Komunikat Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w sprawie przekazywania dokumentów w formie elektronicznej

Zakład Ubezpieczeń Społecznych informuje, że od 18 września 2001 r. obowiązek przekazywania do ZUS dokumentów ubezpieczeniowych (zgłoszeniowych i rozliczeniowych) w formie elektronicznej drogą teletransmisji, będzie dotyczył wszystkich płatników rozliczających składki za co najmniej 21 ubezpieczonych.

W praktyce oznacza to, że ww. płatnicy będą zobowiązani przekazać dokumenty rozliczeniowe w formie elektronicznej do Zakładu za miesiąc wrzesień 2001 r. we właściwych terminach tj. do 5, 10 i 15 października 2001 r. Ten sam sposób przekazywania dokumentów do ZUS wymagany jest także przy przekazywaniu po 18 września 2001 r. wszystkich dokumentów ubezpieczeniowych, w tym również dokumentów korygujących za okresy poprzednie.

Płatnicy powinni tworzyć i przygotowywać do wysyłki dokumenty rozliczeniowe wykorzystując aktualne programy informatyczne udostępniane przez ZUS.

Przesyłanie dokumentów może odbywać się poprzez sieć publiczną Internet jak również sieć Ekstranet ZUS, dostępną pod ogólnopolskim numerem sieci telefonicznej TPSA 0202525. Programy PŁATNIK i PŁATNIK-PRZEKAZ ELEKTRONICZNY oraz szczegółowe zasady przekazywania dokumentów w formie elektronicznej - opisane w poradnikach i ulotkach dla płatników składek - są dostępne w terenowych jednostkach organizacyjnych Zakładu, jak również na stronach serwisów www.zus.pl oraz www.zus.gov.pl.

Jednym z podstawowych warunków przystąpienia przez płatnika do przekazywania dokumentów w formie elektronicznej drogą teletransmisji do ZUS jest posiadanie przez płatnika składek klucza prywatnego oraz certyfikatu klucza publicznego, zapewniających poufność i wiarygodność przesyłanych danych.

W związku z powyższym Zakład Ubezpieczeń Społecznych informuje, że na mocy przepisów rozporządzenia Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej z 3 lipca 2001 r. (Dz.U. nr 73, poz. 774) w sprawie warunków, jakie muszą spełnić płatnicy składek przekazujący dokumenty ubezpieczeniowe w formie dokumentu elektronicznego poprzez teletransmisję danych, zostały uruchomione Punkty Wydawania Certyfikatów (PWC) w jednostkach terenowych Zakładu.

Po pakiet z kluczem prywatnym i certyfikatem klucza publicznego powinni zgłaszać się tylko ci płatnicy, którzy przekazywali dokumenty ubezpieczeniowe w formie innej niż elektroniczna oraz nie posiadają ważnego certyfikatu, a zobowiązani są zgodnie z ustawą z dnia 11 stycznia 2001 r. (Dz.U. nr 8, poz. 64) do elektronicznej wymiany dokumentów z ZUS. Jednostki terenowe ZUS, właściwe dla siedziby płatnika składek, będą powiadamiać płatników o terminie odbioru pakietów z certyfikatami.

Płatnicy składek, którzy zgłoszą się po odbiór pakietów z certyfikatami i nie dokonali zgłoszenia aktualnego adresu poczty elektronicznej będą mogli skorzystać z bezpłatnego konta poczty elektronicznej założonego wyłącznie na potrzeby elektronicznej wymiany dokumentów z ZUS.

Dotychczas obowiązujące procedury, związane z pozyskaniem certyfikatu, są nadal aktualne, tzn. że również płatnik, który został powiadomiony przez jednostkę terenową ZUS o terminie odbioru certyfikatu, może sam uzyskać certyfikat zgodnie z §3-6 ww. rozporządzenia, po zastosowaniu obowiązującej procedury uzyskania certyfikatu opisanej na stronach serwisu internetowego www.zus.gov.pl.