Pytanie: W spółce z o.o. członek zarządu, który nie jest pracownikiem oraz nie otrzymuje żadnego wynagrodzenia z tytułu pełnionej funkcji, ponosi wydatki na podróże służbowe. Czy te wydatki stanowią dla spółki koszty uzyskania przychodu? Jakie obowiązki w przypadku zwrotu takich wydatków ciążą na spółce oraz na członku zarządu? Czy wydatki z tytułu delegacji są przychodem członka zarządu podlegającym opodatkowaniu i oskładkowaniu?

Odpowiedź:

Wydatki spółki na podróże służbowe członka zarządu mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Świadczenia z tego tytułu otrzymane przez działającego na podstawie powołania członka zarządu zwolnione są z podatku dochodowego od osób fizycznych, do wysokości określonej w odrębnych przepisach. Od świadczeń tych nie pobiera się składek na obowiązkowe ubezpieczenia społeczne.

Ponoszone przez spółkę wydatki, których celem jest osiągnięcie przychodów lub zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów, mogą być zaliczone do podatkowych kosztów uzyskania przychodów spółki pod warunkiem, że nie zostały wymienione w katalogu wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodu (art. 15 ust. 1 oraz art. 16 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych, tekst jedn.: Dz.U. z 2000 r. nr 54 poz. 654 z późn. zm., dalej: updop).

Nie ma wyłączenia tego typu wydatków z kosztów. Oznacza to zatem, że wydatki na podróże służbowe członka zarządu spółki, w związku z tym, iż mają związek z prowadzoną działalnością i mają na celu osiąganie przychodów lub zabezpieczenie jego źródła, mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Zwrot wydatków, jaki otrzymuje działający na podstawie powołania członek zarządu, stanowi dla niego przychód z działalności wykonywanej osobiście (art. 10 ust. 1 pkt 2 oraz art. 13 pkt 7 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, tekst jedn.: Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm., dalej: updof).

Jednak przychód ten, do wysokości określonej w odrębnych przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, korzysta ze zwolnienia od podatku dochodowego od osób fizycznych (art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b updof). Członek zarządu może skorzystać z tego zwolnienia pod warunkiem, że nie zaliczył otrzymanych świadczeń z tytułu podróży służbowych do kosztów uzyskania przychodu (własnych, a nie spółki), a wydatki zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów spółki (art. 21 ust. 13 pkt 1 updof).

Świadczenia, w tym należności za czas podróży służbowej, wypłacane członkom zarządu osoby prawnej działającym na podstawie powołania, a nie na podstawie umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej, nie podlegają obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym, ponieważ nie zostały wymienione w art. 6 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2007 r. nr 11, poz. 74 z późn. zm.).

- art. 15 ust. 1 oraz art. 16 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz.U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 z późn. zm.),
- art. 10 ust. 1 pkt 2, art. 13 pkt 7 oraz art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b i ust. 13 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.),
- art. 6 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2007 r. nr 11, poz. 74 z późn. zm.).

Tekst opublikowany:

24 maja 2009 r.