Pytanie: Były pracownik pierwszej spółki zwrócił się do mnie telefonicznie o wystawienie odpisu świadectwa pracy. Osoba ta była pracownikiem spółki w 1995 r. Od tego czasu firma zmieniła dwa razy nazwę, a jej prezes zmarł w 2005 r. Niektóre dokumenty z poprzednich lat z pierwszej spółki znajdują się w obecnej firmie, a część dokumentów jest w posiadaniu żony zmarłego prezesa. Nie ma natomiast w naszej firmie akt osobowych z 1995 r. Ja jestem pracownikiem nowej spółki. W związku z tym mam pytanie, czy mam obowiązek wystawić odpis świadectwa pracy? Jeżeli tak, na podstawie jakich dokumentów, skoro ich nie mam? Znalazłam jedynie pismo do naliczenia kapitału początkowego tego pracownika z tamtych lat. Co mam odpowiedzieć byłemu pracownikowi, jeżeli stawi się po odpis? Czy mam obowiązek przygotować dla niego pismo wyjaśniające? Jeżeli tak jak je sformułować?

Odpowiedź:

Nie ma regulacji prawnej, która stanowiłaby odpowiedź na Pani wątpliwości. Rozporządzenie w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania, stanowi tylko tyle, że kopię świadectwa pracy przechowuje się w aktach osobowych pracownika. W uzasadnionych przypadkach pracodawca wydaje odpis świadectwa pracy pracownikowi albo osobie upoważnionej.

Nie ma natomiast regulacji odnośnie kwestii:

jak ma wyglądać odpis świadectwa pracy (wzór dokumentu), ani
jak ma postąpić pracownik działu personalnego, jeżeli w aktach osobowych, które zastał po przyjęciu do pracy nie ma kopii świadectwa pracy, a pracownik wystąpił o wydanie odpisu świadectwa pracy.

W związku z powyższym, skoro nie ma Pani kopii świadectwa pracy - nie ma Pani możliwości sporządzenia odpisu tego dokumentu. I o tym może Pani poinformować pracownika.

Brak odpisu świadectwa pracy, jeżeli swój oryginał pracownik zgubił lub dokument ten uległ zniszczeniu bez jego winy (np. w wyniku kradzieży w domu, pożaru lub tp.) - na pewno utrudni pracownikowi dochodzenie świadczeń np. emerytalno - rentowych. Ale mu tego nie uniemożliwi.

Zgodnie, bowiem z prawem cywilnym i utrwalonym orzecznictwem sądów pracy świadectwo pracy jest dokumentem prywatnym, a więc stanowi dowód tylko tego, że osoba, która go podpisała, złożyła oświadczenie zawarte w dokumencie.

Z tego względu, okoliczności, jakie są zazwyczaj zawarte w świadectwie pracy w tym dokumencie potwierdzone przez pracodawcę podlegają weryfikacji zarówno w postępowaniu sądowym, jak i w postępowaniu przed organem rentowym.

- § 4 rozporządzenia Ministerstw Pracy i Polityki Społecznej z 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania. (Dz.U. nr 60, poz. 282, z późn. zm.),
- art. 245 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz.U. z 1964 r. nr 16, poz. 93 z późn. zm.),
- wyrok sądu apelacyjnego w Warszawie z dnia 25 listopada 1997 r.(III AUa 897/97, Apel.-W-wa 1998/1/4).

Tekst opublikowany:

31 stycznia 2011 r.

Autor: Monika Frączek

Prawnik, autorka opracowań z zakresu prawa pracy. Od 1998 r. była głównym specjalistą w Departamencie Prawa Pracy, w Ministerstwie Pracy i Polityki Od 2003 r. pracowała w Wydziale Legislacji Departamentu Prawa Pracy. Uczestniczyła w pracach legislacyjnych w MPiPS i Parlamencie. Absolwentka Podyplomowego Studium Zbiorowych Stosunków Pracy i Zasobów Ludzkich, w Instytucie Socjologii Uniwersytetu Warszawskiego. Uczestnik Podyplomowego Studium Zagadnień Legislacyjnych prowadzonego na Uniwersytecie Warszawskim. Od wielu lat specjalizuje się w praktycznych zagadnieniach prawa pracy. Autorka opracowań z zakresu prawa pracy kierowanych do pracowników kadr i działów personalnych, a także osób zarządzających. Obecnie prowadzi swoją firmę doradczą oraz prowadzi szkolenia z tematyki prawa pracy dla działów kadr, osób zarządzających oraz związków zawodowych, w szczególności z czasu pracy, dokumentacji pracowniczej, zgodnego z prawem zatrudniania i zwalniania pracowników, podnoszenia kwalifikacji zawodowych uprawnień rodzicielskich, problematyki pracy tymczasowej.