Koszty firmowe opłacone z prywatnego konta. Sprawdź, jak ująć w księgach rachunkowych i PKPiR

W księgach rachunkowych rozrachunki z właścicielami, wspólnikami prowadzi się na koncie „Pozostałe rozrachunki – w analityce: Rozrachunki z właścicielami, Rozrachunki ze wspólnikami i ich imienne konta. Na koncie tym ujmuje się wszelkie płatności dokonywane przez te osoby, dotyczące wydatków związanych z prowadzoną działalnością, zarówno bezgotówkowe, jak i gotówkowe, w tym również prywatną kartą kredytową.

Gdy właściciel firmy, tak jak w sytuacji opisanej w pytaniu, płaci prywatnymi pieniędzmi za firmowe zakupy, konto rozrachunkowe z dostawcą nie powinno wykazywać salda. Saldo będzie figurowało po stronie Ma na koncie „Pozostałe rozrachunki - Rozrachunki z właścicielem – jako zobowiązanie wobec niego. Z kolei koszty wynikające z faktur, które zostały zapłacone przez z prywatnych środków pieniężnych, powinny zostać zaksięgowane na zasadach ogólnych, tj. tak jak inne koszty związane z funkcjonowaniem jednostki.

Zapisy związane na przykład z zakupem samochodów opłaconych z prywatnych pieniędzy mogą przebiegać w ewidencji księgowej w następujący sposób:

• Wn Rozliczenie zakupu - wartość netto faktury

• Wn VAT naliczony i jego rozliczenie VAT naliczony podlegający odliczeniu

• Ma Pozostałe rozrachunki - wartość brutto zobowiązania

Następnie przyjęcie aut do użytkowania:

• Wn Środki trwałe

• Ma Rozliczenie zakupu

W podatkowej księdze przychodów i rozchodów prowadzonej zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U z 2017 r poz. 728 ze zm.) nie ujmuje się płatności. Nie ma, więc znaczenia czy wydatek został zapłacony z konta firmowego czy prywatnego właściciela. Rozpatrywane jest tylko czy ma związek z działalnością gospodarczą, o którym mowa w art. 22 ust.1 ustawy o PIT. Jeśli tak to na podstawie faktury ujmuje się nakład we właściwej kolumnie PKPIR. W przypadku nabycia samochodu, który może być środkiem trwałym właściciel musi podjąć decyzję czy będzie to auto wpisane do firmy, jako środek trwały czy będzie przede wszystkim służyło potrzebom osobistym i tylko na zasadzie rozliczania kilometrówki będą ujmowane jego koszty w firmie. Taka decyzja jest kluczowa dla sposobu ujęcia tego auta.

Obowiązek prowadzenia ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych przez podatników rozliczających podatek dochodowy na podstawie księgi podatkowej wynika z § 4 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia. W przepisie tym jednak nie wskazano sposobu jej prowadzenia, lecz odesłano w tym zakresie do art. 22n ust. 2-6 ustawy o PIT.

Minimalny zakres danych, jakie powinny znaleźć się w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, został unormowany w art. 22n ust. 2 ustawy. Podatnik może uzupełnić ewidencję o dodatkowe dane, które spełniają jego indywidualne potrzeby, np. o tabelę amortyzacyjną. Zapisów dotyczących środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych dokonuje się w ewidencji najpóźniej w miesiącu przekazania ich do używania. Stanowi o tym art. 22n ust. 4 ustawy. Późniejszy termin wprowadzenia środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych do ewidencji uznaje się za ich ujawnienie. Wówczas odpisów amortyzacyjnych dokonuje się począwszy od miesiąca następującego po miesiącu, w którym te składniki majątku zostały wprowadzone do ewidencji (por. art. 22h ust. 1 pkt 4 ustawy).

Odpisy amortyzacyjne dokonywane od wartości początkowej środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych wpisuje się do księgi podatkowej w kolumnie 13 "Pozostałe wydatki". W razie braku omawianej ewidencji dokonywane odpisy amortyzacyjne nie mogą być uznane za koszty uzyskania przychodów.

W PKPIR będzie ujęta faktura za zakup paliwa (wraz z połową podatku VAT) oraz odpis amortyzacyjny za czerwiec 2018 r.

Jeśli auto nie jest wprowadzone do ewidencji środków trwałych, a dla potrzeb działalności gospodarczej podatnicy ponoszą wydatki z tytułu używania samochodu osobowego, to wydatki te mogą być uznane za koszty podatkowe tylko w części nieprzekraczającej kwoty wynikającej z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o PIT. Wyliczenie tego limitu wymaga ustalenia faktycznego przebiegu samochodu. Dokonuje się tego na podstawie prowadzonej ewidencji przebiegu pojazdu, która powinna zawierać co najmniej dane wymienione w art. 23 ust. 7 ustawy o PIT. W razie braku takiej ewidencji omawiane wydatki nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.

Ewidencja powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za 1 km przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

W PKPiR ujęta będzie faktura, ale tylko do wysokości 400*0,8358= 334,32 oraz podatek VAT z całej faktury, ale tylko w wysokości, 50% ponieważ nie jest prowadzona ewidencja przebiegu pojazdu na potrzeby podatku VAT.