Pytanie: W firmie mam zatrudnionego przedstawiciela handlowego, który w umowie o pracę ma, jako miejsce wykonywania pracy obszar województw: małopolskie, dolnośląskie, śląskie, podkarpackie. Siedziba firmy mieści się w województwie małopolskim. Zdarza się czasem, że pracownik jadąc do pracy do województwa dolnośląskiego musi się, siłą rzeczy przenocować na tym terenie. Otrzymuję od pracownika fakturę za nocleg, ale ponieważ to jest jego miejsce wykonywania pracy nie mogę rozliczyć go na podstawie delegacji. Czy w związku z powyższym powinnam doliczyć do jego dochodu fakturę za nocleg. Spotykam się z opiniami, iż taka faktura za nocleg jest dla firmy kosztem uzyskania przychodu, ale dla pracownika powinien być do dochód opodatkowany. Jak dla mnie nie ma to nic wspólnego z dochodem pracownika, gdyż on na tym terenie pracy świadczy dla nas pracę. Proszę o przedstawienie wyczerpującej odpowiedzi.

Odpowiedź:

Ponieważ miejscem pracy pracownika jest m.in. województwo dolnośląskie, to pracownik korzystając z noclegu w tym województwie nie odbywa podróży służbowej, lecz świadczy pracę na rzecz pracodawcy w miejscu swojej pracy. Podróżą służbową jest natomiast wykonywanie zadań na rzecz pracodawcy poza siedzibą pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy danego pracownika. Wydatki związane z podróżą służbową nie stanowią przychodu pracownika, natomiast „dodatkowe” wydatki na rzecz pracownika ponoszone za niego w miejscu jego pracy będą stanowiły przychód podatkowy. Jednocześnie dany wydatek będzie kosztem uzyskania przychodu pracodawcy. W związku z tym, jeśli pracodawca zapewnia pracownikowi niebędącemu w podróży służbowej zakwaterowanie, to co do zasady, generuje to po jego stronie przychód podatkowy.

Podróżą służbową jest wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy pracownika. Podróż służbowa wiąże się, więc z przejazdem pracownika do innego niż siedziba pracodawcy lub stałe miejsce pracy, docelowego miejsca wykonywania zadania służbowego, poleconego przez pracodawcę. Należności na pokrycie kosztów podróży służbowej przysługują wyłącznie pracownikowi, który wykonuje zadanie służbowe na polecenie pracodawcy poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy. Łącznik "lub" użyty przez ustawodawcę sugeruje, że dla uznania, że mamy do czynienia z podróżą służbową wystarczy, żeby spełnił się jeden z warunków, tzn. wyjazd pracownika poza stałe miejsce pracy.

Z tytułu podróży służbowej odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jeżeli nocuje on w hotelu lub innym obiekcie świadczącym usługi hotelarskie.

Jednak dla pracownika, który wykonuje zadania w miejscu swojej pracy takie świadczenie stanowi przychód uzyskiwany bezpośrednio od pracodawcy. Dla osoby zamieszkującej w hotelu znajdującym się w miejscu wykonywania pracy zwrot kosztów hotelu czy też koszty zapewnienia noclegu, nie stanowią przychodu zwolnionego, związanego z podróżą służbową.

Co do zasady, każde świadczenie otrzymane przez pracownika w związku z pozostawianiem w stosunku pracy, bez względu na źródło finansowania, zaliczane jest do jego przychodu ze stosunku pracy, chyba, że jest to świadczenia zwolnione z opodatkowania. Takiemu zwolnieniu podlegają m.in. diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika.

Natomiast za przychody ze stosunku pracy uważa się, bowiem wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

W związku z powyższym, jeśli pracodawca opłaci pracownikowi nocleg w hotelu znajdującym się w miejscu pracy pracownika, to takie świadczenie nie będzie wydatkiem związanym z podróżą służbową, co spowoduje, że będzie ono stanowiło przychód pracownika ze stosunku pracy.

- art. 77⁵ ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.),
- § 7 ust. 1 o rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. nr 236, poz. 1990 z późn. zm.),
- art. 12 ust. 1, art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 z późn. zm.).

Tekst opublikowany:

17 lutego 2011 r.