Jak ująć składki na ubezpieczenia społeczne w zamkniętym sprawozdaniu finansowym?

Pytanie: Zauważyłam, że w 2005 r. za grudzień nie zostały ujęte składki na ubezpieczenia społeczne zapłacone za pracowników przez pracodawcę. Jest to kwota około 3,5 tys. zł. Firma osiąga przychody ok. 5 mln w skali roku. Jak postąpić w takiej sytuacji? - pyta księgowa z Gorzowa Wielkopolskiego.

Odpowiedź: Powinna Pani ująć wymienione zdarzenie w księgach roku, w którym zauważyła Pani błąd.

Proszę zauważyć, że zgodnie z art. 24 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz 694 ze zm., dalej: uor) formułuje wymóg, aby księgi rachunkowe były prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco. Analizując omówione cechy ksiąg rachunkowych można zauważyć, że są one, między innymi, wtedy prawidłowe, gdy są ujęte w danym roku obrotowym wszystkie operacje (zdarzenia), które tego roku dotyczą.

W praktyce można się spotkać z sytuacją, w której występują zdarzenia po zamknięciu ksiąg rachunkowych, dotyczące roku obrotowego, którego księgi rachunkowe zostały zamknięte.

Zgodnie z art. 54 uor, jeżeli po sporządzeniu rocznego sprawozdania finansowego, a przed jego zatwierdzeniem, jednostka otrzymała informacje o zdarzeniach, które mają istotny wpływ na to sprawozdanie lub powodują, że założenie kontynuowania działalności przez jednostkę nie jest uzasadnione, to powinno się odpowiednio zmienić (skorygować) sprawozdanie finansowe.

W tym celu należy (art. 54, ust. 1, pkt.1 uor):

• przeprowadzić odpowiednie zapisy w księgach rachunkowych roku obrotowego, którego sprawozdanie finansowe dotyczy,
• powiadomić biegłego rewidenta, który sprawozdanie to bada lub badał, przy założeniu, że jednostka zgodnie z art. 64 uor jest zobowiązana do badania i ogłaszania sprawozdań finansowych.

Jeżeli zdarzenia, które wystąpiły po dniu bilansowym, nie powodują zmiany stanu istniejącego na dzień bilansowy, to odpowiednie wyjaśnienia zamieszcza się w informacji dodatkowej.

Ponadto, jeżeli jednostka otrzymała informacje o zdarzeniach dotyczących poprzedniego roku obrotowego, które mają istotny wpływ na sprawozdanie finansowe, po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego, to skutki tych zdarzeń ujmuje się w księgach rachunkowych roku obrotowego, którym informacje te otrzymano (art. 54, ust. 1, pkt. 2 uor).

Z przedstawionych przepisów wynika, że jednostka powinna ująć wymienione zdarzenie w księgach roku, w którym zauważono błąd.

Warto wskazać, że z punktu widzenia art. 22 ust 5a ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm.) oraz art. 15 ust. 4b ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 ze zm.), koszty uzyskana przychodów bezpośrednio związane z przychodami, odnoszące się do przychodów danego roku podatkowego, a poniesione po zakończeniu tego roku do dnia:

• sporządzenia sprawozdania finansowego, nie później niż do upływu terminu określonego do złożenia zaznania,
• złożenia zeznania, nie później jednak niż do upływu terminu określonego do złożenia zeznania, jeżeli podatnicy, zgodnie z odrębnymi przepisami, nie są obowiązani do sporządzenia sprawozdania finansowego,

są potrącane w roku podatkowym, w którym osiągnięte zostały odpowiadające im przychody.

Z przedstawionych przepisów wynika, że wymienionego w pytaniu zdarzenia nie może Pani zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w świetle przepisów prawa podatkowego.