Pytanie:
Klient, którego rozliczam, zamierza dokonywać zakupu towarów dla swojej firmy w sklepach detalicznych w USA. Sklepy odmawiają wystawienia faktur na firmę, a proponują jedynie paragony. Towar byłby dostarczany do klienta po przejściu odprawy celnej. Czy w tej sytuacji istnieje możliwość księgowania w PKPiR zakupu towaru na podstawie paragonu i odprawy celnej?
Dowód księgowy powinien być sporządzony w języku polskim. Czy można zatem zaksięgować towar, którego dowodem zakupu jest paragon wystawiony przez firmę w USA w języku angielskim?
Odpowiedź: Podatnik powinien zaewidencjować paragon i dołączyć do niego sporządzony przez siebie dokument księgowy, wyczerpująco opisujący operację gospodarczą. Szczegóły w uzasadnieniu.
Zapisy w księdze dokonywane są w języku polskim i w walucie polskiej w sposób staranny, czytelny i trwały, na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów. Podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są:
- faktury VAT, w szczególności faktury VAT marża, faktury VAT RR, faktury VAT MP, dokumenty celne, rachunki oraz faktury korygujące i noty korygujące, zwane dalej "fakturami", odpowiadające warunkom określonym w odrębnych przepisach, lub
- inne dowody stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:
- wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
- datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
- przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
- podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych
- oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.
Dowód księgowy powinien być sporządzony w języku polskim. Treść dowodu musi być pełna i zrozumiała - dopuszczalne jest stosowanie skrótów ogólnie przyjętych. Jeżeli w dowodzie podane jest wartościowe określenie operacji gospodarczej tylko w walucie obcej, podatnik posiadający ten dowód jest zobowiązany przeliczyć walutę obcą na złote, po obowiązującym w dniu dokonania operacji kursie, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o podatku dochodowym. Wynik przeliczenia należy zamieścić w wolnych polach dowodu lub w załączniku do dowodu sporządzonego w walucie obcej.
Za dowody księgowe uważa się również:
- dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem;
- noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi;
- dowody przesunięć;
- dowody opłat pocztowych i bankowych;
- inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz dokumenty zawierające dane, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2.
Podatnik powinien więc zaewidencjować paragon i dołączyć do niego sporządzony przez siebie, według powyższych zasad, dokument księgowy, wyczerpująco opisujący operację gospodarczą.
Autor: Mirosław Siwiński
Absolwent Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Warszawskiego w 2001 r. Doradca podatkowy i radca prawny w Advicero Tax Nexia. Od 2004 r. wykładowca w zakresie VAT, podatku akcyzowego oraz analizy podatkowej. Autor lub współautor ponad 250 artykułów oraz ponad 20 książek o tematyce podatkowej. Do 2019 r. Dyrektor Departamentu Podatków Kancelarii Prof. W. Modzelewskiego