Zmiany w drukach ubezpieczeniowych oraz w kodach wykorzystywanych przy ich wypełnianiu

Od 1 października 2003 r. czekają Cię zmiany w wypełnianiu dokumentów ubezpieczeniowych. Już dzisiaj zapoznaj się z tymi zmianami, dzięki temu zaoszczędzisz swój czas i dzięki nam będziesz miał pewność, że to co robisz nie zostanie odrzucone przez Twoją placówkę ZUS, do której wysyłasz dokumenty ubezpieczeniowe.

Zmiany te wprowadziło rozporządzenie Ministra Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej z 6 sierpnia 2003 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących oraz innych dokumentów (Dz.U. nr 150, poz. 1457).

Omówmy po kolei wprowadzone zmiany.

1. Zmiany w formularzach

Nic nie dzieje się bez przyczyny. Dlatego też zmiana wzorów formularzy jest konsekwencją nowelizacji ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (dalej ustawa systemowa), wprowadzonej ustawą z 18 grudnia 2002 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz o zmianie niektórych innych ustaw (Dz.U. nr 241, poz. 2074).

Przypomnijmy, że nowelizacja ustawy systemowej ograniczyła zakres danych przekazywanych w dokumentach ubezpieczeniowych. We wzorach formularzy usunięto (tzn. zaciemniono) pola, których w wyniku nowelizacji ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych nie masz już obowiązku wypełniać.

Zaciemnienie pól jest jednoznaczne z ich niewypełnianiem, ponieważ zgodnie z przyjętymi zasadami w dokumentach wypełniasz tylko pola jasne.

Warto przypomnieć, że nie masz już obowiązku wypełniać:

1. w dokumentach o symbolach ZUS ZPA i ZUS ZFA informacji o:
- dacie rozpoczęcia wykonywania działalności,
- statusie zakładu pracy chronionej lub aktywizacji zawodowej,
- dacie otrzymania statusu zakładu pracy chronionej lub aktywizacji zawodowej,
- dacie utraty statusu zakładu pracy chronionej lub aktywizacji zawodowej,
- adresie poczty elektronicznej;

2. w dokumencie o symbolu ZUS ZUA informacji o:
- posiadaniu przez cudzoziemca karty stałego pobytu lub czasowego pobytu wydanej w związku z udzieleniem statusu uchodźcy,
- okresie, na jaki został orzeczony stopień niepełnosprawności,
- wymiarze czasu pracy,
- kwocie pierwszej składki na ubezpieczenie zdrowotne,
- pokrewieństwie z pracodawcą, zleceniodawcą, osobą prowadzącą pozarolniczą działalność,
- pozostawaniu we wspólnym gospodarstwie z pracodawcą, zleceniodawcą, osobą prowadzącą pozarolniczą działalność,
- kodzie stopnia niezdolności do pracy,
- okresie, na jaki orzeczono stopień niezdolności do pracy,
- kodzie stanowiska pracy górniczej,
- okresie pracy górniczej,
- kodzie wykształcenia,
- kodzie wykonywanego zawodu, jeżeli praca nie jest wykonywana w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze,
- nazwie kasy chorych/oddziału NFZ,
- dacie przystąpienia do kasy chorych/oddziału NFZ;

3. w dokumencie o symbolu ZUS ZZA informacji o:
- posiadaniu przez cudzoziemca karty stałego pobytu lub czasowego pobytu wydanej w związku z udzieleniem statusu uchodźcy,
- kwocie pierwszej składki na ubezpieczenie zdrowotne,
- nazwie kasy chorych/oddziału NFZ,
- dacie przystąpienia do kasy chorych/oddziału NFZ;

4. w dokumencie o symbolu ZUS ZWUA informacji dotyczących wniosku o kontynuowanie ubezpieczeń;
5. w dokumentach o symbolach ZUS ZCZA i ZUS ZCNA informacji o pozostawaniu na wyłącznym utrzymaniu ubezpieczonego;
6. w dokumencie o symbolu ZUS DRA informacji o :
- koniecznych dopłatach z tytułu korekty należności,
- liczbie kartek raportu ZUS RNA i ZUS RGA,
- identyfikatorze deklaracji, do której były dołączone raporty.

Ponadto usunięte zostały dwa formularze: ZUS RNA i ZUS RGA, w których przekazywałeś do ZUS m.in. informacje o składnikach wynagrodzenia w zakresie niezbędnym do określenia wysokości zasiłków (druk ZUS RNA) oraz informacje niezbędne do uznania okresów pracy za okresy pracy górniczej (druk ZUS RGA), których to informacji nie masz już obowiązku przekazywać do ZUS.

Jeżeli dotychczas sporządzałeś i przekazywałeś do ZUS dokumenty ZUS RNA lub ZUS RGA będziesz sporządzać i przekazywać odpowiednio:
- ZUS RCA - imienny raport miesięczny o należnych składkach i wypłaconych świadczeniach (uwaga! zmianie uległa nazwa formularza),
- ZUS RSA - raport imienny o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek.

Należy także podkreślić, że:
- dane przekazane w dokumencie o symbolu ZUS RNA będziesz musiał korygować przy użyciu dokumentu o symbolu ZUS RCA,
- dane przekazane w dokumencie o symbolu ZUS RGA korygować będziesz przy użyciu dokumentu o symbolu ZUS RSA.

Nie popełnisz błędu, jeżeli po 1 października 2003 r. wypełnisz i przekażesz do ZUS stare formularze. Gwarantuje Ci to zapisana w rozporządzeniu zasada, że do wyczerpania zapasów płatnicy składek mogą przekazywać dokumenty według dotychczasowych wzorów, pomijając pola służące do wpisywania tych danych, których nie ma już obowiązku przekazywania.

2. Zmiany w kodach

Rozporządzenie MGPiPS z 6 sierpnia 2003 r. wprowadziło zmiany do kodów, których używasz przy wypełnianiu dokumentów ubezpieczeniowych, a te których używałeś - wykreśliło.



Zostały wykreślone m.in. następujące kody:
- stopnia niezdolności do pracy,
- wykształcenia,
- składników wynagrodzenia,
- okresów uznawanych za okresy pracy górniczej,
kodów tych i zarazem powyższych informacji nie masz już obowiązku przekazywania do ZUS.

Ponadto wykreślone z wykazu kodów zostały m.in. kody świadczenia/przerwy w opłacaniu składek, takie jak:

130 - okres, za który pracownikowi przysługuje odszkodowanie w związku ze skróceniem okresu wypowiedzenia umowy o pracę,

140 - okres, za który nie są opłacane składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe z powodu przekroczenia w trakcie roku kalendarzowego kwoty rocznej podstawy wymiaru składek,

220 - składniki wynagrodzenia przysługujące w okresie niezdolności do pracy, jeżeli nie zostały uwzględnione w postawie wymiaru wypłaconego za czas tej niezdolności wynagrodzenia lub zasiłku.
Znacznenie uproszczono kody dotyczące m.in.:
- rodzaju uprawnienia,
- przyczyn wyrejestrowania płatnika składek,
- przyczyn wyrejestrowania ubezpieczonego.



Rozporządzenie z 6 sierpnia 2003 r. wprowadziło także nowe kody np.:
wśród kodów tytułu ubezpieczenia:

kod 22 40 x x - taki kod będziesz wpisywał od 1 października 2003 r. jeżeli będziesz zgłaszał do ubezpieczenia zdrowotnego członka rady nadzorczej pobierającego z tego tytułu świadczenia (przypomnijmy, że dotychczas dla tej grupy osób stosowałeśkod tytułu ubezpieczenia 50 00 x x),

kod 30 00 x x - taki kod będziesz wpisywał od 1 października 2003 r., jeżeli będziesz rozliczał i opłacał za jakąś osobę składki lub należne świadczenia w dokumentach rozliczeniowych składanych nie wcześniej niż za następny miesiąc, po ustaniu tytułu do ubezpieczeń (dotychczas w takich sytuacjach stosowałeś kod tytułu ubezpieczenia 50 00 x x),

wśród kodów świadczenia i przerwy:

kod 155 - taki kod będziesz wpisywał, jeżeli będziesz wykazywać okres niezdolności do pracy bez prawa do wynagrodzenia z przyczyn określonych w art. 92 §1¹ Kodeksu pracy,

kod 214 - taki kod będziesz wpisywał, jeżeli będziesz musiał dokonać wypłaty zasiłku wyrównawczego z ubezpieczenia wypadkowego,

kod 215 - taki kod będziesz wpisywał, jeżeli będziesz musiał dokonać wyrównania zasiłku wyrównawczego z ubezpieczenia chorobowego,

kod 216 - taki kod będziesz wpisywał, jeżeli będziesz musiał dokonać wyrównania zasiłku wyrównawczego z ubezpieczenia wypadkowego,

kod 315 - taki kod będziesz wpisywał, jeżeli będziesz musiał dokonać wyrównania zasiłku macierzyńskiego z ubezpieczenia chorobowego,

kod 316 - taki kod będziesz wpisywał, jeżeli będziesz musiał dokonać wyrównania zasiłku opiekuńczego z ubezpieczenia chorobowego,

kod 317 - taki kod będziesz wpisywał, jeżeli będziesz musiał dokonać wyrównania zasiłku chorobowego z ubezpieczenia chorobowego,

kod 318 - taki kod będziesz wpisywał, jeżeli będziesz musiał dokonać wyrównania zasiłku chorobowego z ubezpieczenia wypadkowego,

kod 323 - taki kod będziesz wpisywał, jeżeli będziesz musiał dokonać wyrównania świadczenia rehabilitacyjnego z ubezpieczenia chorobowego,

kod 324 - taki kod będziesz wpisywał, jeżeli będziesz musiał dokonać wyrównania świadczenia rehabilitacyjnego z ubezpieczenia wypadkowego,

kod 335 - taki kod będziesz wpisywał, jeżeli będziesz musiał dokonać wyrównania wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy z powodu choroby, jeżeli wynagrodzenie jest finansowane ze środków Twojej firmy,

kod 336 - taki kod będziesz wpisywał, jeżeli będziesz musiał dokonać wyrównania wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy z powodu choroby, które to finansowane jest ze środków Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych,

kod 337 - taki kod będziesz wpisywał, jeżeli będziesz musiał dokonać wyrównania wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy w związku z wypadkiem przy pracy lub chorobą zawodową za okres do dnia 31 grudnia 2002 r., które to finansowane jest ze środków Twojej firmy,

kod 338 - taki kod będziesz wpisywał, jeżeli będziesz musiał dokonać wyrównania wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy w związku z wypadkiem przy pracy lub chorobą zawodową za okres do 31 grudnia 2002 r., które to finansowane jest ze środków Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.

Dotychczasowe kody (tj. określone w załączniku nr 20 do rozporządzenia z 4 grudnia 1998 r. - Dz.U. nr 149, poz. 982 oraz z 2002 r. Dz.U. nr 120, poz. 1027) nadal masz obowiązek stosować przy wypełnianiu dokumentów, które przekażesz:
- do 30 września 2003 r. oraz
- po 30 września 2003 r. ale będą one dotyczyć okresu do 30 września 2003 r.

Nowe kody (np. kod 22 40 x x, kod 30 00 xx czy kod 316) określone w załączniku nr 13 do rozporządzenia zmieniającego z 6 sierpnia 2003 r. (Dz.U. nr 150, poz. 1457), będziesz stosował do wypełniania dokumentów dotyczących okresu od 1 października 2003 r., z wyjątkiem:
- kodu tytułu ubezpieczenia "25 10 - emeryt lub rencista, którego składka na ubezpieczenie zdrowotne jest finansowana z budżetu państwa", który należy stosować do wypełniania dokumentów dotyczących okresu od 1 października 2001 r.
- kodów oddziałów wojewódzkich Narodowego Funduszu Zdrowia, które musisz stosować do wypełniania dokumentów przekazywanych od 1 kwietnia 2003 r. Warto, żebyś zapamiętał, że w przypadku ubezpieczonych niewyrejestrowanych z ubezpieczeń przed 1 października 2003 r., których kod tytułu ubezpieczenia uległ zmianie, musisz złożyć dokument o symbolu ZUS ZWUA oraz dokument o symbolu odpowiednio ZUS ZUA lub ZUS ZZA.

W dokumencie ZUS ZWUA musisz podać jako datę wyrejestrowania z ubezpieczeń dzień 1 października 2003 r. i dotychczasowy kod tytułu ubezpieczenia. Natomiast w dokumencie ZUS ZUA lub ZUS ZZA podać jako datę powstania obowiązku ubezpieczeń 1 października 2003 r. i nowy kod tytułu ubezpieczenia.

Podstawa prawna: rozporządzenie Ministra Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej z 6 sierpnia 2003 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących oraz innych dokumentów (Dz.U. nr 150, poz. 1457).

Autor: Iwona Orlik, pracownik centrali ZUS