Kalkulator ewidencji przebiegu pojazdu

Dodano: 17 stycznia 2023
Za pomocą tego kalkulatora obliczysz wysokość kosztów podlegających zwrotowi za używanie prywatnego samochodu pracownika do celów służbowych na podstawie liczby przejechanych kilometrów.

Pracownicy używający prywatnych samochodów do celów służbowych, aby otrzymać zwrot ponoszonych z tego tytułu wydatków, mogą być zobligowani do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, na podstawie której dokonywane są ich rozliczenia z pracodawcą. Dotyczy to przypadków, gdy za zgodą tego pracodawcy wykorzystują oni swoje prywatne auta:
•    w jazdach lokalnych – jeżeli zwrot nie jest dokonywany w formie miesięcznego ryczałtu,
•    w podróży służbowej.

Z podróżą służbową mamy do czynienia wtedy, gdy pracownik wyjeżdża poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy bądź jego stałe miejsce pracy w celu wykonania zadania służbowego.

Przy czym zasadą jest, że środek transportu właściwy do odbycia takiej podróży, a także jego rodzaj i klasę, określa pracodawca. Na wniosek pracownika może on jednak wyrazić zgodę na przejazd w podróży służbowej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. Wówczas pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu, ustalonej przez pracodawcę. Tak wynika z przepisów § 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (tzw. rozporządzenie w sprawie podróży służbowych). Do celów wspomnianych rozliczeń stosują je także pracodawcy spoza sfery budżetowej.

Co powinna zawierać ewidencja przebiegu pojazdu

Przepisy określają minimalne dane, które powinna zawierać ewidencja przebiegu pojazdu do celów wspomnianych rozliczeń. Są to:
•    nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu;
•    numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika;
•    opis trasy (skąd – dokąd);
•    kolejny numer wpisu;
•    data i cel wyjazdu;
•    liczba faktycznie przejechanych kilometrów;
•    stawka za 1 km przebiegu;
•    kwota wynikająca z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu;
•    podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Stawki za 1 km przebiegu pojazdu

Zwrot pracownikom kosztów związanych z używaniem prywatnych pojazdów w podróży służbowej może być dokonany jedynie do określonego limitu. Ustala się go każdorazowo na podstawie faktyczne przejechanej trasy oraz oficjalnie obowiązującej w tym zakresie stawki za 1 km przebiegu (tzw. „kilometrówka”). Jej wysokość zależy od pojemności skokowej silnika w samochodzie.

Aktualne stawki za 1 km przebiegu pojazdu zostały określone w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Ich wysokość została podana w tabeli.

Stawki kilometrówki

Koszty używania pojazdów do celów służbowych pokrywa pracodawca według stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, które nie mogą być wyższe niż:

1) dla samochodu osobowego:

a) o pojemności skokowej silnika do 900 cm3:

0,89 zł

b) o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3:

1,15 zł

2) dla motocykla:

0,69 zł

3) dla motoroweru:

0,42 zł

Zasadniczo przyznana pracownikowi stawka za jeden kilometr przebiegu nie może być wyższa niż określona w rozporządzeniu w sprawie zwrotu kosztów. Wymóg ten nie jest jednak bezwzględne obowiązujący i pracodawca może przyznać pracownikowi zwrot kosztów powyżej wspomnianych, określonych przepisami limitów. Jeżeli jednak dokona go w wyższych kwotach, to nadwyżka nie będzie dla niego stanowiła kosztów uzyskania przychodów (art. 23 ust. 1 pkt 36 lit. a i b ustawy o PIT oraz art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a i b ustawy o CIT). Podobnie brak ewidencji przebiegu pojazdu uniemożliwi pracodawcy potrącenie w kosztach podatkowych zwróconych pracownikowi kwot (art. 23 ust. 5 ustawy o PIT i art. 16 ust. 5 ustawy o CIT).

Ewidencja przebiegu pojazdu a PIT u pracownika

Kilometrówka ma również wpływ na sytuację podatkową pracowników. Należy bowiem zauważyć, że należności otrzymane przez pracownika z tytułu zwrotu kosztów poniesionych za używanie prywatnego samochodu prywatnego stanowią u niego przychód ze stosunku pracy. Jednakże przychód ten u pracownika, który odbył podróż służbową będzie wolny od podatku, jeśli nie przewyższy kwot określonych we wskazanym wcześniej rozporządzeniu (art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o PIT).

Jak korzystać z kalkulatora ewidencji przebiegu pojazdu

Kalkulator ewidencji przebiegu pojazdu oblicza wysokość kosztów podlegających zwrotowi za używanie prywatnego samochodu pracownika do celów służbowych. Odbywa się to na podstawie przejechanych w danym miesiącu kilometrów, z uwzględnieniem aktualnej stawki za 1 km przebiegu pojazdu, uzależnionej od jego rodzaju, a w przypadku samochodu osobowego – także od pojemności jego silnika. Dane te należy wpisać/wybrać przed dokonaniem obliczeń. Uzupełnienie pozostałych rubryk i wydrukowanie wypełnionego formularza ułatwi prowadzenie wspominanej ewidencji. 

PrzykładNa wniosek pracownika pracodawca wyraził zgodę na przejazd pracownika w podróży służbowej samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy, o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3. Pracodawca ustalił stawkę za 1 kilometr przebiegu pojazdu w maksymalnej wysokości określonej rozporządzeniu w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, czyli w kwocie 1,15 zł. Z ewidencji przebiegu pojazdu wynika, iż w ramach wspomnianej podróży służbowej pracownik przejechał 87 km. W związku z tym, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości 100,05 zł, zgodnie z obliczeniem: 1,15 zł × 87 km = 100,05 zł. Pracodawca ustalił stawkę za 1 km przebiegu pojazdu, dla przejazdów samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy, o pojemności skokowej silnika do 900 cm3, w wysokości 1 zł, czyli o 0,11 zł wyższą od stawki maksymalnej, wynoszącej 0,89 zł, określonej w rozporządzeniu w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. W związku z odbytą przez pracownika podróżą służbową, z wykorzystaniem samochodu pracownika o wspomnianej pojemności skokowej silnika, odnotowano w ewidencji przebieg pojazdu wynoszący 165 km. Zatem pracodawca był zobowiązany zwrócić pracownikowi koszty przejazdu, z zastosowaniem ustalonej przez siebie stawki za 1 km przebiegu, w kwocie 165 zł, co wynika z obliczenia: 1 zł × 165 km = 165 zł.   
Kwota zwrotu kosztów przekroczyła kwotę maksymalną wynikającą ze stawki 0,89 zł za 1 km przebiegu o 18,15 zł, zgodnie z następującymi obliczeniami:
  • 0,89 zł × 165 km = 146,85 zł;
  • 165 zł - 146,85 zł = 18,15 zł.
W związku z powyższym, kwoty 18,15 zł nie można uwzględnić w kosztach uzyskania przychodów pracodawcy.

Nie ma jeszcze komentarzy do tego dokumentu.
Zaloguj się aby dodać komentarz