Jak zainstalować nową wersję Płatnika? Jakie zmiany wprowadzono w weryfikacji danych identyfikacyjnych ubezpieczonych? Jakie zmiany wprowadzono we wzorach dokumentów ubezpieczeniowych oraz jakie zmiany wprowadzono w obsłudze przekazu elektronicznego? Odpowiedzi na te oraz inne pytania znajdziesz w tekście.
Zakład Ubezpieczeń Społecznych w dniu 31 grudnia 2009 r. na swoich stronach internetowych opublikował nową wersję programu PŁATNIK 8.01.001. Zgodnie z opublikowanym komunikatem Zakładu stanie się on obowiązujący od lutego 2010. Dokumenty rozliczeniowe za grudzień można jeszcze przekazywać w dotychczasowej wersji programu.
1. Instalacja nowego programu
Program Płatnik można pobrać ze strony internetowej ZUS lub otrzymać bezpłatnie na płycie CD-ROM.
| Wszyscy, którzy pracowali już na dotychczasowej wersji Płatnika, przed instalacją nowej, nie powinni jej odinstalowywać. Nowa wersja programu Płatnik podczas instalacji zastąpi dotychczasową i przejmie jej ustawienia (w tym ustawienia bazy danych). Dzięki temu po zainstalowaniu nowej wersji programu można od razu pracować z dotychczasową bazą danych. |
Sam proces instalacji jest taki sam jak w poprzedniej wersji. Po rozpoczęciu instalacji zostanie uruchomiony Kreator, który przeprowadzi użytkownika przez poszczególne etapy instalacji.
1) W pierwszym, powitalnym oknie Kreatora instalacji wybieramy polecenie Dalej.
2) W kolejnym oknie Kreatora wybieramy miejsce na dysku komputera, gdzie ma zostać zainstalowany program Płatnik. Jeżeli chcemy zmienić ustawienia domyślne musimy wybrać polecenie Przeglądaj i wskazać odpowiadające nam miejsce w komputerze. Wybór lokalizacji zatwierdzamy poleceniem Dalej.
3) Następnie Kreator przechodzi do kolejnego okna (Rysunek 1), w którym musimy wybrać rodzaj bazy danych, na jakiej ma pracować program. Jeżeli obecna instalacja dotyczy jedynie aktualizacji programu do nowego wydania, to instalator domyślnie zlokalizuje dotychczasową bazę i wskaże ją, jako właściwą do pracy (opcja - praca z aktualną bazą).
Rysunek 1
4) W kolejnym kroku Kreatora należy podać dane administratora programu Płatnik (Rysunek 2). Jeżeli obecna instalacja dotyczy jedynie aktualizacji programu do nowego wydania, to instalator przejmie dotychczasowe ustawienia administratora programu - należy jedynie podać jego dotychczas używane hasło.
Rysunek 2
5) Następnie program rozpocznie proces instalacji. Na zakończenie procesu instalacji na ekranie pojawia się ostatnie okno Kreatora.
W przypadku pracy na dotychczasowej bazie danych pierwszą czynnością po uruchomieniu nowej wersji Płatnika będzie wykonanie jej konwersji.
Ta wersja Płatnika wprowadza szereg zmian w strukturze bazy danych stąd konieczność dostosowania dotychczasowej bazy do nowych wymagań. Zaraz po pierwszym uruchomieniu program sprawdzi strukturę bazy i w przypadku konieczności jej dostosowania do nowych wymagań uruchomi kreator konwersji. Na ekranie pojawi się pierwsze okno Kreatora (Rysunek 3).
| Podczas konwersji należy wykonać kopię zapasową pliku bazy danych. Zabezpieczenie danych wykonywane jest na wypadek nieprzewidzianych okoliczności technicznych (np. awaria systemu zasilania podczas pracy, awaria dostępu do bazy danych itp.) i umożliwia ewentualne odtworzenie bazy, w takiej postaci, jaka była przed instalacją nowej wersji Płatnika. |
Funkcja konwersji domyślnie proponuje wykonanie takiej kopii przed dokonaniem zmian w strukturze bazy. Kopia bazy zostanie umieszczona w tym samym katalogu (luba na tym samym serwerze w przypadku bazy SQL) w którym jest przechowywana baza robocza. Domyślnie program nada jej nazwę taką samą, jaką ma baza robocza z dopisaną datą konwersji. Np. dla bazy roboczej o nawie Platnik_rafal.mdb kopia otrzyma nazwę Platnik_rafal_20091227145050.mdb.
Lokalizację kopi bazy można zmienić poprzez wybór polecenia Przeglądaj.
Rysunek 3
6) Wybranie polecenia Dalej uruchamia konwersję; po jej zakończeniu pojawi się ostatnie okno Kreatora kończące operację (Rysunek 4).
Rysunek 4
Należy pamiętać, że wymóg konwersji bazy danych dotyczy również bazy archiwum.
Jeżeli oprócz bazy roboczej używano w pracy z Płatnikiem bazy archiwum, w której zapisane są dane to również należy wykonać jej konwersję. Jeśli to nie zostanie zrobione to w momencie rozpoczęcia procesu archiwizacji (bądź odtwarzaniem z archiwum) program przypomni o tym odpowiednim komunikatem (Rysunek 5).
Rysunek 5
Proces konwersji zmienia strukturę bazy na tyle, że po jego zakończeniu praca z nią jest możliwa tylko w aktualnej wersji Płatnika 8.01.001.
Dotychczasowe wersje programu nie współpracują z bazą po konwersji.
| Jeśli w firmie jest kilka stanowisk z Płatnikiem pracujących na jednej bazie danych, instalację nowej wersji programu należy na wszystkich stacjach wykonać w tym samym czasie. |
Instalacja i uruchomienie Płatnik 8.01.001 na pierwszej stacji spowoduje konwersję bazy, a co za tym idzie dostęp do niej będą mieli tylko użytkownicy z zainstalowaną aktualną wersją programu.
2. Zmiany w nowym programie
Zgodnie ze wcześniejszymi zapowiedziami publikowanymi w komunikatach, ZUS w wersji 8.01.001 programu Płatnik wprowadził istotne zmiany w regułach weryfikacji danych identyfikacyjnych ubezpieczonego.
Zmiana ta dotyczy weryfikacji:
- kartoteki ubezpieczonego,
- importu dokumentów,
- zestawu dokumentów (podczas wysyłania dokumentów do ZUS).
1) Weryfikacja kartoteki ubezpieczonych
Po wykonaniu konwersji bazy danych, podczas pierwszego uruchamiania Płatnika, automatycznie program wykona weryfikację kartotek ubezpieczonych. W przypadku wykrycia kilku kartotek z identycznym numerem PESEL, program wyświetli komunikat informujący o wystąpieniu takiego zdarzenia (Rysunek 6).
Rysunek 6
Jeśli po konwersji bazy program wykrył, że w rejestrze ubezpieczonych istnieją powielone kartoteki należy przejść do Rejestru Ubezpieczonych i odpowiednio je poprawić. W zależności od potrzeb może to być zmiana numeru PESEL na właściwy poprzez edycje kartoteki lub połączenie kartotek, gdy dotyczą one tej samej osoby.
| Wykryte przez program podwójne kartoteki są oznaczane błędem krytycznym; dokumentów z takimi błędami w danych identyfikacyjnych nie będzie można wysłać do ZUS. |
Dla ubezpieczonych nie będących obywatelami Polski należy uzupełnić pole Obywatelstwo w kartotece ubezpieczonego oraz podać serię i numer Paszportu. Jeśli w kartotece ubezpieczonego pole Obywatelstwo jest puste, albo zawiera określenia: POLSKIE, POLSKA, POLAK lub POLKA, wówczas program uznaje, że ubezpieczony jest narodowości polskiej.
W obecnej wersji Płatnika, dokumenty za każdego ubezpieczonego będącego obywatelem Polski muszą zawierać poprawny numer PESEL. Brak, bądź niepoprawny numer PESEL na dokumencie, uniemożliwia jego import np. z systemu kadrowo-płacowego oraz wysłanie takiego dokumentu do ZUS.
Przy ręcznym zakładaniu kartoteki, jeżeli użyty zostanie numer PESEL identyczny z numerem innej osoby znajdującej się już w bazie lub numer PESEL będzie niepoprawny, program uniemożliwi założenie takiej kartoteki. W wynikach weryfikacji kartoteki pojawi się błąd krytyczny i nie będzie możliwe zapisanie jej w bazie.
2) Import dokumentów
Przy imporcie dokumentów z plików KEDU (np. przy wczytywaniu dokumentów z programu kadrowo-płacowego) dane identyfikacyjne osób ubezpieczonych są sprawdzane z Rejestrem ubezpieczonych danego płatnika oraz pod względem kryterium unikalności i poprawności numeru PESEL.
| Program nie zaimportuje dokumentów dla ubezpieczonych, których numer PESEL jest identyczny z numerem innej osoby, która ma już kartotekę w Rejestrze ubezpieczonych lub w przypadku braku numeru PESEL bądź niepoprawnego numeru PESEL (z wyjątkiem obcokrajowców). |
Podczas importu dokumentów należy zwrócić szczególną uwagę na komunikaty pojawiające się w trakcie importu oraz na zapisy raportu z importu. Informacje o przebiegu importu, a także o liczbie nowych ubezpieczonych wprowadzonych do Rejestru ubezpieczonych oraz odrzuconych z powodu braku minimum identyfikacyjnego, braku numeru PESEL bądź niepoprawnego numeru PESEL pojawiają się w oknach Kreatora importu.
W kroku 6 Kreatora (Rysunek 7) widać przykładowy komunikat wskazujący, że program nie wczytał wszystkich wskazanych dokumentów. Otwarcie raportu z importu pozwala sprawdzić, za jakie osoby dokumenty nie zostały wczytane.
Rysunek 7
3) Zmiany w dokumentach ubezpieczeniowych
Nowa wersja programu Płatnik 8.01.001 zawiera również zmiany we wzorach dokumentów ubezpieczeniowych.
Nowe wzory formularzy oraz kody wykorzystywane przy ich wypełnianiu zostały opublikowane w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 23 października 2009 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów (Dz.U. nr 186, poz. 1444).
a) Nowy dokument ubezpieczeniowy ZUS ZSWA
Główna zmiana w tym zakresie to wprowadzenie nowego dokumentu ubezpieczeniowego ZUS ZSWA - Zgłoszenie/Korekta danych o pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze. Formularz ten będzie składany w celu zgłoszenia okresów pracy, w których ubezpieczony wykonuje prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, o których mowa w art. 3 ust. 1 i 3 ustawy z 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych (Dz.U. z 2008 r. nr 237, poz. 1656). Dane o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze należy zapisywać w kartotekach poszczególnych osób w Rejestrze ubezpieczonych.
| W programie wprowadzono na te potrzeby dodatkową zakładkę w kartotece ubezpieczonego o nazwie Inne Dane (Rysunek 8). Uzupełnianie tych danych polega na wybraniu polecenia Dodaj - na ekranie zostanie wyświetlone okno, w którym należy podać kod tytułu ubezpieczenia, kod pracy w szczególnych warunkach lub pracy o szczególnym charakterze, okres tej pracy oraz wymiar czasu pracy. Kolejne okresy pracy dodajemy w analogiczny sposób. |
Dodatkowo można uzupełnić dane o pracy w szczególnych warunkach poprzez import dokumentów ZUS ZSWA z programu kadrowo-płacowego.
Należy jednak pamiętać, że w przeciwieństwie do innych dokumentów, podczas importu ZUS ZSWA nie są tworzone kartoteki dla nowych ubezpieczonych, a co za tym idzie dokumenty dla nowych osób nie zostaną wczytane.
Najpierw należy utworzyć kartotekę dla takiej osoby (ręcznie lub przez import innego dokumentu), a następnie wczytać dokument ZUS ZSWA.
Rysunek 8
Dokumenty ZUS ZSWA przechowywane są w oddzielnym widoku na podobnej zasadzie jak to ma miejsce dla informacji ZUS IWA. Podczas tworzenia nowego dokumentu Zgłoszenia\Korekty ZUS ZSWA należy podać identyfikator zgłoszenia (numer i rok, za który ma zostać utworzony dokument). Pierwszy dokument za dany rok kalendarzowy ma numer 001 (Rysunek 9). Może być to zarówno dokument za poprzedni rok kalendarzowy (jeśli w ciągu tego roku nie było konieczności składania dokumentów za poszczególnych ubezpieczonych), jak i dokument za dany rok kalendarzowy, np. za ubezpieczonego, który zgłosił wniosek o emeryturę pomostową, składany w trakcie roku kalendarzowego.
Kolejne dokumenty ZUS ZSWA, dotyczące tego samego roku kalendarzowego, numeruje się kolejnymi identyfikatorami (z zakresu 001 - 999). Nie ma przy tym znaczenia, czy w dokumencie dokonywane są zgłoszenia, czy też korekty zgłoszeń.
Rysunek 9
Następnie należy dodać osoby ubezpieczone, dla których ma być utworzony ZUS ZSWA. Po wybraniu ubezpieczonych do dokumentu zostaną skopiowane dane identyfikacyjne natomiast użytkownik musi uzupełnić informacje dotyczące pracy szczególnej; Zgłoszenie/Korektę danych, kod tytułu ubezpieczenia, kod i okresy pracy w szczególnych warunkach oraz wymiar czasu pracy (Rysunek 10 i 11).
Rysunek 10
Rysunek 11
Dodatkowo w programie Płatnik wprowadzono możliwość automatycznego utworzenia dokumentu ZUS ZSWA dla wszystkich ubezpieczonych, którzy mają w kartotekach wprowadzone okresy pracy szczególnej w danym roku. Do tego celu służy Kreator dokumentu ZUS ZSWA dostępny z menu Narzędzia. Kreator uruchamia polecenie Twórz zgłoszenie ZUS ZSWA, na ekranie zostanie wyświetlone pierwsze okno kreatora (Rysunek 12).
Rysunek 12
Po wybraniu polecenia Dalej program przechodzi do następnego kroku (Rysunek 13). W tym kroku kreatora należy podać rok, za jaki ma być wykonany dokument ZUS ZSWA oraz wskazać osoby, które mają się w nim znaleźć.
Zgłoszenie zbiorcze - zaznaczenie tej opcji spowoduje, że program utworzy zgłoszenie ZUS ZSWA za wszystkich ubezpieczonych, którzy mają w swojej kartotece wypełnione dane o pracy szczególnej we wskazanym roku.
Zgłoszenie dla wskazanych osób - zaznaczenie tej opcji spowoduje, że program utworzy zgłoszenie ZUS ZSWA tylko dla konkretnych wskazanych przez użytkownika osób. Po zaznaczeniu tej opcji należy korzystając z polecenie Wybierz ubezpieczonych wskazać osoby, dla których ma być wykonany dokument.
Korekta dla wskazanego ubezpieczonego - zaznaczenie tej opcji spowoduje, że program utworzy korektę zgłoszenia ZUS ZSWA dla konkretnych wskazanych przez użytkownika osób. Po zaznaczeniu tej opcji należy korzystając z polecenie Wybierz ubezpieczonych wskazać osoby, dla których ma być wykonany dokument.
Zgłoszenie dla wskazanych osób - zaznaczenie tej opcji spowoduje, że program utworzy zgłoszenie ZUS ZSWA tylko dla konkretnych wskazanych przez użytkownika osób. Po zaznaczeniu tej opcji należy korzystając z polecenie Wybierz ubezpieczonych wskazać osoby, dla których ma być wykonany dokument.
Korekta dla wskazanego ubezpieczonego - zaznaczenie tej opcji spowoduje, że program utworzy korektę zgłoszenia ZUS ZSWA dla konkretnych wskazanych przez użytkownika osób. Po zaznaczeniu tej opcji należy korzystając z polecenie Wybierz ubezpieczonych wskazać osoby, dla których ma być wykonany dokument.
Rysunek 13
W ostatnim kroku kreatora pojawi się podsumowanie z informacją, jaki numer identyfikatora został nadany nowo-utworzonemu dokumentowi. Do tego dokumentu zostaną skopiowane dane identyfikacyjne oraz dotyczące pracy szczególnej: kod tytułu ubezpieczenia, kod i okresy pracy w szczególnych warunkach oraz wymiar czasu pracy. Po wybraniu polecenia Zakończ program automatycznie otworzy ten dokument.
| Zgłoszenie ZUS ZSWA nie mogą być przekazywane do ZUS elektronicznie w zestawie z innymi dokumentami. Dokumenty ZUS ZSWA należy przekazywać do ZUS samodzielnie; to znaczy w oddzielnych zestawach zawierających tylko dokumenty tego typu. |
b) Zmiany w pozostałych dokumentach ubezpieczeniowych
W pozostałych dokumentach ubezpieczeniowych wprowadzono następujące zmiany:
W dokumencie ZUS ZUA w zakładce VIII - X (Rysunek 14) - do bloku IX dodano pole dotyczące kodu oddziału NFZ z możliwością wstawienia tego kodu z kartoteki ubezpieczonego (wcześniej pole Kod oddziału NFZ znajdowało się w bloku XI).
Rysunek 14
W dokumencie ZUS ZZA w zakładce V - VII (Rysunek 15) - do bloku VI dodano pole dotyczące kodu oddziału NFZ z możliwością wstawienia oddziału NFZ z kartoteki ubezpieczonego (wcześniej pole Kod oddziału NFZ znajdowało się w bloku VII). Dodatkowo w związku z przesunięciem danych dotyczących kodu oddziału NFZ, zakładka XII została usunięta.
Rysunek 15
W dokumencie ZUS ZWUA w zakładce IV - V - usunięty został blok VI.
W dokumencie ZUS ZPA w zakładce VII - VIII - usunięty został blok IX.
W dokumencie ZUS ZFA w zakładce IX - X - usunięty został blok XI.
W dokumencie ZUS RSA w zakładce IIIA - IIIB - dodano w polach 03 i 04 wskazanie roku w dacie podawanego okresu świadczenia/przerwy.
W dokumencie ZUS DRA w zakładce VIII - X (Rysunek 16) - dodano blok dotyczący zestawienia należnych składek na Fundusz Emerytur Pomostowych. Dodatkowo w zakładce XI - zmieniono zakres informacji w bloku XI i usunięto blok XII.
Rysunek 16
3. Inne zmiany wprowadzone do programu Płatnik
Dodatkowo w wersji 8.01.001 programu Płatnik wprowadzono szereg zmian w oknach dotyczących ustawień przekazu elektronicznego. Zmiany te miały charakter porządkowy i polegały głównie na usunięciu z programu elementów związanych z dawniej używanym do komunikacji z ZUS systemem SDWI.
Pierwsza ze zmian w tym zakresie to wprowadzenie nowego okna Weryfikacja wstępna. Okno to pojawi się zawsze w momencie, kiedy w czasie pracy z programem użytkownik przejdzie do elementów związanych z przekazem elektronicznym.
Podobnie jak w poprzednich wersjach Płatnika w momencie przejścia do okien przekazu elektronicznego program będzie uruchamiał proces weryfikacji wstępnej zarejestrowanych w jego bazie certyfikatów. Dotychczas skutkowało to wyświetlaniem na ekranie kolejno jednego bądź kilku okien z informacjami o weryfikacji poszczególnych certyfikatów; począwszy od sprawdzenia aktualnych list CRL aż do weryfikacji certyfikatu kwalifikowanego użytkownika.
W nowej wersji Płatnika zmieniono zasady prezentowania wyników weryfikacji wstępnej certyfikatów, zrezygnowano z wyświetlania serii komunikatów weryfikujących poszczególne elementy przekazu elektronicznego na rzecz jednego okna prezentującego wyniki weryfikacji.
Mechanizm weryfikacji wstępnej certyfikatów w programie Płatnik 8.01.001 polega na sprawdzeniu:
- czy w programie zarejestrowane są potrzebne do pracy z przekazem elektronicznym certyfikaty wydawane przez Centrum Certyfikacji Unizeto Certum dedykowane dla ZUS, takie jak: CA-NAD, CA-ZEW, oraz certyfikat jednostki ZUS (RP-1-OOP-SDWI),
- czy w programie zarejestrowane są potrzebne do pracy z przekazem elektronicznym certyfikaty takie, jak: certyfikat Narodowego Centrum Certyfikacji, certyfikat Centrum Certyfikacji (KIR, Sigillum, UNIZETO Certum, MobiCert lub CENCERT) i certyfikat kwalifikowany płatnika wydany przez jedno z tych Centrów Certyfikacji,
- czy w programie zarejestrowane są aktualne listy certyfikatów unieważnionych (listy CRL).
Okno Weryfikacja wstępna posiada dwie zakładki. Na zakładce Status weryfikacji wstępnej prezentowana jest informacja, czy w obecnym stanie programu możliwe jest przygotowanie poprawnych przesyłek do ZUS (Rysunek 17).
Rysunek 17
W oknie tym wyświetlana jest informacja o statusie weryfikacji certyfikatu ZUS oraz certyfikatu kwalifikowanego użytkownika (w przypadku, jeżeli został on skonfigurowany) wraz z informacją o ilości dni pozostałych do upływu ważności certyfikatu użytkownika.
W oknie można wyświetlać szczegóły certyfikatów (ZUS-u i kwalifikowanego) oraz aktualizować listy CRL przez automatyczne pobranie ze strony centrum certyfikacji bądź poprzez pobranie z wcześniej ściągniętego pliku.
Na zakładce Weryfikacja punktów zaufania prezentowana jest lista certyfikatów głównych urzędów certyfikacji, które wystawiają certyfikaty dla płatników oraz ZUS-u (Rysunek 18).
Dodatkowo w oknie tym istnieje możliwość zapisania tej informacji do pliku.
Rysunek 18
Zmieniono również zakres informacji prezentowany w oknie ustawień przekazu elektronicznego poprzez usunięcie elementów wycofanego z eksploatacji systemu SDWI.na zakładce Ustawienia ogólne (Rysunek 19) nazwę dotychczasowego pola Jednostka ZUS zamieniono na Nazwa Certyfikatu ZUS. Przeniesiono pozycje Lokalizacja przesyłek z zakładki Inne. Dodano nową pozycję pozwalającą na konfigurowanie okresu, w jakim program ma podejmować próby pobrania potwierdzenia odbioru do wysłanego wcześniej zestawu.
Rysunek 19
Na zakładce Certyfikaty(Rysunek 20) usunięto sekcję zawierającą wskazanie na certyfikat płatnika lub osobisty użytkownika. W tej zakładce obecnie znajduje się lista zarejestrowanych w programie certyfikatów kwalifikowanych z możliwością ich weryfikacji. Dodatkowo dodano opcję wyłączenia/włączenia funkcji weryfikacji wstępnej certyfikatów.
Rysunek 20
Na zakładce Listy CRL (Rysunek 21) zmieniony został układ informacji o listach CRL oraz dodane zostały polecenia umożliwiające pobieranie z certyfikatu informacji o lokalizacjach list CRL wydawcy.
Rysunek 21
Usunięto zakładkę wiadomości.
Na zakładce Inne(Rysunek 22) zmieniony został układ i zakres informacji. Obecnie pozostają na niej jedynie pola umożliwiające konfigurację serwera Proxy oraz strony ZUS do przekazywania dokumentów, jeśli użytkownik nie chce korzystać z opcji wysyłki automatycznej na dowolny serwer.
Rysunek 22
