E-faktura

Data publikacji:
Poleć znajomemu
Twoje faktury będą zawsze dostarczone na czas, a elektroniczne archiwum będzie zabezpieczeniem na wypadek zagubienia faktury papierowej.

...ostatnio miałam kilka przypadków, że list z fakturą od klienta zapodział się na poczcie i przyszedł do firmy z opóźnieniem, a jedna faktura nie dotarła w ogóle.

...pracownik znów zagubił fakturę. Musiałam czekać na wystawienie duplikatu, a to opóźniło jej księgowanie (z opóźnieniem naliczałam koszty uzyskania przychodu, później odliczyłam VAT). Klient wydzwaniał niezadowolony i dopytywał się o przyczyny braku płatności w terminie.

...w czasie kontroli znalezienie właściwej papierowej faktury zajęło mi prawie godzinę. Gdybym miała je również w formie elektronicznej - znalazłabym i wydrukowała w minutę.

Sprawdź:
      
1. Co to jest?  

E-faktura to faktura przesyłana elektronicznie bezpośrednio na Państwa adres e-mailowy, zawierająca dokładnie te same dane co faktura papierowa.

E-faktura - podstawa prawna

Wystawianie i przesyłanie faktur w formie elektronicznej jest zgodne z § 3 rozporządzenia Ministra Finansów z 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur.

      
2. Korzyści  

Sprawdź, dlaczego korzystne jest przejście na e-fakturę!

  • Otrzymujesz faktury zawsze na czas - dostajesz rachunki bez opóźnień i zaginięć na poczcie.
  • Elektroniczne archiwum faktur stanowi zabezpieczenie na wypadek zaginięcia wersji papierowej - nie musisz czekać wtedy na duplikat. Faktury zaksięgujesz zawsze na czas.
  • Chronisz środowisko - przejście na dokumentację elektroniczną zmniejsza ilość zużywanego papieru.


Ile to kosztuje?

Przejście na e-fakturę jest BEZPŁATNE ... i bardzo proste!

Sprawdź, jak krok po kroku przejść na e-fakturę!

      
3. Jak krok po kroku przejść na e-fakturę?  

Krok 1: Zapoznaj się z regulaminem.

Krok 2: Następnie pobierz dokument Akceptacja wystawiania i przysyłania faktur elektronicznych i wydrukuj go.

Krok 3: Wydrukowany dokument wypełnij i własnoręcznie podpisz, a następnie prześlij pocztą na adres:

Krok 4: Otrzymasz 2 e-maile:

  1. zarejestrowaniu dokumentu Akceptacja wystawiania i przysyłania faktur elektronicznych oraz
  2. z informacją o utworzonym koncie w elektronicznym archiwum faktur, a także z Twoim loginem i hasłem.

Krok 5: Odtąd każda kolejna faktura od Wydawnictwa Wiedza i Praktyka będzie wysłana do Twojej firmy e-mailem. W każdej chwili masz również dostęp do swojego archiwum e-faktur. Wystarczy, że wpiszesz swój login i hasło.

      
4. Najczęstsze pytania  

1) Czym jest e-faktura?
E-faktura jest prawnie uznaną formą rozliczenia, a jej wysłanie drogą elektroniczną w postaci pliku w formacie PDF zastępuje przesłanie listem faktury w formie papierowej.

2) Co odróżnia e-fakturę od papierowego dokumentu?
Faktura papierowa i faktura elektroniczna mają takie same wartości prawne. Różnią się jedynie sposobem dostarczania.

3) Jaka jest podstawa prawna wystawiania i przysyłania e-faktur?
Kwestie dotyczące faktur elektronicznych reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz.U. nr 133, poz. 1119).

4) Czy do korzystania z e-faktury potrzebne jest specjalistyczne oprogramowanie?
Aby korzystać z e-faktury niezbędne jest posiadanie:

  • adresu e-mail,
  • bezpłatnego programu do przeglądania plików PDF - Adobe Acrobat Reader.

5) Skąd będę wiedział, że została wystawiona e-faktura?
Powiadomienie o wystawieniu e-faktury wysyłane jest na adres e-mailowy, podany w formularzu Akceptacja wystawiania i przysyłania faktur.

6) Czy akceptacja i przyjmowanie faktur elektronicznych wiąże się dla nabywcy dokumentu z kosztami?
Akceptacja i przyjmowanie elektronicznych faktur nie wiąże się z żadnymi kosztami ze strony odbiorcy dokumentu.

7) Czy zgadzając się na fakturę elektroniczną, będę mógł wydrukować fakturę?
Wydrukowanie obrazu e-faktury, np. do celów akceptacji wewnątrz firmy, jest możliwe, lecz powstały w ten sposób papierowy obraz e-faktury nie jest dokumentem księgowym. Dokumentem księgowym jest wyłącznie e-faktura przechowana w postaci elektronicznej. Ma ona taką samą wartość prawną jak zwykła faktura w formie papierowej.

8) Czy korekty i duplikaty faktur będę otrzymywać w formie elektronicznej czy papierowej?
Faktury korygujące oraz duplikaty faktur do faktur wystawianych i przesyłanych w formie elektronicznej będą wystawiane i przesyłane również w formie elektronicznej.

9) Jakie korzyści będę miał z przejścia na fakturę elektroniczną?

  • Otrzymywanie faktury zawsze na czas - rachunki bez opóźnień i zaginięć na poczcie.
  • Elektroniczne archiwum faktur stanowi zabezpieczenie na wypadek zaginięcia wersji papierowej - nie musisz wtedy czekać na duplikat. Faktury zaksięgujesz zawsze na czas.
  • Możliwość drukowania (np. do potrzeb akceptacji wewnątrz firmy).
  • Możliwość odebrania e-faktury z każdego miejsca, w którym jest Internet.
  • Ochrona środowiska - przejście na dokumentację elektroniczną to zmniejszenie ilości zużywanego papieru.

10) Jak można zrezygnować z e-faktury?
Aby zrezygnować z otrzymywania faktury elektronicznej, należy przesłać listem wypełniony formularz Odwołanie akceptacji wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej. Po otrzymaniu formularza rezygnacji z otrzymywania faktur elektronicznych wstrzymujemy wysyłanie faktur w formie elektronicznej w kolejnym dniu po otrzymaniu formularza. Kolejne faktury będą przesyłane w formie papierowej.

11) Czy można zmienić adres e-mail do otrzymywania elektronicznych faktur?
Aby zmienić adres e-mail do otrzymywania e-faktur, należy przesłać listem wypełniony formularz Zmiana adresu e-mail do przesyłania faktur w formie elektronicznej.

12) Co w przypadku wykasowania/utraty faktury elektronicznej?
Faktury elektroniczne są przechowywane w Archiwum Faktur Elektronicznych Wydawnictwa Wiedza i Praktyka przez okres 6 lat (adres e-mail, login i hasło do Archiwum zostaje przysłane po otrzymaniu Akceptacji wystawiania i przysyłania faktur elektronicznych).

13) Czy możliwe jest otrzymywanie faktur elektronicznych i papierowych jednocześnie?
Nie. Faktury mogą być dostarczane tylko w jednej formie.

14) Jak przechowywać faktury elektroniczne?
Faktury elektroniczne przechowuje się w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane. Faktura elektroniczna może być przechowywana przez ich wystawcę lub odbiorcę, dlatego też gwarantujemy archiwizację przez naszą firmę - Wydawnictwo Wiedza i Praktyka - w formie elektronicznej z zachowaniem bezpieczeństwa i ich wiarygodności. Faktury są przechowywane i udostępniane odbiorcy i organowi kontroli skarbowej w elektronicznym archiwum przez okres 6 lat (adres e-mail, login i hasło do Archiwum zostaje przysłane po otrzymaniu Akceptacji wystawiania i przysyłania faktur elektronicznych).

15) Co to jest e-podpis?
E-podpis - czyli podpis elektroniczny - to taki podpis, który został powiązany z dokumentem elektronicznym, umożliwiając identyfikację osoby składającej podpis elektroniczny oraz gwarantując, iż ewentualne zmiany w przesłanym dokumencie są rozpoznawalne. Zgodnie z ustawą o podpisie elektronicznym podpis odręczny i bezpieczny podpis elektroniczny są sobie równoważne pod względem mocy prawnej. Każda faktura elektroniczna musi być podpisana za pomocą podpisu elektronicznego opatrzonego certyfikatem kwalifikowanym.

16) Jak sprawdzić autentyczność podpisanej e-faktury?
Aby upewnić się, że dokument jest oryginalny i został przesłany przez Wydawnictwo Wiedza i Praktyka, mogą Państwo użyć darmowej aplikacji do weryfikacji podpisu „SZAFIR® Demo - weryfikująca“ ze strony: http://www.kir.com.pl

17) Czy klient, który chce otrzymywać faktury elektroniczne (e-faktury), musi zakupić podpis elektroniczny?
Nie, do otrzymywania naszych faktur nie jest wymagane posiadanie własnego podpisu elektronicznego.

      
5. Dokumenty do pobrania  
Nie ma jeszcze komentarzy do tego dokumentu.
Zaloguj się aby dodać komentarz

Najnowsze porady

wiper-pixel