Nadpłata zobowiązania wobec klienta - jak ewidencjonować?

Zgodnie z prawem bilansowym w księgach rachunkowych powinno się ująć wszelkie przychody i odpowiadające im koszty. A jak będzie w tym przypadku? Sprawdź.

Przypomnijmy, że zgodnie z art. 118 kc termin przedawnienia wynosi 10 lat, jeżeli przepis szczególny nie stanowi inaczej. Roszczenia związane z prowadzeniem działalności gospodarczej przedawniają się z upływem 3 lat, natomiast roszczenia z tytułu sprzedaży dokonanej w zakresie działalności przedsiębiorstwa sprzedawcy - po 2 latach (art. 554 kc).

Zaproponowane przez Państwo księgowanie jest jak najbardziej poprawne z punktu widzenia rachunkowości. Jeżeli spółka zapłaci kontrahentowi więcej niż to wynika z faktury zakupu, wówczas po jej stronie powstanie nadpłata, która będzie stanowiła jej należność od dostawcy.

Z przepisów podatkowych wynika, że do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć wierzytelności, które nie zostały jeszcze przedawnione i których nieściągalność została właściwie udokumentowana lub uprawdopodobniona. Taka wierzytelność może być kosztem podatkowym w części, w jakiej została uprzednio zarachowana do przychodów należnych (na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 25 i 26a updop). Tymczasem nadpłacone przez spółkę kwoty nie stanowiły uprzednio przychodów należnych. W związku z tym wydaje się zasadne uznać, iż kwoty tych nadpłat nie mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Warto też w takich przypadkach pamiętać o potwierdzeniach sald. Zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 2 uor jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację należności, w tym udzielonych pożyczek, z zastrzeżeniem pkt 3, oraz powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów - drogą otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic.

Podejmując decyzję o wyksięgowaniu przedmiotowych nadpłat z kont rozrachunków (np. w związku z ich przedawnieniem, umorzeniem lub uznaniem za nieściągalne), spółka ujmie ich wartość w księgach rachunkowych, zapisem:

• Wn konto 76-1 "Pozostałe koszty operacyjne",
• Ma konto 21 "Rozrachunki z dostawcami".