Sprawdź, jak prawidłowo wystawiać i księgować faktury w formie elektronicznej przy pomocy programu księgowego SAP R/3.
W niedawno wydanej interpretacji indywidualnej Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy wskazał, czy faktura wystawiona i zaksięgowana w systemie SAP R/3 w jednej spółce jako faktura sprzedaży oraz zaksięgowana jednocześnie w drugiej spółce jako faktura zakupu spełnia warunki do uznania jej za fakturę elektroniczną w rozumieniu rozporządzenia Ministra Finansów z 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz.U. nr 133 poz. 1119) (pismo z dnia 10 września 2009 r. Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy, sygn. akt: ITPP3/443-118/09/ZG).
Na czym polegał problem?
Podatnik zamierzał poprzez podział odłączyć produkcję jednego z asortymentów do osobnej spółki. Obie spółki do prowadzenia pełnej księgowości miały wykorzystywać to samo oprogramowanie, tj. SAP R/3. Aplikacja ta miała zostać zainstalowana na serwerze spółki matki z siedzibą w Norwegii. Oprogramowanie to pozwala na jednoczesne wystawienie i zaksięgowanie faktury sprzedaży zarówno u wystawcy faktury jak i u odbiorcy faktury. Oprogramowanie SAP R/3 posiada także wszelkie niezbędne certyfikaty uprawniające do obsługi pełnej ewidencji księgowej. Po wydzieleniu, obie spółki miały korzystać z tej aplikacji. Obie spółki pisemnie zaakceptowały otrzymywanie od siebie nawzajem faktur elektronicznych, a ponadto poinformowały pisemnie naczelników właściwych im urzędów skarbowych o miejscu przechowywania faktur elektronicznych. Podatnik wystąpił z wnioskiem o wydznie interpretacji indywidualnej do oragnów podatkowych.
Jakie było stanowisko podatnika?
W opinii podatnika takie faktury spełniają warunki do uznania ich za faktury elektroniczne w rozumieniu ww. rozporządzenia Ministra Finansów, ponieważ system SAP R/3 spełnia wymogi nie tylko określone we wskazanym rozporządzeniu lecz również ostrzejsze wymogi zawarte w ustawie z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz. U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223) pozwalające na wykorzystywanie go do prowadzenia pełnej ewidencji księgowej.
Faktury elektroniczne wystawiane w SAP R/3 przesyła się, w tym udostępnia, w tej formie odbiorcy oraz przechowuje się w tej formie przy zastosowaniu elektronicznych urządzeń do przetwarzania (łącznie z cyfrową kompresją) i przechowywania danych, z wykorzystaniem technik teletransmisji przewodowej, radiowej, technologii optycznych lub innych elektromagnetycznych środków. Obie spółki zaakceptowały (pisemnie) otrzymywanie faktur w formie elektronicznej.
Autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury w SAP R/3 jest zagwarantowana poprzez wymianę danych elektronicznych w standardzie (EDI), tj. zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych oraz przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.
Nośnikiem danych jest IDoc (intermediate document), czyli standardowa struktura danych używana w elektronicznej wymianie danych (EDI) pomiędzy aplikacjami wewnątrz SAP, jak i programami zewnętrznymi. IDoc jest przetrzymywany w systemie przez 3 miesiące, a następnie zostaje zarchiwizowany i jest dostępny na żądanie. Każda osoba uprawniona do wystawienia faktury posiada własny login i indywidualne hasło dostępu oraz ściśle określony zakres uprawnień. System pozwala na pełną identyfikację osoby zarówno wystawiającej jak i zatwierdzającej (księgującej) każdą fakturę oraz fakturę korygującą.
W przypadku ewentualnego cofnięcia przez odbiorcę faktur zgody na ich wystawianie i przesyłanie w formie elektronicznej, SAP R/3 zapewnia możliwość wystawia tego dokumentu w formie papierowej, zamieszczając na nim adnotację, że odpowiednio faktura korygująca lub duplikat faktury dotyczy faktury wystawionej w formie elektronicznej.
W systemie SAP R/3 został również zdefiniowany użytkownik kontrola skarbowa zapewniający dostęp do faktur elektronicznych oraz możliwość ich wydrukowania. Została też opracowana szczegółowa instrukcja dla pracowników organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej, wskazująca w jaki sposób należy odszukiwać, wyświetlać i drukować faktury.
Faktury elektroniczne wystawiane w SAP R/3 przesyła się, w tym udostępnia, w tej formie odbiorcy oraz przechowuje się w tej formie przy zastosowaniu elektronicznych urządzeń do przetwarzania (łącznie z cyfrową kompresją) i przechowywania danych, z wykorzystaniem technik teletransmisji przewodowej, radiowej, technologii optycznych lub innych elektromagnetycznych środków. Obie spółki zaakceptowały (pisemnie) otrzymywanie faktur w formie elektronicznej.
Autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury w SAP R/3 jest zagwarantowana poprzez wymianę danych elektronicznych w standardzie (EDI), tj. zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych oraz przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.
Nośnikiem danych jest IDoc (intermediate document), czyli standardowa struktura danych używana w elektronicznej wymianie danych (EDI) pomiędzy aplikacjami wewnątrz SAP, jak i programami zewnętrznymi. IDoc jest przetrzymywany w systemie przez 3 miesiące, a następnie zostaje zarchiwizowany i jest dostępny na żądanie. Każda osoba uprawniona do wystawienia faktury posiada własny login i indywidualne hasło dostępu oraz ściśle określony zakres uprawnień. System pozwala na pełną identyfikację osoby zarówno wystawiającej jak i zatwierdzającej (księgującej) każdą fakturę oraz fakturę korygującą.
W przypadku ewentualnego cofnięcia przez odbiorcę faktur zgody na ich wystawianie i przesyłanie w formie elektronicznej, SAP R/3 zapewnia możliwość wystawia tego dokumentu w formie papierowej, zamieszczając na nim adnotację, że odpowiednio faktura korygująca lub duplikat faktury dotyczy faktury wystawionej w formie elektronicznej.
W systemie SAP R/3 został również zdefiniowany użytkownik kontrola skarbowa zapewniający dostęp do faktur elektronicznych oraz możliwość ich wydrukowania. Została też opracowana szczegółowa instrukcja dla pracowników organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej, wskazująca w jaki sposób należy odszukiwać, wyświetlać i drukować faktury.
Jakie było stanowisko organu podatkowego?
Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy wskazał, że zgodnie z treścią zawartą w § 2 ww. rozporządzenia Ministra Finansów dotyczącego fatum elektronicznych, faktury wystawiane w formie elektronicznej przesyła się, w tym udostępnia, w tej formie odbiorcy oraz przechowuje się w tej formie przy zastosowaniu elektronicznych urządzeń przetwarzania danych w (łącznie z cyfrową kompresją) i przechowywania danych, z wykorzystaniem technik teletransmisji przewodowej, radiowej, technologii optycznych lub innych elektromagnetycznych środków.
Natomiast w § 3 ust. 1 tego rozporządzenia wskazano, że faktury mogą być wystawiane i przesyłane w formie elektronicznej, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tej formy przez odbiorcę faktury, zwanej dalej akceptacją.
Ponadto w celu wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej należy spełnić kryteria wynikające z treści § 4 tego rozporządzenia tzn. że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane poprzez podpis elektroniczny lub poprzez przesyłanie za pomocą Elektronicznej Wymiany Danych (z ang. EDI - Electronic Data Interchange).
Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy wskazał, że zagwarantowanie autentyczności pochodzenia oznacza możliwość jednoznacznej identyfikacji nadawcy wiadomości, czyli wystawcy faktury. Z kolei procedury zapewniające integralność danych zapewniają, że faktura przesłana drogą elektroniczną dotarła do adresata kompletna i w niezmienionej formie.
Natomiast w § 3 ust. 1 tego rozporządzenia wskazano, że faktury mogą być wystawiane i przesyłane w formie elektronicznej, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tej formy przez odbiorcę faktury, zwanej dalej akceptacją.
Ponadto w celu wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej należy spełnić kryteria wynikające z treści § 4 tego rozporządzenia tzn. że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane poprzez podpis elektroniczny lub poprzez przesyłanie za pomocą Elektronicznej Wymiany Danych (z ang. EDI - Electronic Data Interchange).
Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy wskazał, że zagwarantowanie autentyczności pochodzenia oznacza możliwość jednoznacznej identyfikacji nadawcy wiadomości, czyli wystawcy faktury. Z kolei procedury zapewniające integralność danych zapewniają, że faktura przesłana drogą elektroniczną dotarła do adresata kompletna i w niezmienionej formie.
Faktura jest opatrzona bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz.U. nr 130 poz. 1450 z późn. zm.), gdy dane służce do identyfikacji osoby składającej podpis elektroniczny weryfikowane są za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu wydanego przez podmiot świadczący usługi certyfikacyjne, który jest wpisany do rejestru kwalifikowanych podmiotów świadczących usługi certyfikacyjne.
Natomiast przesyłanie poprzez EDI, oznacza stan gdy przesyłanie to zostało poprzedzone zawarciem umowy pomiędzy wystawcą i odbiorcą faktur, dotyczącej wymiany faktur elektronicznych przewidującej stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych, uwzględniającej postanowienia umowy w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych.
Umowa w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych została opisana w art. 1 zaleceń Komisji Europejskiej z 19 października 1994 r. Nr 1994/820/WE odnoszących się do aspektów prawnych elektronicznej wymiany danych (Dz. Urz. UE L 338 z dnia 28 grudnia 1994 r.).
Zatem, zdaniem organu podatkowego, zaproponowany przez spółkę system wystawiania, przesyłania oraz udostępniania faktur elektronicznych spełnia wymogi zawarte w zaprezentowanych przepisach i jest zgodny z zasadami obrotu faktur wystawionych w formie elektronicznej.
Tekst opublikowany: 31 października 2009 r.
