Nie ustaje zamieszanie odnośnie kwestii przechowywania paragonów fiskalnych przez przedsiębiorców. Obowiązują wprawdzie przepisy odnośnie obowiązku przechowywania paragonów fiskalnych, ale mają one jedynie charakter przejściowy, co stwarza dużą niepewność dla przedsiębiorców. Ponadto obowiązujące przepisy są w tej mierze nieprecyzyjne i wywołują wiele pytań wśród przedsiębiorców. Temat podjął Rzecznik Praw Obywatelskich w piśmie skierowanym do Ministra Finansów.
Jak długo należy przechowywać paragon fiskalny?
W dniu 22 lipca br. weszło w życie rozporządzenie Ministra Finansów z 24 czerwca 2011 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania (Dz.U. nr 140, poz. 818).
Zgodnie z paragrafem 1 wskazanego wyżej rozporządzenia, kopie dokumentów kasowych sporządzonych przy zastosowaniu kasy na nośniku papierowym, potwierdzających dokonanie sprzedaży do 31 grudnia 2012 r., podatnicy obowiązani są przechowywać nie krócej niż przez okres 2 lat, licząc od końca roku, w którym nastąpiła sprzedaż. W konsekwencji przedłużony został okres przejściowy (do 31 grudnia 2012 r.) obowiązku 2-letniego (zamiast 5-letniego) terminu przechowywania kopii dokumentów papierowych generowanych przez kasy fiskalne.
Co postuluje Rzecznik Praw Obywatelskich?
Jak stwierdził Rzecznik Praw Obywatelskich (dalej: RPO) w piśmie skierowanym do Ministra Finansów uzasadnieniem dla skrócenia okresu archiwizacji paragonów fiskalnych jest przede wszystkim okres, w jakim kopie paragonów w przeciętnych warunkach przechowywania pozostają czytelne (po upływie roku od momentu wytworzenia stają się bezużyteczne). Ponadto, przechowywaniu podlegają wyłącznie paragony dokumentujące indywidualne transakcje, zaś dobowe raporty kas pozostają w pamięci kasy i zawsze istnieje możliwość ponownego ich wydrukowania łącznie z raportem miesięcznym.
RPO jest zdania, że 2-letni okres przechowywania kopii dokumentów kasowych sporządzonych na nośniku papierowym przy zastosowaniu kasy jest wystarczający dla zapewniania bezpieczeństwa obrotu gospodarczego, niezbędnej ochrony konsumentów oraz interesów budżetu państwa. Za jego wprowadzeniem, w ocenie RPO, przemawiają zarówno aspekty techniczne przechowywania tych dokumentów, jak i interes przedsiębiorców, którzy ponoszą koszty archiwizacji tych dokumentów.
RPO: sprawa paragonów powinna być uregulowana kompleksowo
RPO zauważył, że dokonana przez Ministra Finansów zmiana rozporządzenia z 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania (Dz.U. nr 212, poz. 1338 ze zm.) sprowadza się do ustanowienia rocznej prolongaty korzystnego dla przedsiębiorców rozwiązania.
Po 31 grudnia 2012 r. ponownie będzie miał zastosowanie § 7 ust. 1 pkt 8 tego rozporządzenia, który zobowiązuje podatników do przechowywania kopii dokumentów kasowych przez okres 5 lat. Oznacza to, w ocenie RPO, że w przyszłym roku sprawa skrócenia okresu przechowywania paragonów fiskalnych stanie się po raz kolejny aktualna. W konsekwencji, zdaniem RPO, oznacza to, że konieczne jest kompleksowe uregulowanie omawianej kwestii. RPO podkreślił, że według podatników brak jest racjonalnego uzasadnienia dla obowiązku 5-letniego okresu ich przechowywania, a przez to zwiększania kosztów prowadzonej przez nich działalności.
Ponadto, konieczność zmian w omawianej sprawie wynika z faktu, że kwestia dotycząca terminów przechowywania paragonów fiskalnych jest powodem licznych wątpliwości i zapytań ze strony podatników.
Z uwagi na powyższe RPO zwrócił się do Ministra Finansów o zajęcie stanowiska w omawianej sprawie, jak również o podjęcie inicjatywy legislacyjnej, która doprowadziłaby do kompleksowego i precyzyjnego uregulowania kwestii przechowywania paragonów fiskalnych przez przedsiębiorców.
Podstawa prawna: - rozporządzenie Ministra Finansów z 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania (Dz. U. nr 212, poz. 1338, z późn. zm.).
