Konsumpcja na spotkaniach biznesowych - czy stanowi KUP spółki?

Nawet jeśli posiłki w restauracjach nie będą miały charakteru wystawności czy okazałości, to i tak wydatki z nimi związane poniesione będą na reprezentację, a tym samym nie mogą być one uznane za koszty podatkowe.

Podatnik zwrócił się do Ministra Finansów (organu upoważnionego Dyrektora Izby Skarbowej) z wnioskiem o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych w związku z organizacją spotkań z kontrahentami w siedzibie spółki i poza nią.

Przedstawiając stan faktyczny podatnik wskazał, że w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą w zakresie eksportu i importu odbywa wiele spotkań z kontrahentami, w trakcie których prowadzone są negocjacje handlowe, warunki rzeczowe i finansowe dostaw i zakupów, indywidualne warunki i udogodnienia tych transakcji itp. Spotkania te dotyczą zarówno kontrahentów krajowych, jak i zagranicznych. Niejednokrotnie spotkania te przeciągają się w czasie, trwając nawet kilka godzin.

Spotkania takie przeprowadzane są często poza siedzibą podatnika, np. w lokalach gastronomicznych lub restauracjach. Podatnik podkreślił, że spotkania te nie mają charakteru wytwornego obiadu czy specjalnie zorganizowanej imprezy. Ich celem jest omówienie bieżących spraw biznesowych, a nie chęć okazania przepychu czy wytworności. Posiłki zamawiane są z obowiązującego menu. Wydatki na posiłki z kontrahentem są dokumentowane fakturami VAT (rachunkami w przypadku, gdy dany lokal nie ma statusu podatnika VAT). Jeżeli chodzi o spotkania lub ich część, odbywające się w siedzibie wnioskodawcy, to wówczas kontrahenci są częstowani drobnym poczęstunkiem oraz napojami (kawa, herbata).

W tak przedstawionym stanie faktycznym podatnik zadał pytania, czy wydatki ponoszone na obiad (kolację, lunch) z kontrahentami na spotkaniu odbywanym w celach biznesowych, a nie w celu okazania przepychu (wytworności itp.), stanowią koszty uzyskania przychodu oraz czy wydatki na drobny poczęstunek oraz napoje (kawa, herbata) dla kontrahentów w siedzibie firmy są kosztami uzyskania przychodu. Prezentując własne stanowisko Podatnik stwierdził, iż ponoszone przez niego wydatki związane z organizacją spotkań z kontrahentami nie są wydatkami o charakterze reprezentacyjnym, zatem mogą stanowić koszty uzyskania przychodów.

Minister Finansów w wydanej interpretacji indywidualnej uznał stanowisko podatnika za nieprawidłowe. Wskazał, że w myśl art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz.U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 ze zm.), dalej: updop, do kosztów uzyskania przychodów nie zalicza się kosztów reprezentacji.

Tym samym, zdaniem organu, spotkanie organizowane poza lokalem przedsiębiorstwa, jako spełniające przesłanki uznania je za reprezentację, nie będą stanowiły kosztu uzyskania przychodów dla spółki. Natomiast wydatki ponoszone przez spółkę na drobny poczęstunek serwowany w trakcie spotkań biznesowych z kontrahentami w jej siedzibie mogą stanowić zgodnie z art. 15 ust. 1 updop koszty uzyskania przychodów.

Podatnik nie zgadzając się z przedstawioną argumentacją wniósł wezwanie do usunięcia naruszenia prawa. Minister Finansów stwierdził brak podstaw do zmiany ww. indywidualnej interpretacji.

Wobec powyższego podatnik złożył skargę do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach, który uznał skargę za niezasadną i poparł argumentację organów podatkowych.

Zdaniem Sądu (wyrok z 9 listopada 2010 r., sygn. akt I SA/Gl 648/10) przerzucanie akcentu na to, czy spotkania biznesowe poza siedzibą spółki mają charakter wystawny, czy nie, wykracza poza unormowania ustawowe (ustawodawca nie daje podatnikowi prawa do tak szerokiej interpretacji przepisu art. 16 ust. 1 pkt 28 updop). WSA podkreślił, że obowiązki podatkowe muszą wynikać wprost z przepisów, a nie z uznaniowego dokonywania kwalifikacji przez podatnika. W uzasadnieniu WSA wskazywał także, że aprobowanie poglądu, że o reprezentacji przesądza charakter spotkania (okazały, wytworny), prowadziłoby do zarysowania trudnego, a może nawet niemożliwego do rozwiązania problemu - co (przy zakupie usług gastronomicznych) będzie okazałe lub wystawne, a co nie. Czy o okazałości (wystawności) decyduje wielkość wydatkowanej jednorazowo kwoty pieniężnej, np. w stosunku do osiąganych przez podatnika obrotów, rodzaj usługi gastronomicznej (w tym rodzaj zamówionych potraw), czy też charakter spotkania, narodowość kontrahentów lub wielkość negocjowanej transakcji? A to wymagałoby określenia, jakie są standardy polskiej gościnności. Standardów takich nie ma.

Trudno też uznać za racjonalną sytuację, w której to organ podatkowy - bez określenia w ustawie dodatkowych kryteriów - będzie w toku prowadzonego postępowania decydował o tym, że w odniesieniu do konkretnego podatnika konkretne świadczenia gastronomiczne będą okazałe (wystawne) albo nie.

Kwestia zaliczania do kosztów wydatków na reprezentację jest jednym z najbardziej kontrowersyjnych zagadnień podatkowych. Wejście w życie od 1 stycznia 2007 r. nowych przepisów nie przyniosło oczekiwanej przez podatników zmiany podejścia organów podatkowych na bardziej biznesowe w zakresie wydatków związanych z organizacją spotkań biznesowych poza siedzibą podatnika połączonych z konsumpcją.

Izby skarbowe wydające interpretacje podatkowe w imieniu Ministra Finansów nie potrafią wypracować jednolitego stanowiska co do kwalifikowania wydatków firmowych ponoszonych na lunch, obiady bądź kolacje z kontrahentami w restauracjach. Jednego dnia wydatki na kolację biznesową można do kosztów zaliczyć, innego już nie. Świetnym przykładem jest Izba Skarbowa w Warszawie. Pod koniec sierpnia 2009 r. warszawska izba pozwoliła podatnikom zaliczać wydatki na kolacje do kosztów podatkowych. W styczniu 2010 r. Dyrektor tejże Izby Skarbowej zmienił zdanie i nie pozwala takich wydatków uznawać za koszty podatkowe firmy.

Stanowiska sądów administracyjnych także są w tym zakresie rozbieżne. Niekorzystną dla podatników linię orzeczniczą prezentują m.in. WSA w Warszawie (np. sygn. akt III SA/Wa 752/10), Gdańsku (np. sygn. akt I SA/Gd 407/10), Łodzi (np. sygn. akt I SA/Łd 738/10) i Poznaniu (np. sygn. akt I SA/Po 263/10).

Korzystne rozstrzygnięcia zaprezentowały np. WSA w Krakowie (sygn. akt I SA/Kr 620/10) i WSA w Bydgoszczy (sygn. akt I SA/Bd 382/10).

W przedmiotowej sprawie podatnik wspierał się właśnie argumentacją i wnioskami przyjętymi w ww. wyrokach WSA w Krakowie z 18 maja 2010 r. (sygn. akt I SA/Kr 620/10, LEX nr 599635) oraz WSA w Bydgoszczy z 1 czerwca 2010 r. (sygn. akt I SA/Bd 382/10, LEX nr 585946). Jednakże WSA w Gliwicach w komentowanym wyroku nie podzielił poglądu wyrażonego we wskazanych wyrokach sądów administracyjnych. Trudno nie zgodzić się z argumentacją przyjętą przez Sąd, że aby ocenić, które spotkania biznesowe mają charakter okazałości i wytworności, należałoby odwołać się do polskich standardów gościnności, których rzecz jasna nie ma. Z drugiej strony spotkanie w restauracji jest normalną praktyką przedsiębiorców i nie powinno być z góry traktowane jako przejaw reprezentacji. W dobie rozwoju społeczno-gospodarczego, w tym kultury biznesu, spotykanie się z kontrahentami w restauracjach jest już powszechnie przyjętym standardem. Omawiany wyrok wpisuje się w dotychczasową linię orzeczniczą warszawskiego sądu administracyjnego. W wielu wcześniejszych wyrokach WSA w Warszawie podzielał stanowisko organów podatkowych, które twierdziły, że wydatków na kolację, obiad, kawę, herbatę lub inne posiłki w lokalach poza siedzibą spółki nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.

Zdecydowana ocena zagadnienia jest trudna. Wydaje się, że wydatek na obiad z kontrahentem jest standardowym kosztem ponoszonym w celu uzyskania przychodu i powinien stanowić koszt podatkowy na zasadach ogólnych. W rozwiązaniu tego problemu pomogłaby zmiana przepisów ustaw podatkowych w tym zakresie lub przynajmniej interpretacja ogólna Ministra Finansów. I choć nadzieje na to, aby przepisy zmieniły się na korzyść podatników są minimalne, to podatnicy mieliby w końcu jasną sytuację podatkową lub chociaż jednolite stosowanie prawa, a to by zapobiegło fali sporów z organami podatkowymi.