Zniesienie obowiązku ustalania regulaminu pracy, wynagradzania i ZFŚS. Co z dotychczasowymi regulaminami

Dotychczas wydane regulaminy pracy i wynagradzania obowiązują do dnia ich uchylenia, natomiast regulamin ZFŚS traci moc wraz z postanowieniem o rezygnacji z tworzenia funduszu, o ile zostały rozdysponowane wszystkie środki przeznaczone na cele socjalne.  

Od 1 stycznia 2017 r. obowiązek tworzenia regulaminu wynagradzania i regulaminu pracy dotyczy pracodawców zatrudniających co najmniej 50 pracowników nieobjętych zakładowym ani ponadzakładowym układem zbiorowym pracy.

Poza regulacją zawartą w art. 77² § 3 Kodeksu pracy – dalej kp, w którym mowa, że regulamin wynagradzania obowiązuje do czasu objęcia pracowników zakładowym układem zbiorowym pracy lub ponadzakładowym układem zbiorowym pracy, przepisy nie przewidują procedury zniesienia wprowadzonego regulaminu pracy i regulaminu wynagradzania.

Przyjmuje się zatem, że uchylenie obu regulaminów jest możliwe w przypadku zmniejszenia stanu zatrudnienia do poziomu niepowodującego konieczności ich wydawania i przy zachowaniu trybu wskazanego w Kodeksie pracy dla ustalania tych regulaminów.

W związku z tym, pracodawca, u którego działa organizacja związkowa może podjąć decyzję o uchyleniu regulaminu wynagradzania jedynie w porozumieniu ze związkami zawodowymi. Ponadto, jeżeli w wyniku zniesienia regulaminu nastąpią niekorzystne zmiany w zasadach wynagradzania pracowników lub przysługujących im świadczeń związanych z pracą, wystąpi konieczność wręczenia zatrudnionym wypowiedzeń zmieniających.

W odniesieniu do regulaminu pracy przepisy nie są już tak rygorystyczne. Przewidują bowiem możliwość podjęcia przez pracodawcę samodzielnej decyzji o jego uchyleniu, nawet w przypadku nieuzyskania zgody zakładowej organizacji związkowej.

Należy również pamiętać, że stosując analogię do zasad wprowadzania regulaminów, informacja o ich zniesieniu powinna zostać podana do wiadomości pracowników z 2 tygodniowym wyprzedzeniem i w sposób przyjęty w danej firmie.

Co warte podkreślenia, zgodnie z art. 150 kp, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest zobowiązany do ustalenia regulaminu pracy, systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe ustala w obwieszczeniu. Nadto, stosownie do art. 29 § 3 kp, pracodawca informuje pracownika na piśmie, nie później niż w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę, o:

1. obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,
2. częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę,
3. wymiarze przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego,
4. obowiązującej pracownika długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę,
5. układzie zbiorowym pracy, którym pracownik jest objęty,

a jeżeli pracodawca nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy – dodatkowo o porze nocnej, miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia oraz przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy. Poinformowanie pracownika o jego warunkach zatrudnienia może nastąpić przez pisemne wskazanie odpowiednich przepisów prawa pracy.

Powinny bowiem zawierać wszystkie te informacje, które mogłyby znaleźć się w regulaminie, czyli – poza wskazaniem podstawowych danych dotyczących wynagrodzenia i jego składników – również zasady przyznawania i pomniejszania poszczególnych elementów płacy (w tym premii) i innych świadczeń związanych z pracą.

RADA EKSPERTA: Moim zadaniem, warto zatem rozważyć opcję nie uchylania regulaminów wewnątrzzakładowych, ponieważ obowiązki pracodawców, u których te regulaminy nie funkcjonują mogą się okazać bardzo uciążliwe.   

Co się zaś tyczy zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, to bezwzględny obowiązek jego tworzenia nadal dotyczy podmiotów sektora finansów publicznych.

Co do zasady, są nim objęci również pracodawcy sektora prywatnego zatrudniający na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, jednak – po spełnieniu warunków wskazanych w art. 4 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych – mogą się od tego obowiązku uwolnić.

Mogą oni postanowić o nietworzeniu ZFŚS lub dowolnie kształtować wysokość odpisów, jeżeli stosowne postanowienia zostaną zawarte w:

• układzie zbiorowym pracy o ile są objęci takim układem (przy zachowaniu procedur dotyczących zmiany układu wskazanych w art. 241⁹, 241¹¹ i 241¹² k.p.),
• w regulaminie wynagradzania.