Pytanie: Stowarzyszenie jest zarejestrowane w KRS . W KRS i statucie stowarzyszenia jest zapis odnośnie organu uprawnionego do reprezentacji podmiotu: 1. Oświadczenia woli w sprawach majątkowych Lokalnej Grupy Działania składają dwaj członkowie zarządu, w tym Prezes lub Wiceprezes. 2. Oświadczenia woli w zakresie innym niż wymieniony w ust. 1 składa Prezes Zarządu lub inny członek Zarządu upoważniony przez Zarząd lub pełnomocnik Zarządu w zakresie udzielonego pełnomocnictwa. Kto powinien podpisywać rachunki, faktury, listy płac w zakresie merytorycznym, zatwierdzenia dokumentu do ujęcia w księgach rachunkowych i do zapłaty? Czy zgodnie z ww. punktem 2 zapisu w KRS i statucie może być to prezes, a w przypadku innych członków zarządu powinna być uchwała zarządu? Czy należy takie rzeczy dodatkowo uregulować w jakimś dokumencie wewnętrznym, np. instrukcji obiegu dokumentów, czy wystarczy sam zapis w KRS, statucie i odpowiedniej uchwale zarządu?
Odpowiedź: Podpisywanie faktur i innych dokumentów dotyczących działalności bieżącej stowarzyszenia (poza tymi dokumentami, które dotyczą podejmowania zobowiązań majątkowych, których wartość przekracza zwykły zarząd) jest dokonywane przez kierownictwo jednostki i osoby do tego upoważnione.
Upoważnienie takie może być udzielone w dwojaki sposób - w instrukcji obiegu dokumentów lub w zakresie obowiązków służbowych. Uważam, iż wygodniejsze jest wskazanie takiego upoważnienia w instrukcji obiegu dokumentów - jest to bowiem instrukcja dostępna dla wszystkich w jednostce.
Podstawa prawna: - art. 10 ust 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 ze zm.).
