Kalkulator ewidencji przebiegu pojazdu

Pracownicy używający prywatnych samochodów do celów służbowych, aby otrzymać zwrot ponoszonych z tego tytułu wydatków, mogą być zobligowani do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, na podstawie której dokonywane są ich rozliczenia z pracodawcą. Dotyczy to przypadków, gdy za zgodą tego pracodawcy wykorzystują oni swoje prywatne auta:
•    w jazdach lokalnych – jeżeli zwrot nie jest dokonywany w formie miesięcznego ryczałtu,
•    w podróży służbowej.

Zasadą jest, że środek transportu właściwy do odbycia takiej podróży, a także jego rodzaj i klasę, określa pracodawca. Na wniosek pracownika może on jednak wyrazić zgodę na przejazd w podróży służbowej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. 

Wówczas pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu, ustalonej przez pracodawcę. 

Tak wynika z przepisów § 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (tzw. rozporządzenie w sprawie podróży służbowych). Do celów wspomnianych rozliczeń stosują je także pracodawcy spoza sfery budżetowej.

Przepisy określają minimalne dane, które powinna zawierać ewidencja przebiegu pojazdu do celów wspomnianych rozliczeń. Są to:
•    nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu;
•    numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika;
•    opis trasy (skąd – dokąd);
•    kolejny numer wpisu;
•    data i cel wyjazdu;
•    liczba faktycznie przejechanych kilometrów;
•    stawka za 1 km przebiegu;
•    kwota wynikająca z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu;
•    podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Zwrot pracownikom kosztów związanych z używaniem prywatnych pojazdów w podróży służbowej może być dokonany jedynie do określonego limitu. Ustala się go każdorazowo na podstawie faktyczne przejechanej trasy oraz oficjalnie obowiązującej w tym zakresie stawki za 1 km przebiegu (tzw. „kilometrówka”). Jej wysokość zależy od pojemności skokowej silnika w samochodzie.

Aktualne stawki za 1 km przebiegu pojazdu zostały określone w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Ich wysokość została podana w tabeli.

Stawki kilometrówki

Zasadniczo przyznana pracownikowi stawka za jeden kilometr przebiegu nie może być wyższa niż określona w rozporządzeniu w sprawie zwrotu kosztów. Wymóg ten nie jest jednak bezwzględne obowiązujący i pracodawca może przyznać pracownikowi zwrot kosztów powyżej wspomnianych, określonych przepisami limitów. Jeżeli jednak dokona go w wyższych kwotach, to nadwyżka nie będzie dla niego stanowiła kosztów uzyskania przychodów (art. 23 ust. 1 pkt 36 lit. a i b ustawy o PIT oraz art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a i b ustawy o CIT). Podobnie brak ewidencji przebiegu pojazdu uniemożliwi pracodawcy potrącenie w kosztach podatkowych zwróconych pracownikowi kwot (art. 23 ust. 5 ustawy o PIT i art. 16 ust. 5 ustawy o CIT).

Kilometrówka ma również wpływ na sytuację podatkową pracowników. Należy bowiem zauważyć, że należności otrzymane przez pracownika z tytułu zwrotu kosztów poniesionych za używanie prywatnego samochodu prywatnego stanowią u niego przychód ze stosunku pracy. Jednakże przychód ten u pracownika, który odbył podróż służbową będzie wolny od podatku, jeśli nie przewyższy kwot określonych we wskazanym wcześniej rozporządzeniu (art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o PIT).

Kalkulator ewidencji przebiegu pojazdu oblicza wysokość kosztów podlegających zwrotowi za używanie prywatnego samochodu pracownika do celów służbowych. Odbywa się to na podstawie przejechanych w danym miesiącu kilometrów, z uwzględnieniem aktualnej stawki za 1 km przebiegu pojazdu, uzależnionej od jego rodzaju, a w przypadku samochodu osobowego – także od pojemności jego silnika. Dane te należy wpisać/wybrać przed dokonaniem obliczeń. Uzupełnienie pozostałych rubryk i wydrukowanie wypełnionego formularza ułatwi prowadzenie wspominanej ewidencji.