Upewnij się, czy zeskanowany dokument może być podstawą zaliczenia wydatków do kosztów

Podatnik ma prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki udokumentowane w formie zeskanowanych dokumentów i faktur, a także w formie dokumentów otrzymywanych od kontrahentów w formie elektronicznej, które będą przechowywane w systemie informatycznym, wdrożonym przez spółkę – potwierdził organ podatkowy.

Spółka prowadząca globalnie działalność gospodarczą w zakresie usług logistycznych wniosła o interpretację indywidualną w związku z planowaną zmianą systemu przechowywania faktur, not księgowych i innych dokumentów księgowych, potwierdzających poniesienie kosztów.

Wątpliwości dotyczyły tego, czy spółka będzie miała prawo do zaliczenia wspomnianych kosztów do kosztów uzyskania przychodu, jeśli będą one przechowywane w formie elektronicznej do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W ramach prowadzonej działalności gospodarczej podatnik otrzymuje od swoich kontrahentów faktury zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej. Dokumenty w formie papierowej są przechowywane i odpowiednio archiwizowane, co wiąże się z wysokimi kosztami ponoszonymi przez Spółkę. W celu minimalizacji kosztów przechowywania dokumentów księgowych, przedsiębiorstwo rozważa zmianę sposobu ich archiwizowania z formy papierowej na formę elektroniczną, która polega na przechowaniu zeskanowanych dokumentów w postaci plików elektronicznych. Usługę takiej archiwizacji dokumentów wykonywać będzie dla spółki podmiot trzeci, zwany dalej „usługodawcą”.

Zeskanowane dokumenty będą przesyłane do usługodawcy za pośrednictwem poczty elektronicznej, które zostaną wprowadzone do systemu spółki zgodnie z przyjętymi regulacjami i procedurami. Wraz z informacjami dotyczącymi wysokości poniesionego kosztu, wprowadzone do systemu zostaną również kluczowe dane zawarte na fakturze, np. nazwa kontrahenta, numer faktury, data sprzedaży, data dokumentu itd. Dalej odpowiednie osoby z działu finansowego Spółki dokonywać będą weryfikacji prawidłowości danych oraz przyporządkują do odpowiedniej pozycji kosztów podatkowych.

Pracownicy Spółki odpowiedzialni będą także za ostateczne zatwierdzenie dekretacji dokumentu w systemie SAP. Zeskanowane dokumenty będą przechowywane w formacie PDF, każdemu z nim zostanie przyporządkowany odpowiedni numer – numer ten będzie odpowiadał numerowi transakcji ujętej w systemie SAP. Serwery, na których przechowywane będą dane, zlokalizowane będą za granicą i według najlepszej wiedzy Spółki będą odpowiednio chronione i zabezpieczone.

Dostęp do zeskanowanych dokumentów możliwy będzie poprzez system SAP w postaci załączników do każdej transakcji, ujętej w systemie. Stosowane procedury i zasady przechowania danych uniemożliwią ewentualną zmianę i modyfikację danych zawartych na fakturze bądź paragonie, a zeskanowany dokument zapewni czytelność danych.

Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach stwierdził, że sposób przechowywania dokumentów księgowych nie ma wpływu na prawo do zaliczenia poniesionych kosztów do kosztów uzyskania przychodów.

Organ podatkowy wspomniał w komentowanej interpretacji, że przepisy ustawy CIT i ustawy o rachunkowości nie zawierają szczegółowych przepisów dotyczących sposobu przechowania dokumentów księgowych. Warto pamiętać, że zgodnie z Ordynacją podatkową jako dowód księgowy należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.

Zatem, zdaniem Organu, dokumenty źródłowe stanowiące podstawę do zapisów w księgach rachunkowych można przechowywać w dowolnej formie pod warunkiem, że będą mogły stanowić czytelny i integralny dowód zaistnienia zdarzenia gospodarczego. Warto dodać, że stanowisko to potwierdzają również poniższe przykładowe interpretacja indywidualne:  dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 19 października 2015 r., nr IBPB-1-3/4510-271/15/PC, dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji z 30 października 2012 r., nr IBPBI/2/423-953/12/PC, dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji z 22 lutego 2012 r., nr ILPB4/423-46/11/4-MC, dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji z 25 września 2013r., sygn. IPPB5/423-490/13-2/IŚ.

Polecamy też:

• Sprawdź, czy zakup łyżworolek pozwoli na korzyści podatkowe
• Kiedy wydatki na naukę języka obcego zaliczysz do kosztów