PIT-11 możesz wysłać pracownikowi mailem - termin mija 1 marca

Wraz z rozpoczęciem nowego roku podatkowego, płatnicy są obowiązani przesłać informacje podatkowe do podatników, którzy sami nie realizują obowiązków podatkowych (bieżącego obliczania i wpłaty zaliczek podatkowych). Dotyczy to także pracodawców.

Zgodnie z art. 31 ustawy o PIT osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, określane jako zakłady pracy (czyli w praktyce – pracodawcy), są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakłady pracy, a w spółdzielniach pracy - wypłaty z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej.

Po wykonaniu tych obowiązków pracodawcy obowiązani są (zgodnie z art. 39 ust. 1 ustawy o PIT) do przesłania – zatrudnionemu podatnikowi i właściwemu urzędowi skarbowemu imienne informacje dotyczące opodatkowania dochodów z tytułu zatrudnienia.

Sprawdź też:

Sprawdź, jak w 2021 roku wzrosły limity podatkowe

Rozliczenia roczne PIT za 2020 rok na nowych formularzach

Aktualnie pracodawca obowiązany jest przesłać informację o przychodach i dochodach za rok 2020 na formularzu PIT-11 w wersji  26, w formie określonej przez załącznik nr 3 rozporządzenia ministra finansów, funduszy i polityki regionalnej z 21 października 2020 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie określenia niektórych wzorów oświadczeń, deklaracji i informacji podatkowych obowiązujących w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych (Dz.U. z 2020 r. poz. 1940).

Obecnie formularz PIT-11 płatnik ma przekazać do urzędu skarbowego wyłącznie w formie elektronicznej. Nie dotyczy ten obowiązek jednak PIT-11 przesyłanego pracownikom i innym zatrudnionym.

Problem ten rozwiązało już kilka lat temu orzecznictwo. Już w wyroku z 25 sierpnia 2015 r. (I SA/Bd 505/15) WSA w Bydgoszczy odrzucił interpretację organów skarbowych, według której przesyłanie formularza PIT-11 przez płatnika drogą elektroniczną do podatników jest niedopuszczalne.

Jak można zauważyć, art. 39 ust. 1 ustawy PIT nakazuje jedynie przesłać informację dotyczącą dochodów i podatku pobranego. Nie ma w tym przepisie mowy o ścisłym potwierdzeniu odbioru formularza.

W efekcie pracodawca może przesłać taką informację zwykłym e-mailem, bez konieczności potwierdzenia odbioru. Na takim stanowisku stanął WSA w Poznaniu, który w wyroku z 26 lipca 2018 r. (sygn. akt. I SA/Po 418/18) stwierdził wprost, że skoro ustawodawca w przepisie art. 39 ust. 1 ustawy PIT posługuje się jedynie pojęciem "przesłania" bez dalszego uściślenia, co ewentualnie wchodziłoby w jego zakres, to z całą pewnością nie musi ono oznaczać nałożenia na płatnika obowiązku legitymowania się dowodem doręczenia podatnikowi deklaracji.

W praktyce więc, nawet nie spotykając się z pracownikami i zatrudnionymi, którzy ze względu na pandemię wykonują pracę zdalnie, pracodawca może przekazać PIT-11 także w sposób zdalny, poprzez pocztę elektroniczną.

Jednak muszą być spełnione ku temu warunki:

-        po pierwsze, pracodawca musi dysponować czynnym adresem e-mail pracownika,

-        po drugie, informacja musi być przekazana na formularzu obowiązującymi dla dochodów za rok 2020, tj. PIT-11(26),

-        po trzecie, pracodawca powinien upewnić się, czy pracownik dysponuje odpowiednim oprogramowaniem do odczytania pliku, warto więc, gdy pracodawca nie ma takiej pewności, dodatkowo poinformować zatrudnionego w jaki sposób i za pomocą jakiego oprogramowania należy odczytać plik z informacją PIT-11.

Choć nie jest to obowiązek (co wynika wprost z cyt. wyżej orzeczenia WSA w Poznaniu), warto jednak dysponować przynajmniej zwrotnymi potwierdzeniami odczytania e-maila z formularzem PIT-11. To zaś wymaga włączenia opcji żądania potwierdzenia doręczenia w programie pocztowym.

Przepisy nie regulują też formatu przesyłanej informacji PIT-11, nie wymagają też opatrzenia e-maila, czy formularza podpisem elektronicznym. Możliwe jest więc przesłanie zeskanowanej informacji w pliku graficznym (np. jpg) jak i pdf.

 Jednak dziś nie wydaje się to konieczne, gdyż i tak pracodawca przekazuje informacje PIT-11 do urzędu skarbowego drogą elektroniczną. W związku z tym dokument przesłany do urzędu może być także przekazany zatrudnionemu-podatnikowi (jako 2. egzemplarz), ale dopiero po wygenerowaniu odpowiedniego e-dokumentu w formacie „przyjaznym dla odbiorcy”, takim jak dokument w formacie pdf.