Obowiązki pracodawcy w związku z delegowaniem pracownika do innego kraju

Pytanie: Duża polska firma budowlano-remontowa podpisała ze mną umowę na wykonanie robót. Firma ta wykonuje kontrakt na rzecz innej polskiej firmy. Roboty mają być wykonywane na Litwie i w Holandii. Oprócz stawek za wykonywaną przez moją firmę usługę, w umowie jest zapis, że firma ta będzie pokrywać koszty zakwaterowania moich pracowników, całodzienne wyżywienie, szkolenie bhp oraz koszty dojazdu. Ja ponoszę koszty wynagrodzeń, składek ZUS oraz innych świadczeń należnych pracownikowi zgodnie z Kodeksem Pracy w stosunku do pracowników. Zatrudniłem na umowę o pracę na czas określony powyżej 20 pracowników i oddelegowałem ich do pracy na Litwę i do Holandii. Pobrałem z ZUS E-101 i z NFZ europejskie karty świadczeń zdrowotnych. Czy muszę na piśmie poinformować pracowników o oddelegowaniu do innego kraju (nie znam dokładnej daty zakończenia delegacji, ale raczej poniżej 180 dni)? Czy pracownikom należą się diety za każdy dzień pobytu zagranicą? Co z kosztami uzyskania pracowników (czy je podwyższać)? Jak obliczyć wynagrodzenie za czas delegacji (w umowie o pracę wpisano miesięczne wynagrodzenie i premię uznaniową na czas oddelegowania)? Jak obliczyć podatek dochodowy za tych pracowników i gdzie go płacić (w Polsce czy w miejscu wykonywania pracy)? Czy fakt, że ani ja, ani pracownik nie ponosi kosztów zakwaterowania i wyżywienia, wpływa na przychód do opodatkowania i ze stosunku pracy? Czy w świadectwie pracy muszę podać okres pobytu pracownika zagranicą? Nadmieniam, że po powrocie oddelegowanych pracowników, tych, którzy dobrze wykonywali powierzoną im pracę, chciałbym dalej zatrudniać w Polsce - pisze przedsiębiorca z Krakowa.

Odpowiedź: W związku z tym, że zadał Pan kilka pytań, odpowiem na nie po kolei:

Ad.1. Poinformowanie pracownika o oddelegowaniu do innego kraju

Powinien Pan poinformować pracowników na piśmie o oddelegowaniu do pracy do innego kraju. Przepis art. 77⁵ Kodeksu pracy, dalej kp, nie nakłada na pracodawcę obowiązku poinformowania pracownika na piśmie o skierowaniu go w podróż służbową. Jednak, moim zdaniem, powinien Pan poinformować pracowników na piśmie o oddelegowaniu do innego kraju. Będzie to miało znaczenie przede wszystkim dowodowe, przy rozliczaniu się z organami podatkowymi. Skoro nie zna Pan teraz dokładnego okresu delegowania, to potem może Pan wydać kolejne polecenie oddelegowania na brakujący okres.

Ad. 2. Diety

W sytuacji opisanej w pytaniu pracownikom przysługuje 25% diety (25% stawki diety określonej dla Holandii i Litwy) za każdą dobę delegacji.

Proszę zauważyć, że zgodnie z art. 77⁵ kp, pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadania służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Zgodnie z § 2 rozporządzenia z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U. nr 236, poz. 1991 z późn. zm), odbywanej w terminie i w państwie określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

1) diety;

2) zwrot kosztów:

- przejazdów i dojazdów,

- noclegów,

- innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Dietę oblicza się w następujący sposób:

1) za każdą dobę podróży przysługuje dieta w pełnej wysokości;

2) za niepełną dobę podróży:

- do 8 godzin - przysługuje 1/3 diety,

- ponad 8 do 12 godzin - przysługuje 1/2 diety,

- ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Pracownikowi, który otrzymuje zagranicą bezpłatne całodzienne wyżywienie, przysługuje 25% diety ustalonej w sposób określony wyżej. Stanowi o tym § 5 ww. rozporządzenia. Wysokości diety dla Holandii wynosi 42 euro, a dla Litwy 33 euro.

Ad.3. Koszty uzyskania przychodu

Koszty uzyskania przychodu pracowników rozlicza się zgodnie z obowiązującymi krajowymi przepisami podatkowymi, czyli w zależności od zatrudnienia u jednego czy wielu pracodawców, zamieszkania poza miejscowością, w której znajduje się Pana firma.

Koszty uzyskania przychodu pracowników rozlicza się zgodnie z obowiązującymi krajowymi przepisami podatkowymi (w formie kosztów zryczałtowanych), czyli w zależności od zatrudnienia u jednego czy wielu pracodawców (np. 108,50 zł lub 135,63 zł miesięcznie), zamieszkania poza miejscowością, w której znajduje się zakład (art. 22 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych).

Ad.4. Wynagrodzenie za czas delegacji

Wynagrodzenia pracowników oblicza Pan zgodnie z obowiązującymi w Pana firmie przepisami wewnątrzzakładowymi lub postanowieniami umów o pracę.

Wynagrodzenia pracowników oblicza Pan zgodnie z postanowieniami umów o pracę, czyli stała stawka miesięczna i premia uznaniową. Natomiast fakt, że nie ponosi Pan kosztów zakwaterowania i wyżywienia, moim zdaniem, nie wpływa na wielkość przychodu do opodatkowania ze stosunku pracy, gdyż koszty te refundowane są przez innego pracodawcę.

Jednak dla pewności proponuję wystąpić do izby skarbowej lub urzędu skarbowego w celu uzyskania wyjaśnień w tej sprawie.

Ad.5. Podatek

Podatek należy płacić w Polsce, zgodnie z polskimi przepisami podatkowymi.

W sytuacji opisanej w Pana pytaniu zastosowanie będą miały umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania. Wynagrodzenia za pracę wykonywaną w innym kraju będzie opodatkowane w miejscu zamieszkania pracownika pod warunkiem wystąpienia łącznie trzech elementów:

1. pracownik przebywa w państwie, w którym wykonuje pracę (które nie jest państwem jego zamieszkania) nie dłużej niż przez czas ściśle określony w umowach o unikaniu podwójnego opodatkowania (przeważnie są to 183 dni w roku kalendarzowym lub w ciągu kolejnych 12 miesięcy),
2. wynagrodzenie jest wypłacane przez pracodawcę, który nie ma miejsca zamieszkania lub siedziby w państwie, w którym wykonywana jest praca,
3. wynagrodzenie nie jest wypłacane przez zakład lub stałą placówkę, którą pracodawca posiada w państwie, w którym wykonywana jest praca.

Przy łącznym spełnieniu wymienionych warunków, wynagrodzenie za pracę wykonywaną zagranicą podlega opodatkowanie w Polsce i na polskich zasadach. Przypuszczam, na podstawie pytania, że taka sytuacja będzie miała miejsce w Pana przypadku, więc podatek powinien być płacony w Polsce.

Ad.6. Świadectwo pracy

W świadectwie pracy należy podać okres pobytu pracowników zagranicą (np. w przypadku zatrudnienia u innego pracodawcy w tym samym roku, będzie to dla niego informacja dotycząca m.in. sposobu płacenia podatku).