Jakie koszty wiążą się z usługą wirtualnego biura?

Wirtualne biuro to usługa, która polega na użyczeniu adresu jako siedziby firmy, gdzie trafia korespondencja firmowa. Przedsiębiorca otrzymuje powiadomienia za każdym razem, gdy przychodzą do niego listy i inne przesyłki. Koszty takiej usługi są minimalne. Coraz więcej biur wirtualnych w Warszawie, np. Beyond Office, oferuje dużo więcej niż tylko adres. Najemcy wirtualnych adresów mogą korzystać z takich udogodnień, jak:

• skanowanie korespondencji,
• wynajem sali konferencyjnej,
• pomoc przy założeniu spółki,
• pomoc prawna,
• usługi księgowe,
• archiwizacja dokumentów.

Wirtualne biuro stworzone zostało z myślą o redukcji kosztów prowadzenia firmy w sytuacji, gdy możliwe jest wykonywanie pracy bez konieczności przebywania w siedzibie firmy. Przedsiębiorca może wykonywać swoje obowiązki w dowolnym miejscu, bez obaw, że nie zostanie poinformowany o nadchodzącej korespondencji. Wirtualne adresy służą nie tylko „wolnym strzelcom”, ale też małym i średnim firmom, których działalność opiera się głównie na pracy zdalnej lub mobilnej.

Najmniej zapłacimy za wirtualne biuro z podstawowym pakietem usług. Taka opcja w zupełności wystarczy freelancerom, którzy nie mają potrzeby organizowania spotkań z klientami, kontrahentami czy pracownikami. Wynajem wirtualnego adresu w celu przekierowania korespondencji firmowej kosztuje już od kilkudziesięciu złotych miesięcznie. Jeśli natomiast zależy nam na prestiżowej lokalizacji i skorzystaniu z kilku dodatkowych usług, trzeba liczyć się z nieco wyższymi kosztami, rzędu kilkudziesięciu lub kilkuset złotych miesięcznie.

Mniej zapłacimy tylko wtedy, gdy zdecydujemy się na ulokowanie siedziby firmy we własnym mieszkaniu. Nie pozwala to jednak na zachowanie prywatności i większej anonimowości. Decydując się na rejestrację firmy w wirtualnym biurze, nie musimy podawać szczegółowych danych, takich jak prywatny adres. Inną opcją jest wynajęcie tradycyjnego biura na potrzeby rejestracji firmy w urzędzie. W tym przypadku koszty są wielokrotnie wyższe niż wynajem wirtualnego biura, ponieważ obejmują wszelkie czynności związane z prowadzeniem i utrzymaniem powierzchni biurowej – m.in. zakupem mebli i sprzętów, opłaceniem czynszu i mediów.

Cena, jaką zapłacimy za wynajem wirtualnego biura, zależy przede wszystkim od zakresu usług, wchodzących w pakiet wybrany przez przedsiębiorcę. Im więcej dodatkowych udogodnień wybierzemy, tym cena będzie wyższa. Co ważne, decydując się jednak na rozszerzenie pakietu i skorzystanie z kilku usług oferowanych w ramach wirtualnego biura można często liczyć na atrakcyjne rabaty.

Pewien wpływ na cenę wirtualnego biura, chociaż już nie tak duży jak dawniej, ma jego lokalizacja. Dzięki temu, że usługa ta staje się coraz bardziej popularna w Polsce, nawet prestiżowe adresy wirtualne w centrum Warszawy są przystępne cenowo i dostępne praktycznie dla każdego.