Nowość: umowy z pracownikami, zgłoszenia do ZUS i KAS w jednym systemie

Rząd zapowiada stworzenie systemu teleinformatycznego, dzięki któremu uproszczą się formalności z zawieraniem umów. W tym celu portal praca.gov.pl zostanie wyposażony w dodatkowe funkcje.

W systemie będzie można zgłosić pracownika do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (dalej ZUS), Krajowej Administracji Skarbowej (dalej KAS) oraz rozliczać zawarte umówy.

Rząd chce skierować system głównie dla mikroprzedsiębiorstw, gospodarstw domowych oraz gospodarstw rolnych, dla których formalności dotyczące zawierania umów są uciążliwe.  

Celem projektu ustawy jest dostarczenie nowego narzędzia umożliwiającego zawarcie i rozliczenie umowy. Jednocześnie z zapowiedzi wynika, że nie planuje się wprowadzania zmian w regulacjach Kodeksu pracy i Kodeksu cywilnego dotyczących formy zawierania umowy o pracę i umowy zlecenia.
Projekt ustawy odpowiada m.in. na problem znacznych obciążeń, jakie ponoszone są przez podmiot powierzający pracę, m.in. w związku ze zgłoszeniem do ZUS, obsługą korespondencji z ZUS i naliczaniem składek na ubezpieczenie, wyrejestrowywaniem z ZUS oraz naliczaniem podatku dochodowego.

Planowane działania:

- udostępnienie przez ministra właściwego do spraw pracy systemu teleinformatycznego umożliwiającego zawieranie umów według gotowych szablonów, dostęp do systemu teleinformatycznego będzie zapewniony po zalogowaniu się za pomocą profilu zaufanego, na indywidualnym koncie na portalu praca.gov.pl;
- rozszerzenie zastosowania podpisu zaufanego ze spraw urzędowych na zwieranie umów o pracę oraz umów zlecenia pomiędzy pracodawcą a pracownikiem na portalu praca.gov.pl;
- wprowadzenie gotowych do wypełniania wzorów umów o pracę oraz umów zlecenia przygotowanych przez ministra właściwego do spraw pracy, które będą udostępniane w systemie teleinformatycznym, co zapewni ich sprawną dystrybucję oraz ułatwi wszystkim osobom zainteresowanym ich zawarciem (mikroprzedsiębiorcom, rolnikom, a także osobom fizycznym) obsługę całego procesu.

W przypadku umowy o pracę będą to, w szczególności:
· strony umowy;
· rodzaj umowy;
· data zawarcia umowy;
· rodzaj pracy;
· miejsce wykonywania pracy;
· wynagrodzenie za pracę;
· wymiar czasu pracy;
· termin rozpoczęcia pracy.

Natomiast w odniesieniu do umowy zlecania szablon będzie zawierał, w szczególności;
· strony umowy;
· datę jej rozpoczęcia i wygaśnięcia;
· przedmiot zlecenia;
· wynagrodzenie;
· czy zleceniobiorca posiada inny tytuł do ubezpieczenia społecznego, a jeśli tak to jaki.

Dodatkowo funkcjonalność systemu będzie uzupełniona, w szczególności o wystawianie przez pracownika wniosków urlopowych, naliczanie i rozliczanie urlopu udzielonego pracownikowi. Jednocześnie nie przewiduje się, aby system teleinformatyczny opracowywał rozkład czasu pracy pracownika na kolejne okresy czasu pracy, z upływem kolejnych okresów nie będzie rozliczał jego czas pracy.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami Kodeksu pracy to pracodawca jest obowiązany prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza).

Pracodawca ma obowiązek przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Ustawa zwolni pracodawcę z tych obowiązków. Czynności te za niego będzie wykonywał system teleinformatyczny, który zapewni zachowanie poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia dokumentacji pracowniczej.

System teleinformatyczny dokona zgłoszeń do ZUS i KAS, oraz wyliczy i opłaci składki, zaliczki podatkowe, a także wysokość  wynagrodzenia, jakie należy wpłacić pracownikowi na konto.

Planowana dodatkowa forma zawarcia umowy ma być ułatwieniem i pomocą dla wyżej wskazanych pracodawców. Będzie to opcja fakultatywna, tzn. potencjalny pracodawca będzie mógł z niej skorzystać lub nie. Zawsze będzie mógł zatrudnić pracownika w tradycyjny sposób.

Rząd liczy na to, że ułatwienia dla pracodawców związane ze zgłaszaniem pracowników do ZUS i KAS oraz automatyzacja tego procesu wpłyną na ograniczenie „szarej strefy”, w szczególności przy zatrudnianiu przez osoby fizyczne osób do pomocy w gospodarstwach domowych.

Źródło: Projekt ustawy o zawieraniu i rozliczaniu umów w sposób elektroniczny przez niektórych pracodawców (numer projektu w wykazie prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów-  UD230).

Opracowanie: Redakcja Portalu FK