Umowa użyczenia na samochód

Michał Culepa

Autor: Michał Culepa

Dodano:
Pytanie:  Do firmy została zatrudniona osoba na stanowisku menedżer ds. marketingu. Osoba ta promuje nasze wyroby na rynku, praktycznie cały czas jest w terenie. Umową użyczenia przekazano jej samochód, którym się porusza, jeżdżąc do kontrahentów. Jak to prawidłowo rozliczyć? Przygotowałam takie zestawienie rozliczenia zaliczki, (bo na potrzeby zakupu np. paliwa, hotele, przejazd płatną autostradą, płyny do spryskiwacza itd. - otrzymuje zaliczki), na której pracownik wpisuje koszty, które poniósł i dołącza faktury. Czy tak może być? Czy może powinna być wystawiona delegacja i należy naliczyć jej diety? Wyjazdy są często na dwa czy trzy dni.
Odpowiedź: 

Rozliczenie z tytułu używania samochodu służbowego lub kosztów poniesionych w podróży powinno nastąpić na podstawie rachunków i faktur przedkładanych przez pracownika. Zaliczkę należy rozliczyć w tenże sposób, dokumentując odpowiednio wydatki.

1. Forma przekazania pracownikowi samochodu służbowego

Przepisy prawa pracy nie regulują formy przekazania pracownikowi samochodu do celów służbowych. Jeżeli zatem zawarto umowę użyczenia, to do tej umowy zastosowanie będą miały przepisy Kodeksu cywilnego.

W zakresie używania i ponoszenia kosztów, jeżeli umowa nie określa sposobu używania rzeczy, biorący może rzeczy używać w sposób odpowiadający jej właściwościom i przeznaczeniu. Bez zgody użyczającego biorący nie może oddać rzeczy użyczonej osobie trzeciej do używania, a gdy mimo to taka sytuacja wystąpi, biorący odpowiada za szkodę, jeżeli wystąpi na rzeczy.

Ponadto biorący do używania ponosi zwykłe koszty utrzymania rzeczy użyczonej.

Jeżeli poczynił inne wydatki lub nakłady na rzecz, stosuje się odpowiednio przepisy o prowadzeniu cudzych spraw bez zlecenia, co oznacza, że pracownik ma prawo do zwrotu uzasadnionych wydatków i nakładów oraz zwolnienia od zobowiązań, które zaciągnął przy używaniu samochodu. W praktyce pracownik powinien przedkładać pracodawcy wszelkie rachunki (faktury) z wydatków, jakie poniósł na samochód, a pracodawca powinien wydatki te pokryć.

2. Wydatki na paliwo

Zasady pokrywania wydatków, w szczególności zakupu paliwa, części zamiennych, niezbędnych akcesoriów, napraw, serwisowania itp. powinny być określone w umowie.

Jeżeli pracodawca wyraża zgodę na używanie samochodu do celów prywatnych, należy też określić zasady używania poza zadaniami służbowym.

Z kolei zasady odpowiedzialności pracownika za szkody wyrządzone pracodawcy podczas korzystania przez niego z samochodu służbowego określają przepisy Kodeksu pracy o odpowiedzialności materialnej pracowników.

3. Delegacja za podróż służbową

W przypadku wystawiania delegacji - wysyłania pracownika w podróż służbową - pracodawca ponosi wówczas wszelkie koszta. Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują, bowiem należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Jeżeli pracownik otrzymuje zaliczki na pokrycie wydatków, wówczas powinien się z nich rozliczyć, przedkładając stosowne rachunki i faktury.

Rozliczenie kosztów podróży przez pracownika jest dokonywane w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży. Do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Podstawa prawna: 

- art. 712-713, art. 753 § 2 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz.U. z 1964 r. nr 16, poz. 93 z późn. zm.),
- art. 775 § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.),
- § 8a ust. 2-3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. nr 236, poz. 1990 z późn. zm.).

Tekst opublikowany: 

18 marca 2010 r.

Michał Culepa

Autor: Michał Culepa

Michał Culepa - prawnik, specjalista z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, wieloletni redaktor Serwisu Prawno-Pracowniczego, współpracownik merytoryczny największych wydawnictw prawniczych. Doświadczony trener i wykładowca. Autor licznych komentarzy i opracowań dotyczących m.in. zatrudnienia w jednostkach sektora finansów publicznych, instytucjach kultury, oświacie.
Nie ma jeszcze komentarzy do tego dokumentu.
Zaloguj się aby dodać komentarz

Najnowsze porady

© PortalFK.pl
Strona używa plików cookies. Korzystając ze strony użytkownik wyraża zgodę na używanie plików cookies.

Przetestuj Portal FK przez 24 godziny za DARMO - otrzymasz dostęp do wszystkich treści Przetestuj Portal FK »

x
wiper-pixel