Poznaj 5 przykładów ustalania podstawy wymiaru składek za oddelegowanych pracowników

Przychód pracownika oddelegowanego trzeba bowiem pomniejszyć o równowartość diet za czas pobytu za granicą, ustalonych zgodnie z rozporządzeniem w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Należy jednak pamiętać, że pracodawca nie wypłaca oddelegowanemu diet, a jedynie odlicza ich równowartość od przysługującego mu wynagrodzenia.

W stosunku do pracowników oddelegowanych obowiązuje zwolnienie ze składek na ZUS części przychodu,który jest wyższy niż prognozowane przeciętne miesięczne wynagrodzenie ustalone na dany rok kalendarzowy, w wysokości równowartości diety przysługującej z tytułu podróży służbowych poza granicami kraju pracowników jednostek sfery budżetowej, za każdy dzień pobytu, z tym zastrzeżeniem, że tak ustalony miesięczny przychód tych osób stanowiący podstawę wymiaru składek nie może być niższy od kwoty przeciętnego wynagrodzenia.

Sformułowanie „za każdy dzień pobytu” obejmuje zarówno dni pracy poza granicami kraju jak i dni rozkładowo wolne od pracy (np. sobotę i niedzielę, przypadające w trakcie trwania podróży służbowej). Dniem pobytu jest dzień, za który pracownik otrzymuje wynagrodzenie stanowiące podstawę wymiaru składek, przy czym do dni pobytu nie zalicza się dni urlopu wypoczynkowego pracownika, tj. okresu ustawowego zwolnienia pracownika od obowiązku świadczenia pracy.

W 2018 r. kwota prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia wynosi 4.443 zł.

Oznacza to, że zwolnienie z tytułu równowartości diet ma zastosowanie wyłącznie wtedy, gdy przychód pracownika - zarówno uzyskany za pracę w Polsce jak i za granicą (jeżeli okres oddelegowania nie obejmuje pełnego miesiąca) w danym miesiącu jest wyższy od kwoty granicznej tj. 4.443 zł. Jeżeli przychód jest niższy, ze zwolnienia nie można skorzystać i wtedy podstawą wymiaru jest faktyczne wynagrodzenie pracownika.

Ponadto, trzeba pamiętać, że osoby oddelegowane do pracy za granicę obejmuje ustawowa definicja przychodu analogiczna, jak dla wszystkich pracowników. Zgodnie bowiem z art. 12 ust. 1 ustawy o PIT, za przychody ze stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności:

• wynagrodzenia zasadnicze,
• wynagrodzenia za godziny nadliczbowe,
• różnego rodzaju dodatki,
• nagrody,
• ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

W przypadku gdy wynagrodzenie pracownika przewyższy kwotę prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia i nastąpi odjęcie od przychodu pracownika za dany miesiąc równowartości diet za dni pobytu za granicą, należy dokonać porównania tak obliczonego przychodu do kwoty przeciętnego wynagrodzenia. Przy dokonywaniu tego porównania brak jest podstaw prawnych do proporcjonalnego zmniejszania kwoty przeciętnego wynagrodzenia, odpowiednio do okresu przebywania za granicą, w przypadku pracownika, który pracował za granicą przez część miesiąca. Zatem niezależnie od okresu przebywania za granicą w danym miesiącu zawsze do porównania przyjmuje się pełną kwotę 4.443 zł.

Jeżeli po odliczeniu części zwolnionej przychód okaże się niższy niż 4.443 zł, jako podstawę wymiaru składek przyjmuje się tę właśnie minimalną kwotę podstawy.

W przypadkugdy pracownik przez część miesiąca wykonuje pracę w Polsce, wynagrodzenie za ten czas oblicza się dzieląc miesięczną stawkę wynagrodzenia przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w tym miesiącu i mnożąc tak uzyskaną wartość za jedną godzinę przez liczbę godzin przepracowanych w Polsce. Można się spotkać także z innym sposobem liczenia tego wynagrodzenia tj. zgodnie ze wzorem określonym w § 12 ust. 1 rozporządzenia w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy. Jednak jest to metoda stosowana w przypadkach, gdy za część miesiąca pracownikowi wynagrodzenie nie przysługuje (np. w razie urlopu wychowawczego, bezpłatnego, zatrudnienia/zwolnienia w trakcie miesiąca). Natomiast tu mamy do czynienia z sytuacją, gdy pracownikowi za cały miesiąc wynagrodzenie przysługuje, lecz za część jest ono płatne na zasadach określonych dla pracy za granicą - np. w walucie obcej, w stawkach obowiązujących w kraju delegowania. Stąd, właściwsze jest obliczenie według pierwszego sposobu. 

Roczna podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe nie może być wyższa od kwoty 30-krotności przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia (w 2018 r. kwota ta wynosi 133.290 zł). Po jej przekroczeniu nie odprowadza się do ZUS składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz – w odniesieniu do zatrudnionych wykonujących pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze – również na fundusz emerytur pomostowych.

Ograniczeniem nie jest objęta podstawa wymiaru składek na inne ubezpieczenia, a więc na składkę zdrowotną, chorobową, wypadkową oraz na fundusz pracy i fundusz gwarantowanych świadczeń pracowniczych należy naliczać w pełnej wysokości. Zasada ta dotyczy także pracowników oddelegowanych.

Pracownicy delegowani objęci polskim ustawodawstwem podlegają ubezpieczeniu zdrowotnemu. Podstawę wymiaru składki na to ubezpieczenie ustala się dla nich na zasadach analogicznych jak za pozostałych zatrudnionych. Podstawę tę stanowi zatem miesięczny przychód pracownika pomniejszony o kwotę potrąconych z jego wynagrodzenia składek na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe i chorobowe).

Sama składka wynosi również 9% podstawy jej wymiaru, a odliczeniu od podatku podlega kwota będąca równowartością 7,75% tej podstawy.

Przepisy unijne stanowią, że świadczenia pieniężne przysługujące w razie choroby i macierzyństwa wypłaca instytucja właściwa zgodnie z obowiązującym ustawodawstwem.

W związku z tym, pracownikowi oddelegowanemu, który podlega polskiemu systemowi zabezpieczenia społecznego omawiane świadczenia wypłaca polski pracodawca.

Przy obliczaniu podstawy wymiaru zasiłków przysługujących pracownikowi wykonującemu pracę za granicą stosuje się ogólne zasady przewidziane dla pracowników, ale z uwzględnieniem pewnych odrębnych reguł (zostały one określone w komentarzu ZUS do ustawy zasiłkowej):

1) Przy obliczaniu podstawy wymiaru nie stosuje się zasady uzupełniania wynagrodzenia, jeżeli pracownik z przyczyn usprawiedliwionych nie przepracował wszystkich dni w miesiącu ale przepracował co najmniej połowę obowiązującego go czasu pracy albo gdy jego niezdolność do pracy powstała przed upływem pełnego kalendarzowego miesiąca zatrudnienia; przyjmuje się wtedy przychód stanowiący podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe, po pomniejszeniu o potrącone pracownikowi składki na ubezpieczenia społeczne, bez uzupełniania; dotyczy to zarówno przypadków, w których miesięczny przychód pracownika przewyższa kwotę przeciętnego wynagrodzenia , jak i gdy nie przewyższa tej kwoty;

2) W przypadku, gdy pracownik przez część miesiąca wykonuje pracę w Polsce, a przez część za granicą, przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku wynagrodzenie podlega sumowaniu i nie jest uzupełniane ani w części wynagrodzenia otrzymanego za pracę w kraju, ani w części wynagrodzenia otrzymanego za pracę za granicą;

3) W przypadku gdy w miesiącu, z którego wynagrodzenie podlega uwzględnieniu w podstawie wymiaru zasiłku, pracownik otrzymał ozusowane składniki, do których zachowuje prawo za okres pobierania zasiłku (np. koszty zakwaterowania, dodatkowe ubezpieczenie zdrowotne), przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku uwzględnia się całość oskładkowanego przychodu;

4) Przy obliczaniu podstawy wymiaru zasiłku nie wyłącza się składników wynagrodzenia przysługujących pracownikowi do określonego terminu mimo, że zasiłek przysługuje za okres przypadający po tym terminie;

5) Do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku przyjmowane są wszystkie składniki wynagrodzenia wypłacone „w danym miesiącu”; dotyczy to przypadków, gdy w jednym miesiącu pracownik otrzymuje wynagrodzenie za różne okresy, tj. wynagrodzenie za bieżący miesiąc i wynagrodzenie za miesiąc lub miesiące wcześniejsze;

6) Jeżeli wynagrodzenie miesięczne jest wypłacane pracownikowi w innym miesiącu niż ten, za który przysługuje np. w miesiącu następnym, to wynagrodzenie wypłacone w miesiącu następnym – łącznie ze składnikami wynagrodzenia za inny okres oraz za okresy dłuższe niż miesiąc, jeśli takie zostały pracownikowi wypłacone – traktuje się jako wynagrodzenie za miesiąc, za który jest wypłacane podstawowe wynagrodzenie miesięczne.