4 etapy inwentaryzacji w przedsiębiorstwie

Dodano: 6 października 2016
inwentaryzacja

Prace związane z przeprowadzeniem inwentaryzacji rocznej aktywów i pasywów realizowane są wieloetapowo. Z tego artykułu dowiesz się m.in. jakie czynności obejmują kolejne etapy procedury inwentaryzacyjnej, jak wygląda prawidłowo przygotowany harmonogram inwentaryzacji oraz kto powołuje podkomisję inwentaryzacyjną oraz zespoły spisowe do inwentaryzacji.

Prace związane z przeprowadzeniem inwentaryzacji rocznej aktywów i pasywów realizowane są wieloetapowo. W skrócie ten proces przedstawia się następująco:

Etap I - obejmuje procedury przygotowania inwentaryzacji.

Etap II - przewidziany jest na przeprowadzenie spisów z natury, uzgodnienie sald należności – z odbiorcami, pomiędzy zgromadzonych na rachunkach bankowych – z bankami, dokonanie porównania stanów ewidencyjnych z odpowiednimi dokumentami oraz ich weryfikacji – gdy dokonuje się pełnej inwentaryzacji okresowej (np. inwentaryzacji rocznej). W przypadku przeprowadzania inwentaryzacji częściowej (okolicznościowej, drożnej, incydentalnej itp.) w czasie realizacji II etapu dokonuje się niektórych z opisanych wcześniej czynności.

Etap III - poświęcony jest wycenie ustalonych w efekcie inwentaryzacji stanów składników aktywów i pasywów, ustaleniu, wyjaśnieniu przyczyn powstania i rozliczeniu różnic inwentaryzacyjnych dokonanym w wyniku przeprowadzonej ich weryfikacji przez komisję inwentaryzacyjną, podjęciu decyzji kierownika jednostki w sprawie sposobu rozliczenia tych różnic, a także rozliczeniu ich zgodnie z tą decyzją poprzez korektę stanów ewidencyjnych doprowadzającą je do wielkości stanów rzeczywistych, zaliczenie części (lub całości) różnic w koszty, ewentualne obciążenie nimi (lub ich częścią) osób odpowiedzialnych materialnie, do wysokości przez nie zawinionych itp., w zależności od wielkości i przyczyn powstania.

Etap IV - poświęcony jest wykorzystaniu spostrzeżeń i efektów inwentaryzacji do doskonalenia instrumentów kierowania i zarządzania działalnością jednostki, usunięcia stwierdzeń nieprawidłowości, poprawy zabezpieczenia zasobów, likwidacji i ograniczenia gromadzenia zapasów zbędnych oraz nadmiernych itp.

ETAP I. PRZYGOTOWANIE DO INWENTARYZACJI

Przygotowanie inwentaryzacji wymaga wielu czynności. Część z nich ma charakter jednorazowy bądź sporadycznie powtarzany (przygotowanie i aktualizacja instrukcji inwentaryzacyjnej). Część jest natomiast regularnie powtarzana przy każdej inwentaryzacji (np. wydanie zarządzeń, przygotowanie pól spisowych, liczenie, weryfikacja itd.).

Przygotowaniu instrukcji inwentaryzacyjnej poświęcona jest odrębna część opracowania. Przeanalizujmy te czynności, które są wykonywane regularnie.

Kierownik jednostki wydaje zarządzanie w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji

Kierownik wydaje zarządzenie w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji i wręcza je przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej lub osobie odpowiedzialnej za poprawne przeprowadzenie inwentaryzacji.

W zarządzeniu tym powinno się wskazać co najmniej:

  • podstawę prawną, na podstawie której jest przeprowadzana inwentaryzacja,
  • jakie składniki mają zostać objęte inwentaryzacją z odniesieniem albo do terminu ich inwentaryzacji, albo wskazania, że terminy te są wyszczególnione w planie/harmonogramie inwentaryzacji,
  • osoby, którym powierza się wykonanie obowiązków związanych z przeprowadzeniem inwentaryzacji i poszczególnych jej etapów, konieczność przygotowania pól spisowych i złożenia oświadczeń przez osoby materialnie odpowiedzialne,
  • termin zakończenia rozliczenia inwentaryzacji,
  • termin wejścia w życie zarządzenia (najczęściej jest to jego dzień wydania).

UWAGA

Jeśli w jednostce nie działa stała komisja inwentaryzacyjna, to w zarządzeniu może zostać powołany jej przewodniczący oraz skład. Mogą zostać również wskazane osoby, które mają być członkami zespół spisowych, choć najczęściej zespoły te są obecnie powoływane przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej.

Po przeprowadzeniu inwentaryzacji zarządzenie pozostaje w aktach komórki finansowo-księgowej, czyli komórki prowadzącej dokumentację inwentaryzacyjną.

Opracowanie planu i harmonogramu inwentaryzacji

Aby sprawnie przeprowadzić inwentaryzację, każda jednostka powinna opracować harmonogram. W tabeli zebrano główne etapy działań ze wskazaniem, kto bierze w nich udział i jaki jest zakres obowiązków.

Tabela 3. Harmonogram czynności inwentaryzacyjnych

Lp.

Główne działania inwentaryzacyjne

Uczestnicy prac inwentaryzacyjnych

Cel i zakres obowiązków

1.

Powołanie komisji inwentaryzacyjnej

Dyrektor

Wybór rozwiązań organizacyjnych adekwatnych do warunków funkcjonowania firmy

2.

Utworzenie komórki inwentaryzacji ciągłej

Prezes zarządu

3.

Wydanie niezbędnych przepisów wewnętrznych

Właściciel firmy

4.

Opracowanie harmonogramu prac inwentaryzacyjnych

Główny księgowy

Organizacyjne przygotowanie spisu z natury składników majątku

5.

Wytyczenie rejonów spisowych

Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej

6.

Powołanie zespołów spisowych i wyznaczenie kontrolerów

Kierownik działu inwentaryzacji ciągłej

7.

Opracowanie instrukcji dla zespołów spisowych i przeprowadzenie szkolenia

Kierownik działu inwentaryzacji ciągłej

8.

Przygotowanie składników majątkowych do spisu

Kierownicy komórek objętych spisem, magazynierzy

9.

Zebranie oświadczeń od osób ponoszących odpowiedzialność materialną

Zespoły spisowe

Zabezpieczenie prawidłowości przebiegu spisu z natury

10.

Przeprowadzenie spisu rzeczowych i pieniężnych składników majątku

Zespoły spisowe

11.

Skontrolowanie prawidłowości prowadzenia prac spisowych

Kontrolerzy spisowi

12.

Ustalenie różnic inwentaryzacyjnych i przyczyn ich powstania

Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej, kierownik działu inwentaryzacji ciągłej

Wykrycie nieprawidłowości w gospodarowaniu rzeczowymi składnikami majątku

13.

Wycena różnic i postawienie wniosków co do sposobu ich rozliczenia

Główny księgowy

14.

Zweryfikowanie sald aktywów i pasywów co do sposobu ich rozliczenia

Główny księgowy

Urealnienie ewidencji księgowej

15.

Porównanie stanów ewidencyjnych składników majątku z odpowiednimi dokumentami

Komórki księgowości

16.

Zaopiniowanie wniosków w sprawie zawinionych niedoborów składników majątkowych

Radca prawny

17.

Zaopiniowanie wniosków w sprawie rozliczenia różnic pod względem formalnym i rachunkowym

Główny księgowy

Podjęcie decyzji w sprawie rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych

18.

Zatwierdzenie wniosków

Dyrektor, Prezes, Właściciel firmy

19.

Ujęcie w księgach różnic inwentaryzacyjnych i ich rozliczenia

Główny księgowy, Komórki księgowości

Zweryfikowanie ewidencji księgowej

20.

Wykorzystanie wyników inwentaryzacji do poprawy gospodarki i ochrony majątku

Dyrektor, Prezes Zarządu, Właściciel firmy

Usprawnienie gospodarki składnikami majątkowymi

 

Powołanie zespołu przeprowadzającego inwentaryzację

W celu zapewnienia wysokiej jakości inwentaryzacji na członków komisji inwentaryzacyjnej powołuje się osoby bezstronne, mające wiedzę na temat jednostki, w której realizowane są czynności inwentaryzacyjne. Kierownik jednostki powołuje przewodniczącego komisji, który odpowiada za rzetelne przeprowadzenie spisu. Najczęściej praktykowane jest, że w średnich i większych jednostkach działa stała komisja inwentaryzacyjna, której skład jest uzupełniany w miarę potrzeby albo działa kadencyjnie (np. 3 lata).

WAŻNE

Zgodnie ze wskazówkami KSR kierownik jednostki może też pełnić funkcję przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej. W jednostkach, w których średnioroczne zatrudnienie nie przekracza 10 osób zadania komisji inwentaryzacyjnej może wykonywać jedna osoba (komisarz spisowy).

Liczba osób powoływanych do takiej stałej komisji spisowej zależy oczywiście od potrzeb i możliwości jednostki.

Przewodniczący może uczestniczyć w pracach spisowych. W takim przypadku istotne jest natomiast, aby:

  • przewodniczący komisji nie posiadał dostępu do stanów wynikających z systemu finansowo-księgowego,
  • przewodniczący komisji nie był osobą materialnie odpowiedzialną za inwentaryzowane składniki.

Do podstawowych obowiązków komisji inwentaryzacyjnej należy w szczególności:

  1. zabezpieczenie sprawnego przebiegu inwentaryzacji, 
  2. ustalenie harmonogramu i zakresu spisu z natury,
  3. powoływanie podkomisji i zespołów spisowych,
  4. dokonywanie podziału terenu firmy/jednostki na pola spisowe,
  5. przeszkolenie członków podkomisji biorących udział w spisie z natury,
  6. przygotowanie dokumentacji przebiegu i rozliczenie inwentaryzacji,
  7. gospodarowanie arkuszami spisu z natury,
  8. kontrola pracy podkomisji inwentaryzacyjnych,
  9. bezzwłoczne powiadamianie przewodniczącego komisji i kierownika jednostki o wszelkich zagrożeniach wykonania planu inwentaryzacji i stwierdzonych nieprawidłowościach w gospodarce składnikami majątku, zwłaszcza sprzyjających jego marnotrawstwu, zniszczeniu lub zagarnięciu,
  10. przyjmowanie i analiza sprawozdań z przebiegu inwentaryzacji od podkomisji inwentaryzacyjnych,
  11. sporządzanie sprawozdania końcowego z przebiegu inwentaryzacji i podsumowanie wyników spisu wraz z wnioskami poinwentaryzacyjnymi.

W bardzo dużych jednostkach albo w jednostkach sektora finansów publicznych spotyka się często też podkomisje inwentaryzacyjne, do obowiązków których może należeć w szczególności:

  1. zabezpieczenie sprawnego przebiegu inwentaryzacji na terenie oddziału firmy/Urzędu,
  2. nadzór nad pracą zespołów spisowych,
  3. kontrola pól spisowych,
  4. spowodowanie uporządkowania magazynów przed spisem z natury,
  5. przeszkolenie osób (członków zespołów spisowych) biorących udział w spisie z natury,
  6. przygotowanie dokumentacji przebiegu i rozliczenie inwentaryzacji,
  7. gospodarowanie arkuszami spisu z natury,
  8. kontrola spisu z natury,
  9. bezzwłoczne powiadamianie przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej o wszelkich zagrożeniach wykonania planu inwentaryzacji i stwierdzonych nieprawidłowościach w gospodarce składnikami majątku, zwłaszcza sprzyjających jego marnotrawstwu, zniszczeniu lub zagarnięciu,
  10. ustalanie przyczyn powstania różnic inwentaryzacyjnych i przedkładanie wniosków w sprawie ich rozliczenia,
  11. sporządzanie sprawozdań z przebiegu inwentaryzacji i przedstawienie wyników spisu wraz z wnioskami poinwentaryzacyjnymi, 
  12. protokolarne rozliczenie druków ścisłego zarachowania, jakimi są arkusze spisu z natury.

WAŻNE

Podkomisję inwentaryzacyjną oraz zespoły spisowe do inwentaryzacji powołuje zwykle przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej.

Oczywiście osobami, które też muszą zostać powolne do przeprowadzenia czynności inwentaryzacyjnych, są członkowie zespołów spisowych. Powołanie zespołów spisowych powinno nastąpić najlepiej nie później niż na 14 dni przed wyznaczoną datą spisu.

W skład zespołu spisowego nie powinny być powołane osoby:

  • materialnie odpowiedzialne za stan objętych spisem składników majątku,
  • prowadzące ewidencję księgową składników majątkowych podlegających spisowi z natury, które nie zapewniają bezstronności spisu.


Jest to często postulat niemożliwy do wypełniania w małych jednostkach. W takiej sytuacji należy zwrócić szczególną uwagę na obiektywne i rzetelne przeprowadzenie czynności spisowych.

Warto pamiętać, że przepisy o rachunkowości nie zabraniają, aby czynności spisowe były powierzane wyspecjalizowanym podmiotom zewnętrznym.

Do podstawowych obowiązków zespołu spisowego należy w szczególności:

  1. zapoznanie się z obowiązującą instrukcją inwentaryzacyjną oraz udział w szkoleniu przed inwentaryzacyjnym,
  2. pobranie arkuszy spisu z natury przed rozpoczęciem spisu,
  3. pobranie od osób materialnie odpowiedzialnych oświadczeń wstępnych i końcowych,
  4. przeprowadzenie spisu z natury w określonym terminie i na wyznaczonym polu spisowym,
  5. ustalenie rzeczywistej ilości poszczególnych składników majątku oraz ujęcie ustalonej ilości w arkuszach spisu z natury,
  6. terminowe przekazanie protokołu z inwentaryzacji wraz z wypełnionymi arkuszami spisu z natury przewodniczącemu podkomisji inwentaryzacyjnej oraz pisemnych informacji o stwierdzonych w toku czynności spisowych wszelkich nieprawidłowościach, zwłaszcza w zakresie gospodarki składnikami majątku i zabezpieczenia ich przed zniszczeniem lub kradzieżą.

Zapamiętaj!

Każdy spis z natury powinien być przeprowadzony z udziałem osób odpowiedzialnych lub współodpowiedzialnych materialnie za powierzone im mienie.

Oprócz wskazanych osób w niektórych sytuacjach konieczne jest też powołanie:

  • kontrolerów spisowych,
  • innych niezbędnych organów, ciał i osób, np. różnych rzeczoznawców, ekspertów, zespołu wyznaczonego do oceny przydatności, wyceny i sposobu zagospodarowania zapasów zbędnych, nadmiernych, niepełnowartościowych itp.

Kompetencje kontrolerów spisowych:

  • czuwanie nad całokształtem przygotowania, realizacji oraz rozliczenia spisów z natury;
  • realizacja czynności kontrolnych w zakresie:

- zgodności działania osób uczestniczących w inwentaryzacji (głównie zespołów spisowych) z informacjami przekazanymi w czasie narady przedinwentaryzacyjnej, a także postanowieniami niniejszej instrukcji,
- złożenia przez osoby odpowiedzialne materialnie oświadczeń wstępnych i końcowych,
- prawidłowości przeprowadzenia spisów z natury i innych czynności inwentaryzacyjnych,
- poprawności sporządzania arkuszy spisowych oraz dokonywania w nich ewentualnych poprawek;

  • dokonanie m.in. sprawdzenia, czy właściwie zostały do inwentaryzacji przygotowane poszczególne rejony (pola) spisowe;
  • dokonanie m.in. sprawdzenia, czy prowadzona w rejonach spisowych ewidencja inwentaryzowanych składników została uzgodniona z księgowością;
  • weryfikacja, czy przestrzega się zakazu ruchu (przyjmowania i wydawania) inwentaryzowanych składników w czasie trwania spisów z natury (w uzasadnionych przypadkach przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej może wyrazić zgodę na dokonanie przyjęcia, a zwłaszcza wydania składników, np. w związku z awarią);
  • sprawdzanie, czy tok prac inwentaryzacyjnych rokuje terminowe, tj. zgodne z planem, zakończenie i rozliczenie.

Natomiast główne kompetencje i obowiązki osób odpowiedzialnych materialnie oraz użytkowników składników podlegających inwentaryzacji to:

  • uczestnictwo w szkoleniowej naradzie przedinwentaryzacyjnej,
  • uzgodnienie ewidencji prowadzonej w rejonie spisowym (magazynie, sklepie itp.) z księgowością oraz uporządkowanie i uzupełnienie dokumentacji inwentaryzowanych składników,
  • właściwe przygotowanie do inwentaryzacji rejonów (pól) spisowych i znajdujących się w nich składników,
  • złożenie zespołowi spisowemu stosownych oświadczeń wstępnych i końcowych dotyczących inwentaryzowanych składników, nieprzerwane uczestniczenie w pracach inwentaryzacyjnych oraz dokonywanie wspólnie z zespołem spisowym ustalania ilości inwentaryzowanych składników, drogą ich mierzenia, ważenia, liczenia itp.,
  • dopilnowanie ujęcia ustalonych ilości składników w arkuszach (kartach) spisowych, a także ujęcia na odrębnych arkuszach artykułów nadmiernych, zbędnych, niepełnowartościowych oraz stanowiących własność innych jednostek,
  • wskazanie osób upoważnionych do reprezentowania osób odpowiedzialnych, które z ważnych przyczyn nie mogą wziąć udziału w inwentaryzacji,
  • dopilnowanie poprawności sporządzenia arkuszy (kart) spisów z natury lub protokołów inwentaryzacyjnych oraz złożenie na nich swoich podpisów,
  • udzielanie osobom zajmującym się inwentaryzacją, a zwłaszcza zespołom spisowym i kontrolerom spisowym wszelkich niezbędnych informacji i wyjaśnień,
  • wyjaśnienie przyczyn i okoliczności powstania ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych, proponowanego sposobu ich rozliczenia, a także sformułowanie wniosków w sprawie kompensaty niedoborów i nadwyżek stwierdzonych na artykułach podobnych, 
  • wprowadzenie do prowadzonej w rejonie spisowym (magazynie, sklepie lub innej placówce) ewidencji korekt dostosowujących stany ewidencyjne do stanów rzeczywistych, zgodnie z treścią decyzji kierownika jednostki w sprawie rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych,
  • wykorzystanie wszystkich istotnych spostrzeżeń wyniesionych z inwentaryzacji, w tym zaleceń kierownika jednostki wydanych na wniosek organów dokonujących inwentaryzacji, dla doskonalenia organizacji i realizacji w przyszłości prowadzonej działalności.
Organizacja szkolenia przedinwentaryzacyjnego

Przeważnie główny księgowy i przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej organizują szkolenie dla osób, które będą brały udział w inwentaryzacji. Jest ona przeznaczona dla członków zespołów (grup) spisowych i osób materialnie odpowiedzialnych, z udziałem członków komisji inwentaryzacyjnej, kontrolerów spisowych, ewentualnych ekspertów i rzeczoznawców oraz prowadzących ewidencję inwentaryzowanych składników pracowników księgowości. W trakcie tego spotkania omówić należy sposób przeprowadzania spisu z natury oraz zwrócić uwagę na wszystkie obszary, w których mogą potencjalnie pojawić się problemy.

PRZYKŁAD

Kłopoty przy ewidencji asortymentu

W zeszłym roku magazynierzy sugerowali, że przy przyjmowaniu niektórych asortymentów do magazynu były rozbieżności między stanem zadeklarowanym a rzeczywistym w paczkach. W trakcie spotkania przedinwentaryzacyjnego zasugerowano, że należy zwiększyć liczbę fabrycznie zapakowanych paczek, które trzeba przeliczyć dokładnie.

Przygotowanie do spisu rejonów i pól spisowych

Na tym etapie należy przyjrzeć się, w jaki sposób są przygotowane rejony spisowe do inwentaryzacji. To ostatni moment, żeby przeprowadzić likwidację lub zagospodarowanie składników (zapasów aktywów obrotowych, sprzętu, narzędzi, urządzeń itp.) zniszczonych, uszkodzonych, zbędnych, nieczynnych, nieprzydatnych,

Należy sprawdzić, czy uzupełniona została dokumentacja przyjęcia lub wycofania składników bez wymaganego udokumentowania (równocześnie z podjęciem działań w kierunku zaniechania tego rodzaju praktyki w przyszłości).

PRZYKŁAD

W magazynie należy sprawdzić odpowiednie przygotowanie do inwentaryzacji rejonów (pól) spisowych oraz znajdujących się w nich składników, czyli między innymi:

  • uzupełnić wywieszki zawierające symbole i nazwy stosowane w indeksie wykorzystywanym w ewidencji księgowej – bez podania ich ilości,
  • zgromadzić te same rodzaje składników w jednym miejscu,
  • przygotować się do inwentaryzacji artykułów nietypowych (np. ciężkich, przestrzennych, zwałowych, sypkich, niedostępnych) inwentaryzowanych z reguły w rezultacie ustalania ich ilości metodami szacunkowymi, poprzez spryzmowanie węgla, koksu, nawozów sztucznych i płodów rolnych przechowywanych luzem, zesztaplowanie tarcicy itp.

Konieczne jest też wyposażenie rejonów w aktualnie zalegalizowane urządzenia pomiarowe, podnośniki, odzież ochronną itp.

Przygotowanie dokumentacji inwentaryzacyjnej

Nie ma konieczności przygotowywania co roku nowych wzorów dokumentów inwentaryzacyjnych. Wręcz przeciwnie – należy korzystać z tego, co się już sprawdziło. Warto też korzystać z propozycji dokumentów zawartych w programach komputerowych wspierających prace. Ale zawsze należy zweryfikować ich aktualność.

Warto zatem przeanalizować aktualność i sprawdzić, czy zawierają wszystkie pożądane elementy dla:

  • arkuszy (kart) spisowych,
  • protokołów kontroli kasy,
  • protokołów inwentaryzacji dokonywanej drogą weryfikacji,
  • oświadczeń (wstępnych i końcowych) osób materialnie odpowiedzialnych,
  • uzgodnień sald należności,
  • zestawień zbiorczych spisów z natury,
  • zestawień różnic inwentaryzacyjnych,
  • poleceń przeprowadzenia inwentaryzacji,
  • protokołów kontroli inwentaryzacji,
  • formularzy kompensaty niedoborów i nadwyżek stwierdzonych na artykułach podobnych,
  • formularzy sprawozdań zespołów spisowych,
  • protokołów weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych,
  • planów (programów, harmonogramów) inwentaryzacji,
  • formularzy do dokonania skontrum materiałów bibliotecznych,
  • tabel przeliczeń objętości na wagę, metrów przestrzennych na sześcienne itp.,
  • norm ubytków naturalnych, zaników itp.,
  • obliczeń pomocniczych do określenia ilości szacunkowych artykułów sypkich, zwałowych, przestrzennych, niedostępnych itp.

ETAP II. PRZEPROWADZENIE SPISÓW

Drugi etap obejmuje wykonanie czynności związanych z technicznym przeprowadzeniem inwentaryzacji przez grupy (zespoły) spisowe, a także innych przewidzianych do wykonania tego zadania pracowników (np. pracowników księgowości, przy ewentualnej pomocy kompetentnych pracowników komórek merytorycznych, bądź rzeczoznawców – dokonujących uzgodnienia sald z bankami i kontrahentami czy też porównania stanów ewidencyjnych z odpowiednimi dokumentami i ich weryfikacji). Szczegółowo zostanie on omówiony przy poszczególnych rodzajach inwentaryzacji.

Podstawowe – wykonywane w ramach realizacji tego etapu czynności – polegają głównie na:

  • wydaniu grupom (zespołom) spisowym odpowiedniej liczby arkuszy (kart) spisowych i protokołów inwentaryzacji gotówki, stanowiących druki ścisłego zarachowania,
  • zebraniu wstępnych i końcowych oświadczeń osób materialnie odpowiedzialnych,
  • rzetelnym i poprawnym przeprowadzeniu spisów z natury rzeczowych i pieniężnych składników aktywów,
  • dokonaniu kontroli poprawności przeprowadzania spisów z natury (zwłaszcza poprawności ustalania ich ilości i ujmowania ich w arkuszach spisowych), właściwym sporządzaniu i ewentualnym poprawianiu arkuszy (kart, protokołów) spisów z natury oraz opracowywanych do nich materiałów pomocniczych,
  • wysyłaniu do banków i kontrahentów (zwłaszcza do odbiorców) wniosków o potwierdzenie sald środków pieniężnych zgromadzonych w bankach oraz należności od odbiorców i innych kontrahentów, z wyjątkiem należności spornych, wątpliwych (w bankach również zagrożonych), od osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych i z tytułów publicznoprawnych,
  • dokonaniu – w odniesieniu do aktywów i pasywów nieobjętych inwentaryzacją w formie spisów z natury lub uzgodnienia sald – porównania danych wynikających z ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji poprawności danych ilościowych i wartościowych tych składników,
  • sporządzeniu sprawozdań zespołów (grup) spisowych dotyczących przygotowania i przebiegu procesu inwentaryzacji, zabezpieczenia pomieszczeń, składowisk, a także znajdujących się w nich składników, ich stanu jakościowego, jak też sformułowaniu wniosków umożliwiających redukcję w przyszłości stwierdzonych niedociągnięć,
  • przekazaniu do księgowości arkuszy spisowych wraz z materiałami pomocniczymi oraz oświadczeniami osób odpowiedzialnych materialnie, jak też rozliczeniu się z pobranych arkuszy,
  • przekazanie sprawozdania zespołu spisowego do komisji inwentaryzacyjnej.

ETAP III. KONTROLA I ZAKOŃCZENIE INWENTARYZACJI

Na tym etapie dokonuje się głównie kontroli poprawności arkuszy (kart) spisowych, protokołów inwentaryzacji kasy oraz składników inwentaryzowanych drogą porównania ewidencji z dokumentacją i ich weryfikacji oraz innych rodzajów dokumentacji inwentaryzacyjnej. Może też być przeprowadzona ewentualna inwentaryzacja powtórna lub uzupełniająca w drodze spisów z natury, wykazu rozrachunków itp. przez grupy spisowe, pracowników księgowości (np. z udziałem rzeczoznawców), członków komisji inwentaryzacyjnej lub inne powołane osoby, jeśli wyniki pierwszej inwentaryzacji wskazują zbyt duże rozbieżności w stosunku do oczekiwanych.

W szczególności na przykład rozliczenie spisu z natury zapasów własnych obejmuje: a) wycenę poszczególnych składników zapasów objętych spisem z natury, b) porównanie wyników spisu z danymi bieżącej ewidencji księgowej, ustalenie różnic inwentaryzacyjnych, c) wyjaśnienie przyczyn różnic i zaproponowanie sposobu ich rozliczenia, d) dokonanie księgowań doprowadzających stany księgowe zapasów do stanów rzeczywistych, wynikających ze spisu z natury.

W przypadku zapasów obcych rozliczenie spisu z natury polega na porównaniu danych o ich ilości wynikających z arkuszy spisowych z danymi ewidencji pozabilansowej.

Na tym etapie dokonuje się wyceny inwentaryzowanych składników i ustalenia różnic inwentaryzacyjnych w drodze sporządzenia zestawień zbiorczych spisów z natury i (lub) zestawień różnic inwentaryzacyjnych, a później wyjaśnienia przyczyn powstania ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych oraz innych okoliczności i faktów, składanych na piśmie przez osoby odpowiedzialne materialnie lub różnych ekspertów, a także członków zespołów spisowych, pracowników księgowości itp. Na tym etapie podejmowane są decyzje o kompensatach niedoborów i nadwyżek stwierdzonych na artykułach podobnych oraz uwzględnieniu przy rozliczeniu różnic ewentualnych norm ubytków i zaników występujących na określonych składnikach.

Przypomnijmy, że decyzję w sprawie sposobu rozliczenia różnic inwetaryzacyjnych podejmuje kierownik jednostki.

I oczywiście prawie na zakończenie tego etapu ujmuje się w księgach rachunkowych roku obrotowego, na który przypadł termin inwentaryzacji, rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych stosownie do treści decyzji kierownika jednostki, opracowanego w formie polecenia księgowania.

Zobacz także:

Analiza odchyleń wykonania planu przychodów i kosztów

Zastosowanie kontroli wewnętrznej w przedsiębiorstwie

Audyt wewnętrzny

ETAP IV. POINWENTARYZACYJNY

Stanowi on wykorzystanie kompletnej wiedzy wyniesionej po dokonaniu inwentaryzacji, zwłaszcza rocznej, w celu doskonalenia działalności na przyszłość, zarówno w zakresie przeprowadzania kolejnych inwentaryzacji, jak i w odniesieniu do całokształtu zarządzania i kierowania działalnością jednostki. Inwentaryzacja, jako czynność dokonana w sposób kompleksowy, z reguły – co dotyczy inwentaryzacji rocznej – na dużą skalę, oprócz spełnienia podstawowych jej zadań, polegających na doprowadzeniu stanu ewidencji aktywów i pasywów do faktów występujących w naturze, niesie ze sobą wiele bardzo istotnych korzyści ubocznych, stanowiących źródło informacji umożliwiających doskonalenia działalności organizacji na przyszłość.

Warto zapamiętać:

  • Prace związane z przeprowadzeniem inwentaryzacji rocznej aktywów i pasywów realizowane są wieloetapowo. W skrócie ten proces przedstawia się następująco: przygotowanie do inwentaryzacji,  przeprowadzenie spisów, kontrola i zakończenie inwentaryzacji oraz etap poinwentaryzacyjny.
  • Kierownik wydaje zarządzenie w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji i wręcza je przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej lub osobie odpowiedzialnej za poprawne przeprowadzenie inwentaryzacji.
  • Aby sprawnie przeprowadzić inwentaryzację, każda jednostka powinna opracować harmonogram.

Przeczytaj również poprzedni artykuł z tego cyklu: Pora na inwentaryzację – zasady, terminy, instrukcja.

§ Podstawa prawna: ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity: Dz.U. z 2016 r. poz. 1047 ze zm.).

dr Katarzyna Trzpioła wykładowca na wydziale Zarządzania UW

Nie ma jeszcze komentarzy do tego dokumentu.
Zaloguj się aby dodać komentarz

Przetestuj Portal FK przez 24 godziny za DARMO - otrzymasz dostęp do wszystkich treści Przetestuj Portal FK »

x
wiper-pixel