3 najczęstsze błędy w przygotowaniu plików JPK_KR – pokażemy Ci, jak ich unikać

Problem: Na co zwrócić uwagę, aby bezbłędnie przygotować JPK_KR na żądanie organów podatkowych?

Rozwiązanie: Przedsiębiorcy powinni mieć świadomość, że znaczna część danych ewidencjonowana po 1 lipca 2018 r. w systemach finansowo-księgowych może być przekazana do organów podatkowych. Dlatego też warto zadbać, by dane te były wprowadzane rzetelnie tj. zgodnie ze stanem faktycznym oraz na tyle czytelnym by nie budzić wątpliwości po stronie organów, które będą weryfikowały je w przyszłości w postaci JPK. Drugą kwestią pozostaje zaś przygotowanie poprawnego pod kątem technicznym pliku JPK. Poniżej omówimy problemy związane ze strukturą JPK_KR i wyjaśnimy, jak unikać nieprawidłowości z tym związanych

Wiele systemów finansowo-księgowych nie posiada wciąż dedykowanych pól bądź walidacji odpowiadającym wszystkim polom obowiązkowym w plikach JPK, co w konsekwencji skutkuje brakiem wypełnienia tego pola w strukturze JPK, a tym samym brakiem poprawności technicznej przygotowanego pliku JPK. W przypadku struktury JPK_KR problem ten pojawia się najczęściej w przypadku pola „OpisDziennika” ponieważ systemy nie posiadają dedykowanych pól na wprowadzenie opisu dziennika.

<tns:OpisDziennika></tns:OpisDziennika>

Dlatego też wskazane jest wyodrębnienie w ramach księgi rachunkowej kilku dzienników – najczęściej liczba ta waha się między liczbą 10-15 np. raport kasowy, faktury, dokumenty magazynowe. W wielu przypadkach nazwy dzienników powiązane są z numerami kont, na które księgowane są dane zdarzenia gospodarcze np.

<tns:OpisDziennika>faktury</tns:OpisDziennika>

Informacje, które raportowane są w plikach JPK powinny być jasne i czytelne, tak by nie budziły wątpliwości po stronie organów podatkowych. Jak pokazują doświadczenia zdarza się, że pliki generowane przez przedsiębiorców zawierają uproszczenia m.in. poprzez stosowanie np. tego samego opisu w polach „OpisKonta’, „OpisZespolu” oraz „OpisKategorii’.

Równie częstym problemem jest stosowanie opisów bazujących na wewnętrznych standardach przedsiębiorstw, często w języku obcym bądź opisów bardzo ogólnych, które nie są czytelne dla organów podatkowych. Szczególnie często problem ten pojawia się w przypadku pola „OpisOperacji” oraz „RodzajDowodu” np.

<tns:RodzajDowodu>RK</tns:RodzajDowodu>

Systemy zawierają listy rodzajów dowodów księgowych – często wprowadzane są skróty dwuliterowe bądź wartości w języku obcym, dlatego też warto w systemie dokonać zmian tych wartości na czytelne lub przygotować macierz pośrednią, która zawierała będzie skrócony/ anglojęzyczny opis wraz z szczegółowym opisem w języku polskim, który będzie zasilał generowany plik JPK_KR np.

<tns:RodzajDowodu>Raport kasowy</tns:RodzajDowodu>

Przedsiębiorcy, przygotowując plik JPK_KR, muszą wskazać każdorazowo trzy daty: Datę Operacji, Datę Księgowania i Datę Dowodu Księgowego. Ze względu na fakt, że daty te są przechowywane najczęściej w różnych tabelach systemowych przez producentów dokonywane są uproszczenia poprzez stosowanie kilkukrotnie tej samej daty bądź mapowania danych z innej daty. W konsekwencji dochodzi np. do sytuacji w której wartość w polu „DataKsiegowania” jest wcześniejsza niż wartość w polu „DataDowodu” np.

<tns:DataOperacji>2018-07-01</tns:DataOperacji>

<tns:DataDowodu>2018-07-01</tns:DataDowodu>

<tns:DataKsiegowania>2018-06-25</tns:DataKsiegowania>

Dlatego też po wygenerowaniu pliku JPK_KR warto zweryfikować manualnie, czy daty wskazywane w pliku JPK odzwierciedlają rzeczywiste daty zawarcia danej transakcji gospodarczej.