Jakie konsekwencje powoduje zmniejszenie etatów pracownikom?

1. Porozumienie stron

Najprostszym, a zarazem najmniej kłopotliwym dla pracodawcy rozwiązaniem przedstawionego problemu jest zastosowanie porozumienia stron. Takie porozumienie powinno być (do celów dowodowych) zawarte na piśmie oraz podpisane przez pracodawcę i pracownika, co oznacza, że pracownik musi wyrazić zgodę na zawarcie porozumienia, w wyniku którego nastąpi zmniejszenie wymiaru czasu pracy. Zaletą takiego sposobu zmiany postanowień umowy jest uniknięcie zachowania ustawowych terminów wypowiedzenia, jak również fakt minimalizacji sporów sądowych z pracownikiem. W treści porozumienia strony powinny określić co najmniej nowe warunki pracy, czyli wskazać nowy wymiar czasu pracy, a w konsekwencji warunki wynagrodzenia.

Jeżeli jednak pracownik nie będzie chciał zawrzeć takiego porozumienia, to pracodawca ma możliwość zmniejszenia etatu poprzez wypowiedzenie warunków pracy i płacy.

2. Wypowiedzenie zmieniające

Wypowiedzenie zmieniające powinno być złożone na piśmie, ze wskazaniem przyczyny wypowiedzenia, która powinna być rzeczywista i konkretna. W piśmie wypowiadającym należy wskazać proponowane, nowe warunki pracy, a dodatkowo należy zawrzeć pouczenie o prawie i terminie (7-dniowym) odwołania do sądu pracy. Wypowiedzenie umowy o pracę wywołuje skutek z dniem, w którym pracownik potwierdził podpisem możliwość zapoznania się z jego treścią bądź też odebrał przesyłkę pocztową z treścią wypowiedzenia. Nowe warunki pracy i płacy mają zaś zastosowanie po upływie okresu wypowiedzenia, który z kolei jest uzależniony od stażu pracownika u danego pracodawcy.

Okres wypowiedzenia wynosi zatem:

            1)         2 tygodnie, jeżeli pracownik był zatrudniony krócej niż 6 miesięcy,

            2)         1 miesiąc, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 6 miesięcy,

            3)         3 miesiące, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 3 lata.

Odnosząc te terminy do stanu faktycznego pytania: pracownik z 10-letnim stażem ma 3-miesięczny okres wypowiedzenia; pracownik z 2-letnim oraz 6-miesięcznym stażem – 1-miesięczny okres wypowiedzenia. Takie wypowiedzenie zmieniające powinno być również uzasadnione, czyli wskazywać przyczynę zmiany (a ta z kolei powinna być prawdziwa i konkretna).

W razie odmowy przyjęcia przez pracownika zaproponowanych (nowych) warunków pracy i płacy umowa o pracę ulega rozwiązaniu po upływie okresu wypowiedzenia. Kodeks pracy precyzuje, że pracownik ma czas na odmowę przyjęcia zaproponowanych warunków do połowy okresu wypowiedzenia (jeżeli okres wypowiedzenia wynosi 3 miesiące, to do końca miesiąca i jeszcze 2 tygodni), o ile zostanie o tym uprawnieniu pouczony w piśmie wypowiadającym umowę. W razie braku takiego pouczenia pracownik zachowuje prawo do odmowy przyjęcia nowych warunków, do końca okresu wypowiedzenia.

Oznacza to, że zmiana warunków pracy zostanie wprowadzona w życie, jeżeli pracownik wyrazi zgodę na nowe warunki pracy. W razie braku zgody pracownika wypowiedzenie zmieniające przekształca się w wypowiedzenie definitywne i umowa ulega rozwiązaniu.

3. Urlop wypoczynkowy

Zmiana wymiaru czasu pracy powoduje również zmianę wymiaru urlop wypoczynkowego. W takim przypadku oddzielnie należy obliczyć wymiar urlopu przed zmianą, a następnie wymiar urlopu po zmianie. Wprawdzie wprost nie wynika to z przepisów, ale do obliczeń należy stosować instytucję urlopu proporcjonalnego. Przy obliczeniach należy uwzględnić zasadę, że niepełny miesiąc pracy zaokrągla się w górę do pełnego, niepełny dzień urlopu również zaokrągla się w górę do pełnego dnia, wymiar urlopu w danym roku nie może zaś przekroczyć kodeksowego wymiaru (tj. 20 bądź 26 dni).

4. Obowiązki płatnika składek

Zmieniając etat, pracodawca powinien pamiętać o zmianie w comiesięcznym raporcie ZUS RCA. W raporcie tym należy bowiem uwzględnić zmianę etatu, wykazując nowy wymiar czasu pracy w części III B, pkt 03 (wymiar czasu pracy).

5. Podstawa zasiłku chorobowego po zmianie etatu

Zmiana etatu wpływa też na podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego czy też zasiłku chorobowego. Jeżeli bowiem zmiana etatu nastąpiła w miesiącu, w którym powstała niezdolność do pracy, albo w 12 miesiącach poprzedzających, to podstawę wymiaru stanowi wynagrodzenie ustalone dla nowego wymiaru czasu pracy. Zmiana zaś etatu, która nastąpiła podczas choroby pracownika, pozostaje bez wpływu na wysokość wynagrodzenia, które pobierze za czas tej choroby.