Jak rozliczać świąteczne prezenty dla pracowników

Pracodawcy, którzy dysponują zakładowym funduszem świadczeń socjalnych najczęściej do tego źródła sięgają, aby zorganizować świąteczne wsparcie dla pracowników czy zleceniobiorców. Oczywiście jest to możliwe, o ile podział środków z przeznaczeniem na poszczególne rodzaje świadczeń będzie się odbywał zgodnie z regulaminem zfśs.

Można bowiem finansować działalność polegającą m.in. na udzielaniu pomocy materialnej – rzeczowej lub finansowej. Przejawem takiej akcji może być przekazywanie osobom uprawnionym bonów towarowych, paczek żywnościowych, kart upominkowych czy zapomóg pieniężnych.

Choć Fundusz nie jest źródłem, które można przeznaczać na zakupy prezentów okolicznościowych, to akceptowane i dopuszczalne jest korzystanie z niego w czasie przedświątecznym. Szczególnie rodziny wielodzietne czy znajdujące się w trudnej sytuacji materialnej potrzebują wtedy dodatkowych środków.

Rodzaje świadczeń i procedury ich przyznawania określa regulamin. Pracownicy i inne osoby uprawnione, wymienione w regulaminie, powinni być też poinformowani, w jakim terminie będą przyjmowane odpowiednie wnioski w tej sprawie, kiedy będą rozpatrywane, jakie mają złożyć dokumenty (załączniki do wniosku) oraz kiedy przyznane świadczenia będą udostępnione. Należy bowiem podkreślić, że pomoc udzielana jest na prośbę uprawnionego i ma ona charakter uznaniowy. Oznacza to, że oczekiwane świadczenie może, ale nie musi być przydzielone. Zależy to od spełnienia przez wnioskodawcę wymaganych kryteriów socjalnych. 

Przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z funduszu uzależnia się bowiem od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu. Nie można odejść od tego warunku np. ze względu na święta. Stąd, aby pracodawca mógł prawidłowo rozporządzać funduszem, ma prawo żądać od osoby ubiegającej się odpowiednich dokumentów potrzebnych do zweryfikowania sytuacji materialno-bytowej jej i rodziny. Do wniosku pracownik powinien więc dołączyć np. zaświadczenie o wysokości dochodu przypadającego na jedną osobę w rodzinie, pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym.

Przyznawanie świadczeń pochodzących z ZFŚS z pominięciem wymogów socjalnych, a więc bez różnicowania ich wysokości ze względu na stan rodzinny czy ekonomiczny pracownika (każdemu jednakowo) jest naruszeniem ustawy o ZFŚS. Ponadto, wiąże się z ryzykiem błędnego rozliczenia podatkowo-składkowego. Pracodawca postąpi więc nieprawidłowo, jeśli rozprowadzi wśród pracowników np. bony o tej samej wartości czy takie same paczki. Środki funduszu powinny być bowiem kierowane do najbardziej potrzebujących, a nie jest możliwe, aby wszyscy pracownicy znajdowali  się w jednakowym położeniu osobistym.    

Natomiast pracodawcy, którzy nie utworzyli ZFŚS lub którzy taki fundusz posiadają, ale chcą przed świętami wszystkich pracowników potraktować jednakowo, mogą sięgnąć do bieżących zasobów i z nich sfinansować prezenty.  

Wszelkie dodatkowe świadczenia od zakładu pracy, w tym o charakterze socjalnym, stanowią przychód ze stosunku pracy, niezależnie od postaci (pieniężna, rzeczowa). Zatem bony, paczki, bilety do teatru, karty podarunkowe czy przedpłacone (pre-paid) również mieszczą się w kategorii przysporzenia majątkowego. Jednak nie wszystko bezwzględnie podlega opodatkowaniu. Zwolniona z podatku dochodowego jest wartość otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 1.000 zł; rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony i inne znaki, uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi.

Ze świadczeń pieniężnych można wymienić zapomogi, karty przedpłacone (pre-paid). Te ostatnie to instrument dostępu do określonych wartości pieniężnych, który umożliwia regulowanie zobowiązań pieniężnych takich jak płatność za towary lub usługi. Karta przedpłacona jest więc środkiem płatniczym. Stąd, jeśli karta została sfinansowania z zfśs, to podlega zwolnieniu z podatku dochodowego do wyznaczonego limitu. Z kolei do rzeczowych świadczeń można zaliczyć paczki, kosze z artykułami spożywczo-przemysłowymi, bilety do kina, teatru.

Odrębną grupą są karty (kupony) upominkowe, zwane inaczej elektronicznymi bonami towarowymi. Zastępują tradycyjne, papierowe bony/talony towarowe, ale pełnią tę samą funkcję. Inny jest tylko nośnik czyli magnetyczna karta. Ma ona określony nominał i do tej wartości posiadacz może dokonać wymiany karty na towar z oferty w oznaczonej sieci sklepów (wystawcy karty), np. zakupić odzież, kosmetyki.

Dla celów podatkowych takie karty są traktowane jak znaki uprawniające do wymiany na towar/usługę, a to oznacza, że nie ma do nich zastosowania zwolnienie z PIT. W przeciwieństwie do karnetów sportowych czy wejściówek do kina, karta podarunkowa, podobnie jak bon paliwowy czy turystyczny, nie jest rzeczą.

Znaki te zastępują co prawda środki pieniężne, ale nie są powszechnie akceptowanym środkiem płatniczym, jak pieniądz czy karta kredytowa.

Świadczenia finansowane ze środków obrotowych oraz wymienione już karty upominkowe podlega opodatkowaniu od pełnej wartości.

Z podstawy wymiaru składek na ZUS są wyłączone świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Ze zwolnienia korzystają wszelkie świadczenia, niezależnie od wartości czy formy. Nie ma bowiem żadnego ograniczenia w tym zakresie. Istotne jest natomiast źródło finansowania, czyli fundusz oraz fakt, czy mają charakter socjalny, a więc zostały przekazane zgodnie z regulaminem oraz ustawą o ZFŚS.

Warto jeszcze wskazać na jedno zwolnienie. Dotyczy ono pracodawców niemających zfśs, ale inny fundusz o charakterze socjalno-bytowym. Ze składek wolne są bowiem świadczenia wypłacane z funduszu utworzonego na cele socjalno-bytowe na podstawie układu zbiorowego pracy u pracodawców, którzy nie tworzą zakładowego funduszu świadczeń socjalnych – do wysokości nieprzekraczającej rocznie kwoty odpisu podstawowego na zfśs (w 2018 r. – 1.185,66 zł, w 2019 roku – 1.229,30 zł).

Spotkania opłatkowe, bale karnawałowe dla dzieci to również często spotykana praktyka sprzyjająca integracji pracowników. Mogą być ona organizowane ze środków pochodzących z zfśs, z pominięciem kryteriów socjalnych. Orzecznictwo w tym zakresie aprobuje pogląd, że spotkania integracyjne, jako usługi o charakterze nieulgowym, mogą być finansowane z funduszu, a udział w nich może wziąć każdy z uprawnionych, na równych prawach (wyrok SN z 23 października 2008 r., sygn. akt II PK 74/08, OSNP 2010/7-8/88). Działalność socjalna pracodawcy nie ogranicza się jedynie do udzielania ulgowych usług i świadczeń. Może on również zaspokajać zbiorowe potrzeby zatrudnionych, organizując imprezy, np. wspólne wycieczki, spotkania integracyjne, pikniki. Taka forma działalności powinna być zapisana w regulaminie ZFŚS.

Jeśli chodzi o kwestię ewentualnego powstania przychodu z tytułu udziału w świątecznych imprezach, to odkąd obowiązuje wyrok TK z 8 lipca 2014 r. (sygn. akt K 7/13), sprawa imprez integracyjnych nie powoduje już problemów. Gdy pracodawca proponuje pracownikom udział w spotkaniach integracyjnych okolicznościowych, a ci w nich uczestniczą dobrowolnie, po ich stronie nie pojawia się korzyść, choćby w postaci zaoszczędzenia wydatku. Nie można więc mówić o przychodzie w rozumieniu ustawy PIT.

Skoro przychód z racji udziału w firmowej imprezie nie występuje, to nie ma też obowiązków w zakresie pobierania zaliczek na podatek czy składek ZUS.

Warto też dodać, że wydatki poniesione na spotkanie firmowe można zaliczyć do kosztów podatkowych, jeśli celem spotkania jest poprawa atmosfery wśród pracowników, co może przełożyć się na lepsze wykonywanie zadań pracowniczych.

Z okazji świąt pracodawcy przekazują różnego rodzaju świadczenia także byłym pracownikom – emerytom/rencistom. W świetle podatku dochodowego, z tytułu świadczeń otrzymanych przez emerytów lub rencistów, w związku z łączącym ich uprzednio z zakładem pracy stosunkiem pracy (lub pokrewnym), w tym od związków zawodowych, pobiera się podatek zryczałtowany w wysokości 10% należności, ale dopiero od nadwyżki ponad limit zwolnienia, który na rok podatkowy wynosi 3.000 zł. Zwolnieniem do tego limitu są objęte  świadczenia otrzymywane przez byłych pracowników – emerytów lub rencistów (art. 21 ust. 1 pkt 38 ustawy o PIT), niezależnie od rodzaju czy formy, ani też źródła finansowania.