Zmiany w przepisach w sprawie faktur elektronicznych wpłyną na rozliczenia VAT

Projekt przewiduje zmiany w ustawie z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. nr 54, poz. 535 z późn. zm.) - dalej: ustawa o VAT. Po pierwsze przewiduje on dodanie art. 29 ust. 4aa ustawy o VAT, który stanowić ma, że w przypadku faktur w formie elektronicznej za potwierdzenie odbioru wymagane dla rozliczenia przez sprzedawcę faktury korygującej (zob. art. 29 ust. 4a ustawy o VAT) uważa się także potwierdzenie wyrażone w formie e-maila, komunikatu systemowego lub jakiejkolwiek innej formie elektronicznej.

Projekt przewiduje również uchylenie przepisów art. 106 ust. 10 i 11 ustawy o VAT, czyli przepisów, na których podstawie zostało wydane obowiązujące obecnie rozporządzenie Ministra Finansów z 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119) - dalej rozporządzenie w sprawie faktur elektronicznych, czego skutkiem będzie uchylenie tego rozporządzenia. Wiąże się to z projektowanym dodaniem w dziale XI ustawy o VAT (zatytułowanym „Dokumentacja”) nowego rozdziału 1a - Faktury elektroniczne. Przepisy te będą miały zastosowanie nie tylko do „zwykłych” faktur, ale również do wystawianych i otrzymanych w formie elektronicznej faktur korygujących, not korygujących, duplikatów faktur oraz do wystawianych w formie elektronicznej faktur wewnętrznych (zob. projektowany art. 108i ustawy o VAT; wynika z tego, że wszystkie wymienione dokumenty będą mogły być wystawiane w formie elektronicznej).

Celem tych przepisów jest umożliwienie podatnikom stosowania systemów informatycznych, obsługujących fakturowanie w formie elektronicznej w różnych konfiguracjach technicznych i biznesowych. Dopuszczać one będą przesyłanie i udostępnianie faktur w formie elektronicznej zarówno drogą transmisji sieciowej (w tym udostępnianie ich do „ściągnięcia” przez nabywców), jak i przy wykorzystaniu fizycznych informatycznych nośników danych (takich jak płyty CD, DVD, BD, HD-DVD, dyski twarde, pamięci flash, karty pamięci itd.). Przepisy te umożliwiać będą nie tylko samodzielne wdrożenie systemu do elektronicznego fakturowania, ale również powierzanie wdrożenia i obsługi takiego systemu podmiotowi trzeciemu w ramach outsourcingu (zob. projektowany art. 108a ustawy o VAT).

Z projektowanych przepisów wynika, że wystawianie i przesyłanie lub udostępnianie w formie elektronicznej będzie możliwe wyłącznie po wyrażeniu zgody na przedmiotową formę fakturowania przez obie strony, tj. wystawcę i odbiorcę faktur (zob. projektowany art. 108b ust. 1 ustawy o VAT). Wykluczone zatem będzie występowanie sytuacji, w których wystawianie i przesyłanie lub udostępnianie faktur elektronicznych odbywać się będzie wbrew woli lub wiedzy jednej z zaangażowanych stron. Wyrażenie zgody na wystawianie i przesyłanie lub udostępnianie w formie elektronicznej będzie mogło być dokonane w formie pisemnej lub w formie elektronicznej (zob. projektowany art. 108b ust. 2 ustawy o VAT). Możliwe będzie zatem wykorzystanie do uzyskania zgody zaawansowanego podpisu elektronicznego, w tym osobistego podpisu elektronicznego. Projektowane przepisy wyraźnie wskazują również od jakiego dnia możliwe będzie wystawianie i przesyłanie lub udostępnianie w formie elektronicznej oraz od jakiego dnia - w razie cofnięcia zgody - przestanie być to możliwe (zob. projektowany art. 108b ust. 3 i 4 ustawy o VAT).

Przepisy projektowanego art. 108c ust. 1 ustawy o VAT wskazują środki techniczne umożliwiające fakturowanie w formie elektronicznej. Katalog ten został rozszerzony w stosunku do określonego obecnie rozporządzeniem w sprawie faktur elektronicznych. Po wejściu w życie omawianego projektu faktury będą mogły być wystawiane, przesyłane lub udostępniane i przechowywane w formie elektronicznej, pod warunkiem że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane poprzez zaawansowany podpis elektroniczny w rozumieniu ustawy z 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), a więc nie tylko przez bezpieczny podpis elektroniczny (jak ma się rzecz obecnie), ale również przez pieczęć elektroniczną lub osobisty podpis elektroniczny. Ponadto dopuszczalne będzie - podobnie jak ma się rzecz obecnie - gwarantowanie autentyczności pochodzenia i integralności treści faktur poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI).

Nowością będzie pozostawienie stronom swobody w ustalaniu sposobu wystawiania, przesyłania lub udostępniania i przechowywania faktur korygujących oraz duplikatów faktur do faktur elektronicznych. Jak wynika z projektowanego art. 108d ust. 1 ustawy o VAT, dokumenty te będą wystawiane, przesyłane lub udostępniane i przechowywane w formie elektronicznej albo papierowej zgodnie z ustaleniami stron (obecnie muszą być one, co do zasady, przesyłane w tej samej formie, czyli w formie elektronicznej). Dokumenty te będą jednak wystawiane w formie papierowej w przypadku, gdy wystąpią przeszkody formalne lub techniczne uniemożliwiające wystawianie i przesyłanie lub udostępnianie faktur w formie elektronicznej, w szczególności w przypadku cofnięcia przez odbiorcę zgody na ich wystawianie i przesyłanie lub udostępnianie w formie elektronicznej (zob. projektowany art. 108d ust. 2 ustawy o VAT).