Poznaj 4 wskazówki w jaki sposób potwierdzać godziny wykonania zlecenia

Przy umowie zlecenia i umowie o świadczenie usług, wykonywanych przez przyjmującego zlecenie lub świadczącego usługi, wysokość wynagrodzenia powinna być ustalona w umowie w taki sposób, aby wysokość wynagrodzenia za każdą godzinę wykonania zlecenia lub świadczenia usług nie była niższa niż wysokość minimalnej stawki godzinowej. Mówi o tym art. 8a ust. 1 ustawy z 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę; tekst jedn.: Dz.U. z 2020 r. poz. 2207)

 Jak dokumentować i potwierdzać liczbę godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług – 4 najważniejsze zasady

Nie trzeba prowadzić ewidencji godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usługi do:

Przez dobę, o której mowa w pkt 3, 4 i 5, należy rozumieć 24 kolejne godziny, poczynając od godziny, w której następuje rozpoczęcie świadczenia usług.

Przez wynagrodzenie prowizyjne, o którym mowa w 1 pkt 1, należy rozumieć wynagrodzenie uzależnione od wyników:

• uzyskanych przez przyjmującego zlecenie lub świadczącego usługi w ramach wykonania zlecenia lub świadczenia usług lub
• działalności przedsiębiorcy albo innej jednostki organizacyjnej, na rzecz których jest wykonywane zlecenie lub są świadczone usługi

- takich jak liczba zawartych umów, wartość zawartych umów, sprzedaż, obrót, pozyskane zlecenia, wykonane usługi lub uzyskane należności.

Przypadki, w których nie trzeba prowadzić ewidencji (dokumentacji) godzin wykonania umowy zlecenia lub świadczenia usługi, wymieniono w art. 8d ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę.

W celu sprawdzania, czy została zapewniona stawka godzinowa na minimalnym poziomie, trzeba prowadzić rejestr przepracowanego czasu.

Zasady ustalania liczby godzin wykonania zlecenia powinny być wpisane do umowy zawartej przez strony co wynika z art. 8b ust. 1 ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę.

Jednak ustawodawca nie skonkretyzował jak ma to wyglądać w praktyce czyli jak mają być ustalane te godziny. Pozostawiono tę kwestię do uzgodnienia między stronami.

Do celów dowodowych najlepiej, aby była to forma pisemna (papierowa). Może to być zestawienie, rejestr, ewidencja itp., sporządzona w sposób bardziej lub mniej szczegółowy. Istotne jest to by na podstawie zliczonych godzin dało się skalkulować wysokość stawki godzinowej dla potrzeb porównania jej z kwotą minimalną 13 zł. Ewidencja godzin pozwoli więc naliczyć wynagrodzenie. Inaczej nie można byłoby zweryfikować czy zostało ono wypłacone z uwzględnieniem ustawowej stawki, szczególnie przy wynagrodzeniu zryczałtowanym kwotowym.

Godziny można potwierdzać np.:

- składając oświadczenie o łącznej liczbie godzin wykonania zlecenia w okresie trwania całej umowy zawartej na okres krótszy niż jeden miesiąc (np. umowa zlecenia na dwa tygodnie; oświadczenie o liczbie zrealizowanych godzin w tym czasie) lub w danym miesiącu przed wypłatą wynagrodzenia, przy umowach na okres dłuższy niż jeden miesiąc,

- wypełniając tabelę uwzględniającą wszystkie dni miesiąca i zaznaczeniem w jakie dni i przez ile godzin praca była wykonywana,

- w przypadku gdy miejsce wykonywania zlecenia znajduje się w siedzibie zleceniodawcy można odhaczać obecność wykonawcy w danym dniu poprzez zapis godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy nad zleceniem,

- liczba godzin może być również wpisana do rachunku, który zleceniobiorca wystawia do rozliczenia.

Generalnie, trzeba też pamiętać, że skoro przy umowach długoterminowych (na okres dłuższy niż jeden miesiąc) wynagrodzenie wynikające ze stawki minimalnej ma być dokonywane co najmniej raz w miesiącu, to rejestr godzin musi się odnosić do okresów nie dłuższych niż miesięczne.

Przykładowy wzór ewidencji godzin wykonywania zlecenia w danym miesiącu

Ustawa o minimalnym wynagrodzeniu za pracę stanowi, że w każdej umowie strony powinny określić sposób potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia/świadczenia usług. Jednak przewiduje co zrobić, gdy takich ustaleń w umowie zabraknie. Wtedy, przyjmujący zlecenie lub świadczący usługi przedkłada w formie pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej informację o liczbie godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług, w terminie poprzedzającym termin wypłaty wynagrodzenia.

Wymienione trzy formy dla czynności prawnej określa Kodeks cywilny.

Dla zachowania formy elektronicznej konieczne jest opatrzenie oświadczenia woli bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej (art. 78¹ kc).

Do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarczy złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie (art. 77² kc).

W praktyce oznacza to, że czynność w tej formie zostanie dokonana np. poprzez wysłanie potwierdzenia liczby godzin pocztą elektroniczną (e-mail z adresu zawierającego imię i nazwisko osoby składającej oświadczenie woli) lub w treści wiadomości sms również z imieniem i nazwiskiem nadawcy.

Jeżeli umowa nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej, przedsiębiorca albo inna jednostka organizacyjna, przed rozpoczęciem wykonania zlecenia/świadczenia usług, potwierdza zleceniobiorcy w formie pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej ustalenia co do sposobu potwierdzania liczby godzin.