeks pracy, zaś przepisami ją wykonującymi – powołane wcześniej rozporządzenie w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów.
Podobnie zwolnieniu od PIT podlega wartość otrzymanych przez pracownika od pracodawcy bonów, talonów, kuponów lub innych dowodów uprawniających do uzyskania na ich podstawie posiłków, artykułów spożywczych lub napojów bezalkoholowych – w przypadku gdy pracodawca, mimo ciążącego na nim obowiązku wynikającego z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, nie ma możliwości wydania pracownikom posiłków, artykułów spożywczych lub napojów bezalkoholowych (art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy o PIT).
Wprowadziwszy powyższe zwolnienie ustawodawca nie sprecyzował, czy pod kątem możliwości jego zastosowania pracodawca (płatnik) ma obowiązek weryfikować, w jaki sposób pracownicy wykorzystują przekazane im kupony żywieniowe (bony, talony itp.). Wprawdzie obowiązek ten nie został wprost wyartykułowany ani w ww. art. 21 ust. 1 pkt 11b, ani w pozostałych przepisach ustawy o PIT, jednakże kierując się względami bezpieczeństwa podatkowego, warto wdrożyć i stosować odpowiednie procedury w tym zakresie. Do takich wniosków prowadzi analiza treści powołanego przepisu ustawy podatkowej, która wskazuje „a contrario”, że wskazane w niej zwolnienie nie dotyczy zakupu przez pracowników innych produktów niż gotowe posiłki, artykuły spożywcze i napoje. Przy czym te ostatnie nie mogą zawierać alkoholu. Podobnie w art. 232 Kodeksu pracy jest mowa nie o jakichkolwiek, lecz o „odpowiednich posiłkach i napojach”, zaś powołane na wstępie rozporządzenie Rady Ministrów z 28 maja 1996 r. (jako przepisy o bezpieczeństwie i higienie pracy w rozumieniu art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy o PIT) dotyczy posiłków, które mają na celu regenerację pracownika, o ściśle określonej w tym rozporządzeniu kaloryczności.
Co istotne, na konieczność takiej weryfikacji wskazywały także organy podatkowe. Fiskus w swoich wyjaśnieniach podkreślał bowiem, że w sytuacji, gdy pracodawca nie ma kontroli nad tym, jakie produkty spożywcze i napoje są kupowane przez pracownika i czy produkty te istotnie służą przygotowaniu przez niego właściwego posiłku spełniającego normy określone w powołanym wcześniej rozporządzeniu w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów – brak jest możliwości zastosowania zwolnienia przewidzianego w art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy o PIT. W taki niekorzystny dla pracowników i płatników sposób odniósł się do przedmiotowej kwestii m.in. dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacjach indywidualnych:
Niestety, na gruncie tak a nie inaczej sformułowanych przepisów trudno jest jednoznacznie określić sposób postępowania w tym względzie, który dawałby gwarancję, że nie będzie budził zastrzeżeń fiskusa. Nie ma tutaj jednoznacznych wzorców postępowania. Na podstawie wyjaśnień wydawanych w tym przedmiocie przez organy podatkowe można jednak sformułować tezę, że istotne jest, aby w wewnątrzzakładowych regulacjach (np. w stosownym regulaminie) pracodawca jasno określił zasady przyznawania świadczeń w tym zakresie. Powinno z nich jednoznacznie wynikać, jakie posiłki bądź produkty pracownikom wolno jest realizować w zamian za przekazane im przez pracodawcę bony (talony, kupony itp.). Zasadne jest także zastrzeżenie przez pracodawcę prawa do przeprowadzania wyrywkowych kontroli pod kątem przestrzegania ich zapisów.
Sprawdź też:
Preparaty na odporność pracowników – sprawdź, czy wydatek zaliczysz do kosztów uzyskania przychodów
Nie bez znaczenia jest również praktyczny aspekt realizacji postanowień zawartych w tego rodzaju regulaminach. W tym celu pracodawca może np. porozumieć się z dostawcą posiłków i napojów (albo produktów służących do ich przygotowania), aby wydawał pracownikom wyłącznie takie, które spełniają warunki określone w przepisach dotyczących posiłków profilaktycznych. Innym rozwiązaniem jest podpisanie przez pracownika oświadczenia, w którym zobowiąże się on do bezwzględnego przestrzegania regulaminu korzystania z bonów (talonów, kuponów itp.) i przechowywania paragonów zakupowych przez określony czas (np. przez okres jednego miesiąca) oraz do przedstawiania tych paragonów na każde żądanie pracodawcy w celu weryfikacji prawidłowości korzystania z kuponów (por. interpretację indywidualną dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 24 stycznia 2020 r., nr 0115-KDIT2.4011.57.2019.1.HD).
Pomimo tego, że w niektórych wcześniejszych wyjaśnieniach fiskus kwestionował możliwość stosowania zwolnienia z art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy o PIT w przypadku wydawania pracownikom elektronicznych kart przedpłaconych uprawniających do zakupu np. posiłków profilaktycznych, to obecnie warunkowo dopuszcza on takie rozwiązanie, jeśli pracodawca zadba o taki sposób ich użytkowania, aby był zgodny z przesłankami określonymi w tym przepisie. Świadczy o tym np. treść interpretacji indywidualnej dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 19 sierpnia 2020 r. (nr 0114-KDIP3-2.4011.431.2020.1.JM).
Tylko teraz możesz BEZPŁATNIE przetestować PortalFK.pl przez 24h! GWARANTUJEMY:
Jeśli masz jakiekolwiek pytania skorzystaj z indywidualnej porady grona naszych wybitnych Ekspertów.
@ Wiedza i Praktyka Sp. z o.o. \\ Wszystkie prawa zastrzeżone.