Rozliczenie i księgowanie wypłaty zaliczki na podróż zagraniczną pracownika

Podstawową zasadą wskazaną w Kodeksie pracy jest nieprzerzucanie kosztów działalności pracodawcy na pracownika. Stanowi o tym art. 775 Kodeksu pracy.

Jeżeli pracownik wykonuje na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy, to przysługują mu należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Pracodawca może zasady rozliczeń z pracownikiem - spoza sfery budżetowej - z tytułu wyjazdów służbowych zawrzeć w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę. W przypadku, gdy nie jest on objęty układem zbiorowym lub nie musi ustalać regulaminu wynagradzania, to jest zobowiązany stosować przepisy określone w rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167).

Pracodawca jest zobowiązany do przekazania pracownikowi na niezbędne koszty służbowej podróży zagranicznej zaliczki w walucie obcej, w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów. Zaliczka ta może zostać wypłacona w złotówkach, pod warunkiem, że pracownik wyrazi na to zgodę. Natomiast rozliczenie kosztów podróży zagranicznej następuje w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej, według średniego kursu z dnia jej wypłacenia. Wynika to z § 20 rozporządzenia.

Jeśli pracownik wyraził zgodę i pracodawca wypłacił mu zaliczkę na przewidywane koszty zagranicznej podróży służbowej w złotówkach, to wówczas do przeliczenia przekazanej kwoty w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej stosuje się średni kursu danej waluty ogłoszony przez NBP z dnia jej wypłaty. Wynika to z § 20 ust. 2 rozporządzenia. Kurs ten nie ma jednak zastosowania do wyceny kosztów podróży służbowej dla celów bilansowych i podatku dochodowego.

Wypłaconą pracownikowi w złotówkach zaliczkę na przewidywane koszty zagranicznej podróży służbowej w księgach rachunkowych ujmujemy zapisem:

• Wn „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” - Konto imienne pracownika
• Ma „Rachunek bieżący" lub konto „Kasa".

Zatem prawidłowo do rozliczenia z pracownikiem przyjęliście Państwo kurs z dnia wypłaty zaliczki. Tu jednak musiały wystąpić dodatkowe opłaty, które poniósł pracownik.

Wskazana różnica wynosi 333,56 zł i biorąc pod uwagę zapisy Kodeksu pracy, moim zdaniem, powinna być pracownikowi zwrócona, jako inne koszty związane z podróżą służbową. Są to zapewne opłaty manipulacyjne pobrane przez bank i zapewne przez biuro sprzedające bilety.

Pracownik powinien do wyciągu (dokument potwierdzający poniesienie kosztu)  dołączyć oświadczenie, że całkowity koszt wynosił 4020,37 zł i wyjaśnić, z czego on wynika.  

Pamiętajmy, że zgodnie z § 4. 1 rozporządzenia pracownikowi, który w czasie podróży krajowej lub podróży zagranicznej poniósł inne niezbędne wydatki związane z tą podróżą, określone lub uznane przez pracodawcę, zwraca się je w udokumentowanej wysokości. Wydatki te obejmują:

• opłaty za bagaż,
• przejazd drogami płatnymi i autostradami,
• postój w strefie płatnego parkowania,
• miejsca parkingowe
• inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży krajowej lub podróży zagranicznej.

Opłaty manipulacyjne itp. to właśnie inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży.

W przyszłości najwygodniej dokonać z konta jednostki zapłaty za zakupione bilety lotnicze – niezależnie od tego, czy będzie zapłata z konta PLN, czy otwartego walutowego zakup ten i jego rozliczenie nie będzie w ogóle dotykać pracownika. 

Dodam, że do przeliczenia na złote kosztów dotyczących wyjazdu służbowego dla celów bilansowych stosuje się średni kurs ogłoszony przez NBP dla danej waluty z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji.

Natomiast do rozliczenia z pracownikiem stosuje się kurs z dnia wypłaty zaliczki. Z powodu przyjęcia do rozliczenia zaliczki wypłaconej pracownikowi w złotówkach różnych kursów, tj. innego do rozliczenia z pracownikiem i innego do ujęcia kosztów w księgach rachunkowych, powstaną różnice na rozrachunkach z pracownikiem. Nie są to typowe różnice kursowe, jednak dla celów bilansowych można ująć je na koncie kosztów lub przychodów finansowych. Trzeba jednak pamiętać, że różnic tych nie uwzględnia się w rachunku podatkowym. Dlatego wskazane jest ująć je na koncie analitycznym, jako koszty niestanowiące kosztów uzyskania przychodów (NKUP) lub przychody niepodlegające podatkowi (PNP).

• art. 775 ustawy z 26 czerwca 1974 r. -Kodeksu pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2018 r. poz. 108 ze zm.),
• rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r. poz. 167),
• art. 30 ust. 2 ustawy z 29 września 1994 r o rachunkowości (tekst jedn.: Dz.U. z 2017 r. poz. 2342 ze zm.).