Pytanie: Czy przy ewidencji księgowej listy płac trzeba rozksięgowywać każdego pracownika osobno w kwocie brutto i następnie uwzględniać oddzielnie za każdego pracownika składki na ZUS, zaliczkę na podatek i inne potrącenia, czy też można zrobić dekret z sumy listy płac?

Odpowiedź:

Koszty wynagrodzeń, składek ZUS oraz rozrachunków publiczno-prawnych mogą być ujęte jako suma z listy płac. Ewidencji analitycznej podlegają jedynie rozrachunki z pracownikami.

Dokumentem stanowiącym podstawę ewidencji wynagrodzeń i rozrachunków z pracownikami z tytułu wynagrodzeń w księgach rachunkowych pracodawcy jest lista płac. Na liście znajdują się wszystkie szczegółowe informacje na temat składników wynagrodzenia brutto danego pracownika, kwot potrącanych z danego wynagrodzenia, w tym składek ZUS czy podatków. W związku z tym, z formalnego punktu widzenia nie ma potrzeby ewidencjonowania kosztów wynagrodzeń z podziałem na każdego pracownika oddzielnie - a więc według pozycji listy płac.

Ewidencji analitycznej podlega jednak kwota wynagrodzenia netto, a więc z podziałem imiennym na każdego pracownika. Konieczność ta wynika wprost z zapisów ustawy o rachunkowości, a ponadto z praktycznego punktu widzenia umożliwia szybką weryfikację poprawności wypłaconych wynagrodzeń oraz wpływa istotnie na wyliczanie zaliczek na podatek dochodowy. Niewypłacone wynagrodzenia nie stanowią bowiem kosztu uzyskania przychodu.

Więcej na temat rozrachunków z pracownikami: