Czy wydatek za najem mieszkania można zaliczyć do kosztów

Zdarza się, że przedsiębiorcy wykonują swoją pracę poza miejscowością, w której mieszkają. Dojazdy pochłaniają dużo pieniędzy i czasem bardziej opłacalne jest wynajęcie mieszkania. Czy taki wydatek może być firmowym kosztem?

Jeżeli wydatki przedsiębiorcy z tytułu najmu mieszkania spełniają kryterium celowości, o którym mowa w art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, to mogą stanowić koszty uzyskania przychodów. Konieczne jest jednak właściwe udokumentowanie wskazanych wydatków. Przypomniał dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji o nr 0115-KDIT3.4011.454.2018.1.AK.

Wynajem mieszkania, aby wywiązać się z zawartych umów

Przedsiębiorca zajmuje się świadczeniem usług w zakresie zarządzania i doradztwa gospodarczego oraz pielęgniarstwa. Podatnik rozpoczął współpracę ze szpitalem poza miastem siedziby firmy i zamieszkania. Aby zminimalizować koszty, wynajął mieszkanie, które służy wyłącznie jako miejsce zakwaterowania niezwiązane z aspektami osobistymi. Wątpliwości dotyczyły tego, czy można zaliczyć wydatek za najem mieszkania wraz z opłatami za media wyszególnionymi na fakturze do kosztów podatkowych. Podatnik uważał, że tak, a dyrektor KIS przyznał mu rację.

Poniesione wydatki trzeba udokumentować

Aby wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodu musi spełniać łącznie następujące warunki:

- pozostawać w związku przyczynowym z przychodem lub źródłem przychodu i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu,

- nie znajdować się na liście kosztów nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT,

- być właściwie udokumentowany.

Do kosztów uzyskania przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej spełniających powyższe kryteria nie można jednak zaliczyć wydatków osobistych osoby prowadzącej działalność gospodarczą.

Jak podkreślił dyrektor KIS, o tym co jest celowe i potrzebne, czyli racjonalnie uzasadnione w prowadzonej działalności decyduje podmiot prowadzący działalność gospodarczą, a nie organ podatkowy. Na podatniku spoczywa zatem obowiązek wykazania, że dany wydatek spełnia ustawowe kryteria uznania go za koszt uzyskania przychodu, tj. w szczególności obowiązek wykazania związku kosztów z działalnością gospodarczą, zwłaszcza w sytuacji wystąpienia sporu w tej kwestii.

Wskazówki dla podatników

Zgromadzone dowody nie mogą się ograniczać wyłącznie do faktur lub rachunków wystawionych przez właściciela mieszkania, stwierdzających jedynie wysokość poniesionych wydatków z tytułu wynajmu mieszkania.
Niezbędne jest też posiadanie dowodów świadczących o wykonanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej usługach wymagających pobytu w miejscowości, w której podatnik wynajął mieszkanie, umożliwiających w sposób bezsporny ustalenie związku przyczynowo-skutkowego poniesionych wydatków z uzyskanymi przychodami, a ponadto potwierdzających racjonalność poniesionych wydatków.

Interpretacja indywidualna dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 26 listopada 2018 r., nr0115-KDIT3.4011.454.2018.1.AK

Polecamy w Portalu FK:

Zobacz, na jakie uproszczenia podatkowe możesz liczyć od 1 stycznia 2019 r.

Autor: Sylwia Maliszewska

Ekspert podatkowy. Od kilkunastu lat związana z wydawnictwem Wiedza i Praktyka. Redaktor prowadząca Portalu Finansowo-Księgowego oraz "Orzecznictwa i Interpretacji Podatkowych".