Wynajem nieruchomości a kasy rejestrujące

Z dniem 1 lipca 2008 r. zmieniono zakres zwolnienia od obowiązku ewidencjonowania w kasie rejestrującej czynności wynajmu nieruchomości. Dotychczas bowiem czynność wynajmu nieruchomości była przedmiotowo zwolniona od obowiązku ewidencjonowania jej w kasie rejestrującej. W ówczesnych przepisach wykonawczych wprowadzono zasadę, że czynność ta jest zwolniona od ewidencji w kasie, o ile świadczenie tej usługi jest przez podatnika w całym zakresie dokumentowane fakturą.

Powyższe oznaczało, że świadczenie usług najmu nieruchomości jest przedmiotowo zwolnione od ewidencjonowania w kasie rejestrującej, jeśli podatnik dokumentuje te czynności wystawioną fakturą.

Zmiany te w istocie weszły w życie z dniem 1 listopada 2008 r., bowiem wcześniej zastosowanie miały jeszcze przepisy przejściowe.

Analogiczny zakres zwolnienia od kas został przewidziany w nowym rozporządzeniu Ministra Finansów z 19 grudnia 2008 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz.U. nr 228, poz. 1510, dalej: rozporządzenie w sprawie kas). W pozycji  15 załącznika do rozporządzenia w sprawie kas stanowi się o usługach w zakresie wynajmowania nieruchomości na własny rachunek - których świadczenie przez podatnika w całym zakresie dokumentowane jest fakturą.

Jeśli zatem podatnik wynajmujący nieruchomość – na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności (względnie rolników ryczałtowych) - dokumentuje swoje usługi fakturą VAT, wówczas z pewnością nie musi ewidencjonować tych usług w kasie rejestrującej.

Nie jest tak, że jeśli podatnik nie wystawia faktur VAT dla najemców – wówczas będzie musiał ewidencjonować swoje usługi w kasie rejestrującej. Zastosowanie mogą bowiem znaleźć do niego zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania czynności w kasie.

W tym miejscu należy zauważyć, że wielu podatników nie ma możliwości wystawiania faktur dla swoich usług. Najem na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności (tylko taki przecież podlega rejestracji w kasie fiskalnej) dotyczyć będzie zwykle lokali mieszkalnych. Takie usługi (wynajem tych lokali) są zwolnione przedmiotowo od VAT, zgodnie z przepisem art. 43 ust. 1 pkt 1 w związku z pozycją 4 załącznika nr 4 do ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 54, poz. 535 z późn. zm., dalej: ustawa o VAT).

Osoby wykonujące takie usługi – jak wynika z przepisów art. 96 ust. 3 i 4 ustawy o VAT - nie muszą składać zgłoszenia rejestracyjnego VAT-R, a jeśli je złożą, to zostają zarejestrowane jako podatnicy VAT zwolnieni. W związku z tym osoby takie nie mogą wystawiać faktur VAT. Z przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z 28 listopada 2008 r. sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 112, poz. 1337, dalej: rmff) wynika, że faktury VAT wystawiać mogą tylko zarejestrowani podatnicy jako podatnicy VAT czynni, posiadający numer identyfikacji podatkowej.

Podmioty, które wykonują wyłącznie czynności wynajmu nieruchomości mieszkalnych, nie mogą wystawiać faktur VAT. W związku z tym nie mają w zasadzie możliwości skorzystania ze zwolnienia od obowiązku ewidencji w kasie rejestrującej, o którym mowa.
Trzeba tutaj wspomnieć jeszcze o § 17 pkt 5 rmff, zgodnie z którym za fakturę uważa się także rachunki, o których mowa w art. 87-90 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn.: Dz.U. z 2005 r. nr 8, poz. 60 z późn. zm., dalej: op), wystawiane przez podatników nieobowiązanych do wystawiania faktur.

Na podstawie tej regulacji można argumentować, że podatnik świadczący usługi najmu, który wystawia dla tych czynności rachunki, jest zwolniony od obowiązku ewidencjonowania w kasie rejestrującej tych czynności. Świadczenie przez niego usług jest bowiem udokumentowane fakturą (zastępującym ją rachunkiem).

Nie jest to jednak koniec wątpliwości. Niektóre organy podatkowe mogą nie być skłonne do uznania takiej interpretacji; po drugie – część podatników świadczy usługi wynajmu poza działalnością gospodarczą, a oni nie mogą wystawiać rachunków (ich rachunki nie są rachunkami w rozumieniu ordynacji podatkowej).

W związku z tym wielu podatników świadczących usługi najmu lokali, podlegające przedmiotowo obowiązkowi rejestracji w kasie, nie może wystawiać faktur VAT ani rachunków, co pozwoliłoby im na uzyskanie prawa do zwolnienia od obowiązku ewidencjonowania tych usług w kasie rejestrującej.

Jak już jednak wskazywano podatnicy świadczący usługi wynajmu, o których mowa, mogą korzystać jeszcze z co najmniej dwóch możliwości zwolnienia się od obowiązku używania kas.

Po pierwsze – w większości przypadków podatnicy świadczący usługi wynajmu nieruchomości będą mogli skorzystać ze zwolnienia podmiotowego od obowiązku stosowania kas rejestrujących. Zgodnie z § 3 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia w sprawie kas, zwalnia się od obowiązku stosowania kas podatników, u których kwota obrotu z tytułu sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (oraz rolników ryczałtowych) nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym kwoty 40.000 zł i jeżeli wcześniej nie powstał wobec nich obowiązek ewidencjonowania.

W większości przypadków podatnicy świadczący usługi wynajmu zapewne będą mogli korzystać z tego zwolnienia. Jeśli tylko obrót z tytułu świadczenia usług wynajmu na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności (oraz rolników ryczałtowych) nie przekracza 40.000 zł rocznie – zastosowanie ma zwolnienie podmiotowe od obowiązku prowadzenia kas.

Bywa i tak, że podatnicy, o których mowa, mają wyższe obroty ze sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności (i rolników ryczałtowych) niż wskazany limit. Jeśli kwota obrotów z wynajmu (na rzecz konsumentów) przekracza 40.000 zł, to oczywiście podatnik nie skorzysta ze zwolnienia podmiotowego od stosowania kas rejestrujących.

Po drugie - można natomiast rozważyć jeszcze inną możliwość. Otóż zgodnie z przepisem § 2 pkt 2 rozporządzenia w sprawie kas, w związku z pozycją 38 załącznika do rozporządzenia w sprawie kas, od ewidencjonowania w kasie rejestrującej zwolnione jest świadczenie usług, za które zapłata w całości następuje za pośrednictwem poczty lub banku na rachunek bankowy podatnika, pod warunkiem że z ewidencji i dowodów dokumentujących transakcję jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie transakcji zapłata dotyczyła.

Jeśli zatem najemca będzie płacił czynsz wynajmującemu na rachunek bankowy (bądź przekazem pocztowym), zaś na podstawie ewidencji będzie można powiązać poszczególne wpłaty z konkretnymi usługami (co przy wynajmie, nawet kilku nieruchomości nie powinno być trudne), to wówczas zastosowanie znajdować będzie zwolnienie od obowiązku stosowania kas rejestrujących.

Nie będzie zatem obowiązku stosowania kas, nawet jeśli wykonywane świadczenia nie będą dokumentowane fakturą (rachunkiem zastępującym fakturę).

Tekst opublikowany: 4 lutego 2009 r.