Jak rozliczyć zagraniczną delegację kierowcy?

Pytanie: Jak rozliczyć zagraniczną delegację kierowcy? Kierowca wyjechał z Polski 6 marca 2007 r. Rozładunek towaru miał miejsce w Słowenii 7 marca 2007 r., a 8 marca 2007 r. załadunek we Włoszech, następnie 9 marca 2007 r. rozładunek w Polsce - pisze księgowa z Torunia.

Odpowiedź: Delegację powinna Pani rozliczyć zgodnie z zasadami określonymi w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U. nr 236, poz. 1991 z późn. zm.), chyba, że w Pani firmie obowiązują przepisy wewnętrzne, które zawierają inne postanowienia.

W opisanej w pytaniu sytuacji państwem docelowym będą Włochy i kwota diety będzie wynosiła 42 euro.

Z tytułu podróży odbywanej w terminie i w państwie określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

1) diety,

2) zwrot kosztów:

a) przejazdów i dojazdów,

b) noclegów,

c) innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Proszę pamiętać, że czas pobytu pracownika poza granicami kraju liczy się przy podróży odbywanej środkami komunikacji lądowej - od chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze za granicę do chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej do kraju.

Dieta jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki.

Wysokość diety za dobę podróży zależy od państwa podróży.

Dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży.

Dietę oblicza Pani w następujący sposób:

1) za każdą dobę podróży przysługuje dieta w pełnej wysokości;

2) za niepełną dobę podróży:

a) do 8 godzin - przysługuje 1/3 diety,

b) ponad 8 do 12 godzin - przysługuje 1/2 diety,

c) ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Pracownikowi, który otrzymuje zagranicą bezpłatne całodzienne wyżywienie, przysługuje 25% diety ustalonej w sposób określony wyżej.

Pracownikowi, który otrzymuje zagranicą częściowe wyżywienie, przysługuje odpowiednio na:

1) śniadanie - 15% diety;

2) obiad - 30% diety;

3) kolację - 30% diety;

4) inne wydatki - 25% diety.

Jeżeli ekwiwalent jest niższy od diety, pracownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diety.

Za nocleg przysługuje pracownikowi zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem hotelowym, w granicach ustalonego na ten cel limitu określonego w załączniku do rozporządzenia.

W razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg, pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu, o którym mowa wyżej. W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg w hotelu, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej limit, o którym mowa wyżej.