Elektroniczne upoważnienia w ZUS (z 21 sierpnia 2007 r.)

Pracownicy Zakładu aby realizować swoje obowiązki służbowe w zakresie wydawania decyzji, muszą zostać upoważnieni imiennie przez Prezesa ZUS. To wymaga wystawienia prawie 10 tysięcy upoważnień. Przygotowanie i weryfikacja kilku tysięcy upoważnień jest czasochłonna.

W związku ze zmianami organizacyjnymi istniała konieczność wydania nowych upoważnień. W tym celu przygotowana została treść upoważnienia oraz listy upoważnianych pracowników. Przy użyciu aplikacji komputerowej utworzone zostały dokumenty elektronicznych upoważnień w formatach .pdf oraz .xml, które następnie podpisał elektronicznie Prezes ZUS Pan Paweł Wypych. Operacja podpisywania realizowana była etapowo i trwała sumarycznie ok. 4 godzin.

Tab. Czas niezbędny do podpisania dokumentów (opracowanie własne).

Podpisane upoważnienia po ich powtórnej weryfikacji będą dostępne na stronie internetowej Zakładu w Biuletynie Informacji Publicznej (www.zus.pl/BIP), a ich autentyczność będzie można potwierdzić za pośrednictwem "zaufanej trzeciej strony" - Powszechnego Centrum Certyfikacji CERTUM.

Planowane jest używanie bezpiecznego podpisu elektronicznego do podpisywania innych dokumentów, m.in. zarządzeń Prezesa ZUS co usprawni pracę Zakładu.

Podpisanie upoważnień bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą kwalifikowanego certyfikatu zostało przeprowadzone zgodnie z ustawą z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz.U. z 2001 Nr 130 poz. 1450 z późń. zm.).