Inwentaryzacja kasy–praktyczne wskazówki

Przeprowadzenie spisu z natury jest konieczne na ostatni dzień roku obrotowego. Przy czym można go sporządzić ostatniego dnia pracy – po zakończeniu albo w pierwszym dniu pracy w nowym roku obrotowym – przed jego rozpoczęciem.

Stan środków musi być dokładnie taki jak w dniu bilansowym. Poza tym spis z natury środków w kasie sporządza się:

 − w każdym przypadku zmiany kasjera,

− do celów kontroli z częstotliwością określoną przez kierownika jednostki.

Decyzje w tej sprawie powinien podjąć kierownik jednostki. Inwentaryzację kasy przeprowadza zespół spisowy w obecności osoby odpowiedzialnej materialnie (kasjera).

Przeprowadzając spis, przelicza się wszystkie środki pieniężne znajdujące się w kasie:

• gotówkę (w postaci banknotów i monet), wyrażoną w walucie polskiej i obcej, 
• inne środki pieniężne, np. czeki obce czy weksle obce.

W czasie spisu należy policzyć:

• wszystkie monety i banknoty luzem,
• jak również bilon i banknoty w opakowaniach, pod warunkiem że opakowanie jest oryginalne (w nienaruszonym stanie), a ilość i rodzaj środków pieniężnych znajdujących się w tych opakowaniach są wyrywkowo sprawdzane.

Jeśli podczas inwentaryzacji kasy spisywane są również posiadane weksle i czeki obce, sprawdza się przede wszystkim:

• ich stan (ilość, wartość nominalną),
• realność,
• ważność
•  terminy ich płatności.

Z inwentaryzacji kasy należy sporządzić protokół zawierający m.in:

• informacje o rzeczywistym stanie środków pieniężnych w kasie,
• a także o ich stanie wynikającym z ostatnio sporządzonego raportu kasowego,
• określenie ewentualnej różnicy inwentaryzacyjnej; ewentualnie także uwagi zespołu spisowego dotyczące ochrony środków pieniężnych, ich zabezpieczenia.

Protokół inwentaryzacji kasy - pobierz wzór

Podczas inwentaryzacji środków pieniężnych w kasie komisja inwentaryzacyjna powinna sprawdzić nie tylko stan gotówki, lecz także przestrzeganie przyjętych w jednostce zasad obrotu gotówkowego, a w szczególności:
1) prawidłowości zabezpieczenia pomieszczenia kasowego oraz przechowywania gotówki (instalacja alarmowa – sprawność jej działania, kasy pancerne, sejfy),
2) zabezpieczenie kluczy zapasowych do kasy,
3) przestrzeganie pogotowia kasowego,
4) prawidłowość zabezpieczeń środków pieniężnych w drodze z banku do kasy i odwrotnie,
5) prawidłowość udokumentowania przychodów i rozchodów gotówki w kasie i ujęcia ich w raporcie kasowym,
6) prawidłowość prowadzenia raportów kasowych, w tym dla walut obcych,
7) ustalenie, czy kasjer potwierdził na piśmie przyjęcie odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie.

Szkoda spowodowana wykryciem fałszywego banknotu w trakcie inwentaryzacji jest zdarzeniem związanym z ryzykiem prowadzenia działalności gospodarczej. Nie stanowi zdarzenia nadzwyczajnego. Fałszywy banknot należy poddać ekspertyzie bankowej i zgłosić organom ścigania. Ujawnienie fałszywego banknotu podczas inwentaryzacji gotówki w kasie traktuje się jako niedobór środków pieniężnych. Niedobór ten może zostać uznany przez kierownika jednostki za niezawiniony lub zawiniony.

Zapisów w księgach dokonuje się na podstawie protokołu z inwentaryzacji kasy oraz pisemnej decyzji kierownika jednostki w sprawie rozliczenia stwierdzonego niedoboru zapisem:

1. PK – wartość nominalna fałszywych banknotów:

• Wn „Rozliczenie niedoborów”,
• Ma „Kasa”.

2. PK – pisemna decyzja kierownika jednostki w sprawie uznania szkody za niedobór niezawiniony:

• Wn „Pozostałe koszty operacyjne”,
• Ma „Rozliczenie niedoborów”.

3. PK – pisemna decyzja kierownika jednostki w sprawie uznania szkody za niedobór zawiniony – obciążenie pracownika wartością szkody
– na podstawie noty obciążeniowej (gdy nie dochował należytej staranności, wykonując swe obowiązki):

• Wn „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”,
• Ma „Rozliczenie niedoborów”.

Jeżeli kierownik jednostki uzna, że niedobór w kasie został uznany za zawiniony, podejmuje decyzję o obciążeniu pracownika jego wartością, a pracownik musi spłacić zobowiązania. W takiej sytuacji zapisy księgowe będą przebiegać tak:

• Wn „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”,
• Ma „Rozliczenie niedoborów”.