Rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 14 października 2023 r. w sprawie trybu i sposobu przeprowadzania kontroli przez organy upoważnione do kontroli na podstawie ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz.U. z 2022 r., poz. 2283)

Rozporządzenie określa tryb i sposób przeprowadzania kontroli przez organy upoważnione do kontroli na podstawie art. 6c ust. 2 pkt 1 i 2, art. 22a, art. 25d ust. 1, art. 26a ust. 10, art. 30 ust. 3b, art. 33b ust. 7 i art. 34 ust. 5 ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, zwanej dalej "ustawą".

Kontrola może być przeprowadzana w sposób:

1) kompleksowy - obejmujący całokształt działań kontrolowanego w zakresie realizacji zadań określonych w ustawie;

2) problemowy - obejmujący sprawdzenie realizacji wybranego zadania lub grupy zadań realizowanych przez kontrolowanego;

3) sprawdzający - obejmujący stwierdzenie wykonania zaleceń pokontrolnych;

4) doraźny - obejmujący badanie prawidłowości działania kontrolowanego w zakresie określonego zagadnienia wynikającego ze skargi, wniosku lub informacji pochodzących ze środków komunikacji społecznej;

5) okresowy - obejmujący badanie spełniania przez zakłady pracy chronionej i zakłady aktywności zawodowej warunków i obowiązków, o których mowa w art. 28 i art. 29 ustawy.

1. Kontrolę przeprowadza się na podstawie upoważnienia do przeprowadzenia kontroli, zwanego dalej "upoważnieniem", wydanego w formie pisemnej przez organ upoważniony do kontroli.

2. Upoważnienie zawiera:

1) oznaczenie organu upoważnionego do kontroli;

2) datę wydania upoważnienia;

3) numer upoważnienia;

4) imiona i nazwiska oraz numery legitymacji służbowych kontrolujących;

5) imię i nazwisko kontrolującego, kierującego zespołem, o którym mowa w § 4 ust. 1;

6) powołanie podstawy prawnej kontroli;

7) imię i nazwisko albo nazwę i adres kontrolowanego;

8) zakres kontroli;

9) miejsce i datę rozpoczęcia oraz datę zakończenia kontroli;

10) w przypadku uzasadnionym zakresem kontroli - wskazanie jednostek organizacyjnych kontrolowanego objętych kontrolą;

11) imię, nazwisko oraz podpis osoby udzielającej upoważnienia - z podaniem zajmowanego stanowiska lub funkcji;

12) pouczenie o prawach i obowiązkach kontrolowanego.

3. W trakcie przeprowadzania kontroli organ upoważniony do kontroli, w uzasadnionych przypadkach, może zmienić zakres, miejsce i termin kontroli lub skład zespołu, o którym mowa w § 4 ust. 1 albo ust. 2, wydając nowe upoważnienie.

1. Kontrola jest przeprowadzana przez zespół składający się z co najmniej dwóch kontrolujących, zgodnie z programem kontroli zatwierdzonym przez organ upoważniony do kontroli przed wydaniem upoważnienia.

2. Kontrola przeprowadzana na podstawie art. 6c ust. 2 pkt 1 i 2 lub art. 34 ust. 5 ustawy może odbywać się w składzie jednoosobowym.

Po otrzymaniu upoważnienia kontrolujący dokonują niezwłocznie analizy posiadanych przez organ upoważniony do kontroli informacji dotyczących kontrolowanego w zakresie zagadnień objętych kontrolą, a także zapoznają się z wynikami poprzednich kontroli.

Na co najmniej 7 dni przed rozpoczęciem kontroli, o której mowa w § 2 pkt 1, 2 i 5, organ upoważniony do kontroli zawiadamia w postaci papierowej lub elektronicznej kontrolowanego o miejscu, zakresie i terminie kontroli.

1. Przed przystąpieniem do kontroli kontrolujący okazują kontrolowanemu upoważnienie oraz legitymacje służbowe.

2. Czynności kontrolne mogą być dokonywane w obecności kontrolowanego lub osoby przez niego upoważnionej. Przepis ten nie dotyczy kontroli prowadzonej w sposób określony w § 8 ust. 2 pkt 5.

3. Kontrolowany pisemnie wskazuje osobę upoważnioną, o której mowa w ust. 2, reprezentującą go w trakcie kontroli.

4. W razie nieobecności kontrolowanego lub osoby przez niego upoważnionej upoważnienie do przeprowadzenia kontroli oraz legitymacje służbowe mogą być okazane pracownikowi kontrolowanego, który może być uznany za osobę, o której mowa w art. 97 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz. U. z 2023 r. poz. 1610, 1615, 1890 i 1933).

1. Kontrola jest przeprowadzana w siedzibie kontrolowanego lub w miejscu prowadzenia działalności przez kontrolowanego - w dniach i godzinach jego pracy.

2. W uzasadnionych okolicznościach kontrola może być przeprowadzona:

1) poza godzinami pracy kontrolowanego lub w dni wolne od pracy;

2) w miejscu i godzinach świadczenia pracy przez pracowników kontrolowanego, w obecności kontrolowanego lub osoby przez niego upoważnionej;

3) w siedzibie organu upoważnionego do kontroli;

4) w miejscu przechowywania przez kontrolowanego dokumentacji dotyczącej działalności podlegającej kontroli;

5) za zgodą kontrolowanego - w sposób zdalny za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu art. 3 pkt 12 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe (Dz. U. z 2023 r. poz. 1640) lub za pomocą środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu art. 2 pkt 5 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. z 2020 r. poz. 344), jeżeli może to usprawnić prowadzenie kontroli lub przemawia za tym charakter prowadzonej kontroli.

1. W przypadku konieczności zasięgnięcia opinii dotyczącej zagadnień objętych kontrolą organ upoważniony do kontroli, do czasu sporządzenia i podpisania przez kontrolujących protokołu kontroli, może zwrócić się do biegłego o wydanie takiej opinii.

2. O powołaniu biegłego zawiadamia się kontrolowanego.

3. Na podstawie upoważnienia wydanego przez organ upoważniony do kontroli biegły może uczestniczyć w czynnościach kontrolnych w obecności kontrolującego.

1. Kontrolujący dokonują ustaleń stanu faktycznego na podstawie zebranych w toku kontroli dowodów.

2. Czynności kontrolne polegają na:

1) badaniu dokumentów;

2) żądaniu udzielenia wyjaśnień w wyznaczonym terminie oraz na przyjmowaniu wyjaśnień;

3) przeprowadzaniu oględzin.

3. Dowodami są w szczególności: dokumenty, wyniki oględzin, pisemne wyjaśnienia i oświadczenia świadków i opinie biegłych.

4. Dowody zebrane w toku kontroli przechowuje się w sposób uniemożliwiający dostęp do nich bez zgody kontrolujących.

1. Kontrola jest przeprowadzana w sposób zapewniający kontrolującym oraz biegłym upoważnionym do udziału w kontroli warunki i środki niezbędne do sprawnego przeprowadzenia kontroli, w szczególności:

1) swobodny wstęp i poruszanie się po siedzibie kontrolowanego lub miejscu prowadzenia przez niego działalności;

2) w miarę możliwości samodzielne zamykane pomieszczenie, jeżeli jest to niezbędne do przeprowadzenia kontroli;

3) wydzielone miejsce do przechowywania dokumentów i zabezpieczonych przedmiotów;

4) możliwość podłączenia do sieci elektrycznej sprzętu komputerowego i elektronicznego służącego do prowadzenia kontroli;

5) możliwość korzystania z innych środków technicznych (w szczególności drukarki, kserokopiarki) niezbędnych do przeprowadzenia kontroli, o ile kontrolowany nimi dysponuje.

2. Kontrolowany potwierdza za zgodność z oryginałem sporządzone kopie dokumentów i wydruków. W przypadku odmowy potwierdzenia za zgodność z oryginałem kopii dokumentów i wydruków potwierdza je kontrolujący, o czym czyni wzmiankę w protokole kontroli.

1. Wyniki przeprowadzonej kontroli kontrolujący przedstawiają w protokole kontroli.

2. Protokół kontroli zawiera:

1) imię i nazwisko albo nazwę kontrolowanego, jego adres, a także, w miarę potrzeby, imiona i nazwiska kierowników kontrolowanych jednostek organizacyjnych oraz daty objęcia przez nich stanowisk;

2) datę rozpoczęcia i zakończenia kontroli, z uwzględnieniem przerw w kontroli;

3) imiona i nazwiska kontrolujących, pracowników kontrolowanego uczestniczących w czynnościach związanych z postępowaniem kontrolnym, a także osób składających wyjaśnienia w toku kontroli;

4) określenie miejsca kontroli, szczegółowego zakresu kontroli i okresu objętego kontrolą;

5) opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli, w tym opis ustalonych nieprawidłowości lub naruszeń prawa, z uwzględnieniem, o ile to możliwe, przyczyn powstania, zakresu i skutków tych nieprawidłowości lub naruszeń oraz wskazanie osób za nie odpowiedzialnych;

6) opis załączników stanowiących część składową protokołu kontroli;

7) określenie stwierdzonych zagrożeń dla prawidłowej realizacji zadań, o których mowa w ustawie;

8) informację o możliwości zgłaszania umotywowanych zastrzeżeń co do ustaleń zawartych w protokole kontroli, o których mowa w § 14 ust. 3.

3. Protokół kontroli sporządza się w postaci papierowej lub elektronicznej w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach - po jednym dla kontrolowanego i dla organu upoważnionego do kontroli.

4. Oczywiste omyłki pisarskie prostują kontrolujący, przez sporządzenie odpowiedniej adnotacji.

Jeżeli w wyniku przeprowadzonej kontroli nie stwierdzono nieprawidłowości lub naruszeń prawa, w protokole kontroli dokonuje się odpowiedniej adnotacji.

1. Protokół kontroli podpisują kontrolujący i przekazują kontrolowanemu w celu podpisania w terminie 7 dni od dnia otrzymania. Jeżeli protokół kontroli jest sporządzony w postaci papierowej, każda strona protokołu kontroli jest parafowana przez kontrolujących i kontrolowanego. W przypadku zmiany składu zespołu, o którym mowa w § 4 ust. 1 albo ust. 2, i wydania nowego upoważnienia do kontroli, protokół kontroli podpisują kontrolujący wskazani w tym upoważnieniu.

2. Protokół kontroli może być dostarczony kontrolowanemu za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe lub w sposób przewidziany w art. 4 ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 285 i 1860); w przypadku dostarczania protokołu za pośrednictwem operatora pocztowego stosuje się odpowiednio art. 44 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2023 r. poz. 775 i 803).

3. Kontrolowany może zgłosić, przed podpisaniem protokołu kontroli, umotywowane zastrzeżenia co do ustaleń zawartych w protokole. Zastrzeżenia zgłasza się w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli.

4. W przypadku zgłoszenia zastrzeżeń kontrolujący dokonują ich analizy i, w miarę potrzeby, podejmują dodatkowe czynności kontrolne, a w przypadku stwierdzenia zasadności zastrzeżeń - zmieniają lub uzupełniają odpowiednią część protokołu kontroli.

5. W przypadku nieuwzględnienia zastrzeżeń w całości lub w części kontrolujący przekazują na piśmie swoje stanowisko zgłaszającemu zastrzeżenia.

6. Po podpisaniu protokołu kontroli przez kontrolujących i kontrolowanego nie dokonuje się w nim poprawek, z zastrzeżeniem § 12 ust. 4.

1. Kontrolowany może odmówić podpisania protokołu kontroli.

2. O odmowie podpisania protokołu kontroli kontrolujący zamieszczają wzmiankę w protokole.

3. Brak doręczenia organowi upoważnionemu do kontroli podpisanego protokołu kontroli przekazanego kontrolowanemu zgodnie z § 14 ust. 2 albo niezgłoszenie zastrzeżeń do jego treści w terminie, o którym mowa w § 14 ust. 3, uznaje się za odmowę podpisania protokołu kontroli.

4. Odmowa podpisania protokołu kontroli przez kontrolowanego nie stanowi przeszkody do realizacji ustaleń kontroli.

1. W przypadku stwierdzenia w wyniku kontroli nieprawidłowości lub naruszeń prawa w zakresie przedmiotu kontroli organ upoważniony do kontroli, niezwłocznie po podpisaniu protokołu kontroli, sporządza wystąpienie pokontrolne, które przekazuje kontrolowanemu.

2. Jeżeli opinia biegłego, o której mowa w § 9 ust. 1, została sporządzona po podpisaniu protokołu kontroli, organ upoważniony do kontroli sporządza wystąpienie pokontrolne po otrzymaniu opinii.

3. Wystąpienie pokontrolne zawiera opis stwierdzonych nieprawidłowości lub naruszeń prawa, a także uwagi i zalecenia pokontrolne zmierzające do usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości lub naruszeń prawa oraz termin wykonania zaleceń.

4. Jeżeli stwierdzone w wyniku kontroli nieprawidłowości lub naruszenia prawa wskazują na konieczność podjęcia działań przez właściwe organy państwowe lub samorządowe, organ upoważniony do kontroli przekazuje wystąpienie pokontrolne do tych organów oraz informuje o tym kontrolowanego.

5. Kontrolowany, w terminie wyznaczonym w wystąpieniu pokontrolnym, zawiadamia organ upoważniony do kontroli o sposobie wykorzystania uwag i wykonania zaleceń pokontrolnych oraz o podjętych działaniach lub przyczynach niepodjęcia tych działań.

Czynności kontrolne, które zostały dokonane, i dowody zebrane w związku z kontrolą niezakończoną przed dniem 11 marca 2023 r. mogą być uwzględnione w postępowaniach kontrolnych prowadzonych zgodnie z przepisami niniejszego rozporządzenia, wszczętych nie później niż w terminie 60 dni od dnia jego wejścia w życie, o ile stan faktyczny będący przedmiotem kontroli nie uległ zmianie.

Kontrole okresowe, zaplanowane do przeprowadzenia w okresie od dnia 11 marca 2023 r. do dnia poprzedzającego dzień wejścia w życie niniejszego rozporządzenia, mogą być wszczęte nie później niż w terminie 60 dni od dnia wejścia w życie niniejszego rozporządzenia.

Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia.