Pytanie: Czy pracownik, który nie brał udziału w inwentaryzacji (o czym poinformował pracodawcę) i nie wyznaczył pełnomocnika, ma prawo wglądu do dokumentacji z przeprowadzonej inwentaryzacji (dotyczy pracownika będącego na wypowiedzeniu)? Czy pracodawca ma prawo w związku z taką inwentaryzacją potrącić pracownikowi z wynagrodzenia kwotę w przypadku stwierdzenia braków, bez udostępnienia pracownikowi dokumentów z inwentaryzacji?

Odpowiedź:

W sytuacji zaprezentowanej w pytaniu pracodawca powinien uzyskać pisemną zgodę pracownika na dokonywanie z przysługującego mu wynagrodzenia potrącenia kwoty ewentualnego niedoboru stwierdzonego w wyniku przeprowadzonej inwentaryzacji. Naszym zdaniem pracownik w przedstawionych okolicznościach ma prawo do wglądu w dokumentację z inwentaryzacji, tym bardziej, jeśli miałby zrekompensować ewentualne braki w inwentaryzowanym towarze.

W przypadku opisanym w zapytaniu możemy posiłkować się rozporządzeniem Rady Ministrów z 4 października 1974 r. w sprawie wspólnej odpowiedzialności materialnej pracowników za powierzone mienie (tekst jedn.: Dz.U. 1996 r. nr 143, poz. 663). W myśl § 22 tego rozporządzenia, w razie niemożności wzięcia udziału w inwentaryzacji z powodu choroby lub innej ważnej przyczyny, pracownik ponoszący wspólną odpowiedzialność materialną może wskazać na piśmie inną osobę, która za zgodą pracodawcy weźmie za niego udział w przeprowadzeniu inwentaryzacji.

Jeżeli pracownik nie bierze udziału w przeprowadzaniu inwentaryzacji ani też nie wskaże innej osoby, pracodawca przeprowadzi inwentaryzację przez komisję złożoną co najmniej z trzech osób (to od pracodawcy zależy wybór tych osób, jednak eksperci podkreślają, iż powinny one budzić powszechne zaufanie).

Ewentualne niestawiennictwo pracownika, przy zachowaniu powyższych zasad, nie będzie miało wpływu na ważność przeprowadzanej inwentaryzacji.

Przytoczona powyżej regulacja normuje prawa pracownika, który nie może uczestniczyć samodzielnie w inwentaryzacji. W takiej sytuacji może on wyznaczyć w formie pisemnej swojego zastępcę. Wskazaną osobę musi jednak wcześniej zatwierdzić pracodawca. Wspomniany przepis nie precyzuje, kto może reprezentować pracownika w trakcie inwentaryzacji. W grę wchodzi, zatem np. inny pracownik, małżonek lub inny członek rodziny.

Odnosząc się do sytuacji, o której mowa w pytaniu, pracownik nie brał udziału w inwentaryzacji i nie wyznaczył nikogo w zastępstwie. Mimo to, naszym zdaniem, powinien on mieć możliwość przejrzenia dokumentacji z przeprowadzonej inwentaryzacji, tym bardziej, jeśli w jej wyniku doszłoby do stwierdzenia niedoboru, który miałby być pokryty m.in. z wynagrodzenia tego pracownika. Trzeba tu także pamiętać, iż pracownik musi posiadać świadomość wielkości długu i istnienia przesłanek swojej odpowiedzialności.

W tym miejscu trzeba wspomnieć o § 8 wyżej wymienionego rozporządzenia, zgodnie z którym pracownikowi objętemu umową o wspólnej odpowiedzialności materialnej przysługuje prawo wglądu w księgi rachunkowe pracodawcy - w zakresie dotyczącym rozliczania powierzonego mienia, oraz uczestniczenia w przyjmowaniu i wydawaniu mienia.

Jeśli chodzi o potrącenie z wynagrodzenia pracownika kwoty ustalonego w toku dokonanej inwentaryzacji niedoboru, to niezbędna będzie tu zgoda podwładnego (koniecznie udzielona na piśmie). Bez niej pracodawca nie powinien pomniejszać należnej pracownikowi pensji.

Warto tu wspomnieć o uchwale Sądu Najwyższego z 4 października 1994 r. (sygn. akt I PZP 41/94, OSNP z 1995 r. nr 5, poz. 63), w której stwierdzono, że „wyrażenie przez pracownika, na podstawie art. 91 Kodeksu pracy, dalej kp w umowie o wspólnej odpowiedzialności materialnej, zgody na potrącanie przez zakład pracy z wynagrodzenia za pracę należności z tytułu niedoborów, które mogą się ujawnić w przyszłości w wyniku inwentaryzacji - jest nieważne”.

Jak wynika z powyższego, po powstaniu niedoboru pracodawca zawsze powinien uzyskać od pracownika aktualną zgodę na potrącenie z wynagrodzenia z wyszczególnioną konkretną kwotą.

Na zakończenie dodajmy jeszcze, iż przeprowadzanie inwentaryzacji pod nieobecność pracownika, któremu powierzono mienie z obowiązkiem zwrotu lub wyliczenia się, którego nie zawiadomiono o terminie inwentaryzacji i przeprowadzenie spisu towarów z karty osobistej pracownika, czy dokumentacji magazynowej, a nie spisu z natury w sensie fizycznym, skutkuje uznaniem takiej inwentaryzacji za nieprawidłową i nie mogącą powodować odpowiedzialności materialnej pracownika (wyrok Sądu Apelacyjnego w Warszawie z 9 lutego 2005 r., sygn. III APa 104/04 Apel.-W-wa 2005/4/17).

§ 8 i § 22 rozporządzenia Rady Ministrów z 4 października 1974 r. w sprawie wspólnej odpowiedzialności materialnej pracowników za powierzone mienie (tekst jedn.: Dz.U. 1996 r. nr 143, poz. 663).

Tekst opublikowany:

17 września 2009 r.