Czy jest jakiś minimalny okres delegowania pracownika, na który należy wystawić formularz E-101?

Pytanie: Siedziba mojej firmy jest w Polsce. Zatrudniam 8 osób. Chcę oddelegować do Niemiec czterech pracowników na 15 dni w celu wykonania pracy. Czy muszę wystąpić do ZUS o formularz E-101, na okres tej delegacji? Czy za każdym razem, gdy chcę delegować za granicę moich pracowników na tak krótki okres, muszę występować o formularz E-101? Czy jest jakiś limit dni delegacji, do których nie jest potrzebny formularz E-101? Sprawdź, jaka jest odpowiedź eksperta.

Odpowiedź: Przepisy nie określają minimalnego okresu delegowania, na który należy wystawić formularz E-101.

W rezultacie nawet na 1-dniową delegację zagraniczną możliwe jest wystawienie tego formularza. Proszę zauważyć, że przeważnie jednak na tak krótkie okresy delegowania pracodawcy ubiegają się jedynie o Europejską Kartę Zdrowia (EKUZ) w NFZ.

Ubezpieczenia społeczne pracowników delegowanych w UE reguluje art. 14.1.a) i b) rozporządzenia Rady EWG Nr 1408/71.

Według tych przepisów pracownik zatrudniony na terytorium jednego państwa członkowskiego (w tym przypadku Polski) przez przedsiębiorstwo, w którym jest zwykle zatrudniony i przez które został skierowany do wykonywania pracy na terytorium innego państwa członkowskiego (czyli Niemiec), podlega nadal ustawodawstwu pierwszego państwa członkowskiego (Polski), pod warunkiem że przewidywany okres wykonywania pracy we Francji nie przekracza 12 miesięcy.

Formularz E-101 wystawiony jest na okres do 12 miesięcy. Krótkie okresy przerwy w delegowaniu (do 2 miesięcy) nie przerywają delegowania i są wliczane do tego 12-miesięcznego okresu. Jeśli jednak przerwa w pracy za granicą jest dłuższa niż 2 miesiące, rozpoczyna się kolejny 12-miesięczny okres oddelegowania, na który można wystawić formularz E-101.

Przypomnijmy jeszcze, że prawo unijne stawia pewne warunki, które muszą spełnić pracodawcy chcący delegować pracowników do innego kraju unijnego, i tak:

1. pracownik musi być zatrudniony w ramach umowy o pracę zawartej z wysyłającym pracodawcą i w czasie wykonywania pracy za granicą będzie podporządkowany poleceniom pracodawcy co do czasu, miejsca i rodzaju wykonywania pracy,

2. czas wykonywania przejściowego zatrudnienia za granicą nie jest dłuższy niż 12 miesięcy (ważne jest więc, aby czas oddelegowania był z góry określony) – ten warunek także jest spełniony,

3. dany pracownik nie jest delegowany w miejsce pracownika, któremu okres oddelegowania upłynął,

4. delegujące przedsiębiorstwo prowadzi znaczącą część swojej działalności w kraju delegującym, tj. m.in. posiada w Polsce siedzibę i zarząd, zawiera tu większość umów z klientami, osiąga tu obroty z prowadzonej działalności.

A zatem na okres pierwszych 12 miesięcy oddelegowania wystawiane są formularze E-101, natomiast na kolejne 12 miesięcy – E-102.

Podstawa prawna: art. 14 ust. 1 rozporządzenia Rady EWG nr 1408/71 w sprawie stosowania systemów zabezpieczenia społecznego do pracowników najemnych, osób prowadzących działalność na własny rachunek i do członków ich rodzin przemieszczających się we Wspólnocie (Dz.U.UE.L.71.149.2, Dz.U.UE-sp.05-1-35).