Uwaga, dnia 31 marca 2011 r. upływa termin przekazania do ZUS formularza ZUS ZSWA. Kto ma obowiązek go przekazać, jak go prawidłowo wypełnić? Wszystkie te informacje wraz z praktycznymi przykładami znajdziesz w tekście.
Kto ma obowiązek złożyć formularz ZUS ZSWA, a kto jest z tego obowiązku zwolniony?
Dnia 1 stycznia 2010 r. weszły w życie przepisy art. 38-39 ustawy z 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych (Dz.U. nr 237, poz. 1656), dalej: up które dotyczą przekazywania do ZUS danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze przy wykorzystaniu formularza ZUS ZSWA. Rok 2010 jest pierwszym rokiem kalendarzowym, za który płatnicy składek mają obowiązek przekazać do ZUS formularz ZUS ZSWA, a termin jego przekazania upływa 31 marca 2011 r.
Obowiązek złożenia w ZUS formularza ZUS ZSWAnie dotyczy wszystkich płatników składek. Z art. 38 ust. 1 up wynika, bowiem, że taki obowiązek spoczywa tylko na tych płatnikach składek, którzy w roku kalendarzowym, którego dotyczy formularz ZUS ZSWA, mieli obowiązek opłacania składek na Fundusz Emerytur Pomostowych.
PRZYKŁAD
W 2010 r. spółka z o.o. zatrudniała 15 pracowników, którzy wykonywali prace w szczególnych warunkach w rozumieniu up. Za tych pracowników spółka z o.o. opłacała składki na Fundusz Emerytur Pomostowych. Z uwagi na powyższe spółka z o.o. powinna za 2010 r. przekazać do ZUS formularz ZUS ZSWA, w którym powinna zawrzeć informacje dotyczące ww. pracowników.
PRZYKŁAD
Spółka komandytowa zarówno w 2010 r., jak i wcześniej nie zatrudniała żadnej osoby, która wykonywałaby prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w rozumieniu up, a co za tym idzie nie miała obowiązku opłacania składek na Fundusz Emerytur Pomostowych. Spółka komandytowa nie ma, więc obowiązku złożenia formularza ZUS ZSWA za 2010 r.
Jakie informacje ma obowiązek zawrzeć płatnik składek w formularzu ZUS ZSWA?
Płatnik składek w formularzu ZUS ZSWA przekazywanym do ZUS powinien zawrzeć następujące informacje:
- nazwisko i imię,
- datę urodzenia,
- numery PESEL i NIP, a w razie gdy pracownikowi nie nadano tych numerów lub jednego z nich - serię i numer dowodu osobistego lub paszportu,
- okres wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze,
- kod pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze.
Wypełniając w formularzu ZUS ZSWA pola dotyczące okresu wykonywania przez danego pracownika pracy w szczególnych warunkachlub o szczególnym charakterze w danym roku kalendarzowym należy pamiętać o tym, że w przedmiotowym okresie - stosownie do art. 12 up - nie uwzględnia się okresów niewykonywania pracy, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie lub świadczenie z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa.
PRZYKŁAD
W 2010 r. spółka z o.o. zatrudniała 32 pracowników wykonujących prace w szczególnych warunkach w rozumieniu ustawy systemowej. W okresie od 1 marca do 30 czerwca 2010 r. jeden z tych pracowników był niezdolny do pracy wskutek choroby i pobierał z tego tytułu najpierw wynagrodzenie chorobowe, a następnie zasiłek chorobowy. Podając w formularzu ZUS ZSWA za 2010 r. okres wykonywania przez tego pracownika pracy w szczególnych warunkach w 2010 r. nie należy uwzględniać okresu, w którym pobierał on wynagrodzenie chorobowe oraz zasiłek chorobowy.
Kody pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze zostały określone w załączniku nr 18 do wcześniej wspomnianego rozporządzenia w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego (…).
W jaki sposób płatnik składek ma obowiązek przekazać do ZUS formularz ZUS ZSWA?
Formularz ZUS ZSWA płatnik składek przekazuje do ZUS w formie dokumentu elektronicznego albo w formie dokumentu pisemnego.
Do stosowania formy elektronicznej formularza ZUS ZSWA zobowiązani są ci płatnicy składek, którzy taką formę mają obowiązek stosować w przypadku pozostałych dokumentów ubezpieczeniowych na mocy przepisów ustawy systemowej.
Z kolei z formy pisemnej formularza ZUS ZSWA mogą skorzystać ci płatnicy składek, którzy w świetle przepisów ustawy systemowej są uprawnieniu do składania w tej formie innych dokumentów ubezpieczeniowych.
PRZYKŁAD
Spółka akcyjna zatrudnia 150 pracowników, w tym 24 pracowników, którzy wykonują prace w szczególnych warunkach w rozumieniu ustawy pomostowej. Zgodnie z przepisami ustawy systemowej spółka akcyjna jest obowiązana do przekazywania do ZUS dokumentów ubezpieczeniowych w formie elektronicznej przy wykorzystaniu odpowiedniego oprogramowania. Z tego też względu spółka akcyjna formularz ZUS ZSWA za 2010 r. powinna przekazać do ZUS w formie dokumentu elektronicznego.
Termin na przekazanie formularza ZUS ZSWA
Zasadniczo formularz ZUS ZSWA za dany rok kalendarzowy należy przekazać do ZUS w terminie do 31 marca następnego roku kalendarzowego.
| Jeżeli jednak pracownika, za którego płatnik składek opłacał składki na Fundusz Emerytur Pomostowych złoży wniosek o emeryturę pomostową, formularz ZUS ZSWA powinien zostać przekazany do ZUS w terminie 7 dni od dnia zgłoszenia przez pracownika wniosku o emeryturę pomostową. |
W przypadku, gdy płatnik składek zostanie postawiony w stan upadłości lub likwidacji formularz ZUS ZSWA należy złożyć w ZUS nie później niż w dniu przekazania dokumentu wyrejestrowania płatnika składek. Ponadto, jeżeli któreś z ww. zdarzeń wystąpi przed złożeniem formularza ZUS ZSWA za poprzedni rok kalendarzowy, w tym samym terminie płatnik składek przekazuje do ZUS formularza ZUS ZSWA zawierający informacje o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w danym roku kalendarzowym, jak i o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w poprzednim roku kalendarzowym.
W formularzu ZUS ZSWA powinny być informacje o pracownikach wykonujących pracę w 2009 r.
W formularzu ZUS ZSWA powinny być zawarte informacje o pracownikach wykonujących pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w 2009 r.
Sporządzając formularz ZUS ZSWA za 2010 r. płatnicy składek powinni mieć na uwadze to, że w przedmiotowym formularzu powinny być także zamieszczone informacje o pracownikach, którzy wykonywali prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w rozumieniu up w 2009 r., nawet jeżeli w 2010 r. nie wykonywali już tego rodzaju pracy. Taki wymóg wynika z art. 50 ust. 2 up.
PRZYKŁAD
Spółka akcyjna w 2009 r. zatrudniała 8 pracowników wykonujących prace w szczególnych warunkach w rozumieniu up. Natomiast w 2010 r. w związku z redukcją zatrudnienia tylko 4 pracowników spółki wykonywało tego rodzaju prace. W formularzu ZUS ZSWA za 2010 r. spółka akcyjna ma obowiązek zawrzeć informacje nie tylko o pracownikach, którzy wykonywali prace w szczególnych warunkach w tym roku kalendarzowym, ale również o tych, którzy takie prace wykonywali w 2009 r.
Korekta formularza ZUS ZSWA w przypadku nieprawidłowości
Formularz ZUS ZSWA podobnie jak formularze ubezpieczeniowe, do których składania płatnicy składek są obowiązani na mocy ustawy systemowej, wymaga korekty w przypadku stwierdzenia w nim nieprawidłowości we własnym zakresie, przez ZUS lub Państwową Inspekcję Pracy. Taki obowiązek nakłada na płatnika składek art. 39 ust. 1 up.
Korekty danych identyfikacyjnych płatnika składek bądź danych identyfikacyjnych osoby wykonującej prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, dokonuje się poprzez ponowne złożenie w ZUS formularz ZUS ZSWA zawierającego wszystkie prawidłowe dane.
PRZYKŁAD
W przekazanym do ZUS formularzu ZUS ZSWA za 2010 r. firma budowlana podała błędny numer PESEL i NIP jednego z pracowników. W celu skorygowania tej nieprawidłowości firma budowlana ponownie przekazała do ZUS formularz ZUS ZSWA, zawierający wszystkie prawidłowe dane, z identyfikatorem dokumentu 001 2010.
Jeżeli stwierdzona nieprawidłowość dotyczy danych o pracy w szczególnych warunkach/o szczególnym charakterze, korygujący formularz ZUS ZSWA wypełnia się w następujący sposób:
- w polu 01 bloku I „Dane organizacyjne” - wpisuje kolejny numer dokumentu za dany rok kalendarzowy z zakresu 002-999 np. 002 2010,
- w bloku II „Dane identyfikacyjne płatnika składek” - wpisuje dane identyfikacyjne płatnika składek,
- w polu 02 bloku III.A. „Dane identyfikacyjne osoby wykonującej pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze” - stawia „X”, a w dalszych polach wpisuje dane identyfikacyjne osoby wykonującej pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze,
- w bloku III.B. „Dane o pracy w szczególnych warunkach/o szczególnym charakterze” - wpisuje prawidłowe dane dotyczące pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze,
- w bloku VII „Oświadczenie płatnika składek” - wpisuje datę wypełnienia formularza ZUS ZSWA, składa podpis i przystawia pieczątkę.
PRZYKŁAD
W złożonym w ZUS za 2010 r. formularzu ZUS ZSWA spółka z o.o. stwierdziła nieprawidłowość podlegającą na tym, że w okresie pracy w szczególnych warunkach jednego z pracowników został ujęty okres, w którym pobierał on wynagrodzenie chorobowego. W celu skorygowania tej nieprawidłowości spółka z o.o. przekazała do ZUS formularz ZUS ZSWA, zawierający wszystkie prawidłowe dane, z identyfikatorem dokumentu 002 2010.
Wycofanie formularza ZUS ZSWA
W przypadku, gdy formularz ZUS ZSWA został złożony za pracownika, za którego płatnik składek nie miał obowiązku opłacania składek na Fundusz Emerytur Pomostowych konieczne jest wycofanie tego formularz. Wycofania formularza ZUS ZSWA dokonuje się składając w ZUS formularz ZUS ZSWA zawierający następujące dane:
- w polu 01 bloku I „Dane organizacyjne” - wpisuje się kolejny numer dokumentu za dany rok kalendarzowy z zakresu 002-999 np. 02 2010,
- w bloku II „Dane identyfikacyjne płatnika składek” - wpisuje się dane identyfikacyjne płatnika składek,
- w polu 02 bloku III.A. „Dane identyfikacyjne osoby wykonującej pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze” - stawia się „X”, a w dalszych polach tego bloku wpisuje się dane identyfikacyjne osoby wykonującej pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, którą płatnik niepotrzebnie wykazał w poprzednim zgłoszeniu,
- pola bloku III.B. „Dane o pracy w szczególnych warunkach/o szczególnym charakterze” - pozostawia się puste.
- w bloku VII „Oświadczenie płatnika składek” - wpisuje się datę wypełnienia formularza ZUS ZSWA, składa podpis i przystawia pieczątkę.
Do kiedy należy przekazać do ZUS formularz ZUS ZSWA z prawidłowymi danymi?
Termin na sporządzenie i przekazanie do ZUS formularza ZUS ZSWA zawierające wszystkie prawidłowe dane wynosi:
- 7 dni od dnia stwierdzenia nieprawidłowości we własnym zakresie lub otrzymania zawiadomienia o stwierdzeniu nieprawidłowości przez ZUS lub Państwową Inspekcję Pracy,
- 7 dni od uprawomocnienia się decyzji, jeżeli konieczność korekty podanych w formularzu ZUS ZSWA jest wynikiem stwierdzenia nieprawidłowości przez ZUS w drodze decyzji,
- 30 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli, jeżeli konieczność korekty podanych w formularzu ZUS ZSWA jest wynikiem stwierdzenia nieprawidłowości przez ZUS w drodze kontroli.
Obowiązek przechowywania kopii dokumentów
Należy pamiętać o tym, że płatnik składek ma obowiązek przechowywać kopie przekazanych do ZUS formularzy ZUS ZSWA zarówno pierwszorazowych, jak i korygujących, przez okres 5 lat, licząc od dnia ich przekazania do ZUS, w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego.
Podstawa prawna: - art. 38, art. 39, art. 50 oraz art. 57 pkt 1 ustawy z 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych (Dz.U. nr 237, poz. 1656).
