Trudna sytuacja ekonomiczna skłania wielu pracodawców do szukania oszczędności. Warto jednak pamiętać, że sztuka optymalizowania kosztów jest równie cenna w czasach prosperity – a ta z pewnością wkrótce nadejdzie. Poniżej podpowiadamy, w jaki sposób zmniejszać koszty w firmie - zgodnie z przepisami i nie redukując zatrudnienia!
1. Elastycznie znaczy taniej!
W naszej praktyce gospodarczej od dłuższego czasu można zauważyć stałą tendencję do korzystania z usług pracowników w ramach nowych, nietypowych form zatrudniania, zastępujących dotychczasowe umowy uregulowane przepisami Kodeksu pracy. Jest to przede wszystkim spowodowane wysokimi kosztami związanymi z tradycyjnym zatrudnianiem pracowników, i co za tym idzie - z dużym pakietem uprawnień pracowniczych i mało elastycznymi przepisami prawa pracy. Praktykowana przez pracodawców zmiana form zatrudniania jest także podyktowana koniecznością sprostania wymogom konkurencji i dostosowania rozmiarów opłacanej pracy do bieżącego zapotrzebowania.
Decyzję o tym, która z niestandardowych form zatrudnienia będzie najkorzystniejsza w danej firmie, musi podjąć sam przedsiębiorca, będący pracodawcą.
W tym zakresie pracodawca ma do wyboru następujące możliwości:
Leasing pracowniczy, czyli zatrudnianie pracowników tymczasowych
Ta forma pozwala zaoszczędzić pracodawcy na wydatkach na rekrutację i szkolenia potrzebnych pracowników. Pracodawca nie ponosi ponadto kosztów związanych, np. z prowadzeniem dokumentacji pracowniczej (musi jednak prowadzić ewidencję czasu pracy pracownika), wypłacaniem wynagrodzenia i innych należnych świadczeń pracowniczych, wykonywaniem funkcji płatnika zaliczek na podatek dochodowy oraz składek ubezpieczeniowych.
Koszty te ponosi agencja pracy tymczasowej. Natomiast pracodawca jest jedynie użytkownikiem („wynajmuje” pracownika i za skorzystanie z usług takiej agencji płaci prowizję ustaloną przez strony). Leasing pracowniczy stanowi specyficzną formę pośrednictwa pracy. Jest przydatny zwłaszcza w sytuacji sezonowego wzrostu produkcji, okresowego zwiększenia zamówień bądź realizacji dodatkowych projektów i potrzeb z tym związanych.
Korzystając z usług agencji pracy tymczasowej pracodawca użytkownik nie musi nawiązywać stosunków pracy lub stosunków cywilnoprawnych w celu realizacji zadań o charakterze przejściowym lub okazjonalnym, a ponadto wobec pracowników tymczasowych wykonuje tylko niektóre obowiązki pracodawcy.
Samozatrudnienie
Świadczenie pracy w formie samozatrudnienia staje się coraz popularniejsze. W porównaniu z tradycyjnym stosunkiem pracy samozatrudnienie pozwala pracodawcy znacznie obniżyć koszty działalności – zlecający nie ponosi bowiem typowych kosztów pracowniczych, tj. składki na ubezpieczenia społeczne, wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy, wynagrodzenie za czas choroby finansowane ze środków pracodawcy.
| Jednak korzystając z tej formy zatrudnienia należy zwracać uwagę, aby nie popełnić błędów, które w praktyce mogę wywołać negatywne konsekwencje podatkowe. |
I tak ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176) zawiera przesłanki, przy zaistnieniu których danej działalności nie uznaje się za działalność gospodarczą.
Za pozarolniczą działalność gospodarczą nie będzie się uznawać czynności, jeżeli łącznie spełnione są następujące warunki:
- odpowiedzialność wobec osób trzecich za rezultat tych czynności oraz ich wykonywanie, z wyłączeniem odpowiedzialności za popełnienie czynów niedozwolonych, ponosi zlecający wykonanie tych czynności,
- są one wykonywane pod kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonych przez zlecającego te czynności,
- wykonujący te czynności nie ponosi ryzyka gospodarczego związanego z prowadzoną działalnością. Samozatrudniony w ramach własnej działalności gospodarczej rozlicza się z jednostką korzystającą z jego usług, wystawiając fakturę (jeżeli jest podatnikiem VAT).
Do jego obowiązków należy także obliczanie i odprowadzanie zaliczek na podatek, składanie formularzy podatkowych oraz obliczanie i opłacanie składek ubezpieczeniowych (obowiązkowo - emerytalnych i rentowych oraz wypadkowych, ubezpieczenie chorobowe jest dobrowolne).
Telepraca
Telepraca to praca wykonywana regularnie poza zakładem pracy, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu przepisów o świadczeniu usług drogą elektroniczną (przy wykorzystaniu rozwiązań technicznych, w tym urządzeń teleinformatycznych i współpracujących z nimi narzędzi programowych, umożliwiających indywidualne porozumiewanie się na odległość przy wykorzystaniu transmisji danych między systemami teleinformatycznymi, a w szczególności przy wykorzystaniu poczty elektronicznej).
Telepracą jest praca, która może być wykonywana regularnie poza zakładem pracy oraz możliwe jest przekazywanie wyników tej pracy za pośrednictwem poczty elektronicznej, np. przygotowywanie raportów na podstawie otrzymanych elektronicznie danych, pozyskiwanie klientów przez Internet, dokonywanie tłumaczeń.
Najważniejszą korzyścią dla firmy z wprowadzenia telepracy jest redukcja kosztów. Szacuje się, że sięga ona nawet 30%. Składa się na to mniejsza powierzchnia biurowa, niższe opłaty, czynsz, koszty eksploatacji sprzętu (dużo zależy tu od umowy z telepracownikiem – pracodawca może umówić się z telepracownikiem, że będzie on korzystał z własnego sprzętu, np. komputera i łącza internetowego, a pracodawca będzie mu z tego tytułu wypłacał ekwiwalent).
Pracodawca ma także możliwość zatrudnienia tańszych pracowników (głównie osób, które z racji, np. opieki nad dziećmi czy innych przyczyn ograniczających dyspozycyjność, godzą się na niższe wynagrodzenie niż średnia na rynku w zamian za możliwość pracy w domu). Telepraca umożliwia również zatrudnienie pracowników z „tańszych” regionów kraju czy z zagranicy. Firma będzie mogła skorzystać z pracy wysokiej klasy specjalistów, których w danym momencie brakuje w danej miejscowości czy okolicy lub którzy nie są zainteresowani pracą w tradycyjnej formie.
Również osoby niepełnosprawne mogą być zainteresowane taką formą pracy, a pracodawca będzie w tym przypadku zwolniony z obowiązku stworzenia większości szczególnych (z reguły kosztownych) warunków pracy wymaganych w przypadku osób niepełnosprawnych. Inną korzyścią jest elastyczny czas pracy - z reguły zadaniowy - co umożliwia przyspieszenie pracy i poprawia jej organizację. Badania w krajach o rozwiniętej telepracy wskazują, że telepracownicy dużo rzadziej korzystają ze zwolnień lekarskich, a także z „1-dniowych” urlopów. W zasadzie eliminuje się zjawisko nieuzasadnionych nieobecności w pracy.
Warto w tym miejscu przytoczyć niezwykle korzystną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie dotyczącą rozliczania wynagrodzeń telepracowników:
US: Refundacja kosztów narzędzi pracy telepracownika nie podlega opodatkowaniu.
(…) refundacja telepracownikowi kosztów związanych z zapewnieniem łącza internetowego, używania prywatnego telefonu stacjonarnego, komórkowego (na podstawie bilingów), komputera, drukarki, oraz zwrot kosztów związanych z zakupem materiałów biurowych takich, jak papier, tusz, stanowić będzie przychód ze stosunku pracy korzystający ze zwolnienia od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Natomiast refundacja kosztów nabycia komputera i drukarki oraz częściowych kosztów dotyczących opłat za mieszkanie i elektryczność stanowić będzie u telepracownika przychód ze stosunku pracy, zgodnie z art. 12 ust. 1 powołanej ustawy podatkowej, podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym łącznie z innymi składnikami wynagrodzenia (…). Pismo Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 9 lutego 2009 r., nr IPPB2/415-1553/08-2/MK.
(…) refundacja telepracownikowi kosztów związanych z zapewnieniem łącza internetowego, używania prywatnego telefonu stacjonarnego, komórkowego (na podstawie bilingów), komputera, drukarki, oraz zwrot kosztów związanych z zakupem materiałów biurowych takich, jak papier, tusz, stanowić będzie przychód ze stosunku pracy korzystający ze zwolnienia od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Natomiast refundacja kosztów nabycia komputera i drukarki oraz częściowych kosztów dotyczących opłat za mieszkanie i elektryczność stanowić będzie u telepracownika przychód ze stosunku pracy, zgodnie z art. 12 ust. 1 powołanej ustawy podatkowej, podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym łącznie z innymi składnikami wynagrodzenia (…). Pismo Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 9 lutego 2009 r., nr IPPB2/415-1553/08-2/MK.
2. Pracownikom korzystającym do celów służbowych z własnych pojazdów można obniżyć stawki kilometrówki
Elastyczne formy zatrudnienia to nie jedyny sposób obniżania kosztów w firmie. Kolejnym, jaki mogą stosować pracodawcy prywatni, może być obniżenie stawek kilometrówki.
Pracodawca, który ustalił z pracownikiem, że będzie on korzystał ze swego prywatnego pojazdu do celów służbowych, jest zobowiązany do zwrotu kosztów poniesionych przez pracownika z tego tytułu. Zwrot kosztów może być określony w formie miesięcznego ryczałtu (iloczynu przyznanego pracownikowi limitu kilometrów oraz wysokości stawki kilometrówki) lub na podstawie liczby faktycznie przejechanych kilometrów (wówczas pracownik ma obowiązek prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu).
Przepisy rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. z 2002 r. nr 27, poz. 271) określają jedynie maksymalne wysokości stawek przebiegu pojazdu za 1 km (tzw. stawki kilometrówki).
Pracodawca może zatem ustalić wysokość tych stawek (w wewnętrznych przepisach płacowych, w umowie o pracę lub w umowie o korzystaniu z prywatnego pojazdu pracownika do celów służbowych) na niższym poziomie niż określone w rozporządzeniu.
Spore oszczędności może również przynieść obniżenie wysokości diet z tytułu odbywania podróży służbowej poza granicami kraju. Pracodawca prywatny może bowiem obniżyć wysokość tych świadczeń – jednak do poziomu nie niższego niż dieta z tytułu podróży służbowej na terenie kraju (w 2009 r. - 23 zł).
3. Sytuacja nie sprzyja – możliwe zawieszenie niektórych przywilejów pracowniczych
Te przepisy prawa pracy, które powstają na skutek umowy zawartej pomiędzy pracodawcą i pracownikami (porozumienia zbiorowe, regulaminy i statuty, układy zbiorowe pracy), mogą zostać zawieszone, jeśli konieczność taka wynika z trudnej sytuacji finansowej pracodawcy.
Zawieszenie przepisów stanowi kompromis pomiędzy realizacją prawa pracowników do należnych im świadczeń a ochroną ich miejsc pracy. Aby pracodawca mógł zawiesić stosowanie wiążących go wewnątrzzakładowych przepisów prawa pracy, musi uzyskać zgodę pracowników.
Zgoda pracowników na zawieszenie przepisów prawa pracy wyrażona powinna być w formie pisemnego porozumienia. Porozumienie takie podpisuje pracodawca lub osoba, która w jego imieniu wykonuje czynności z zakresu prawa pracy. Gdy u pracodawcy działa organizacja lub organizacje związkowe, wtedy to one reprezentują pracowników przy zawieraniu porozumienia o zawieszeniu innych niż układ zbiorowy przepisów prawa pracy. Jeśli organizacja taka nie działa, porozumienie podpisuje przedstawicielstwo pracowników wyłonione w sposób przyjęty u danego pracodawcy, najczęściej poprzez wybory.
4. Zachowaj pracownika – zmień jego warunki zatrudnienia
W sytuacji, gdy firma odczuwa poważne problemy finansowe warto zastanowić się nad zmianą warunków zatrudnienia pracowników, które jednak pozwolą na zachowanie miejsc pracy.
Propozycje nowych warunków umowy o pracę mogą dotyczyć każdego aspektu zatrudnienia, tzn.:
- wynagrodzenia,
- czasu i miejsca pracy,
- zakresu obowiązków czy też
- stanowiska.
Wypowiedzenie warunków pracy lub płacy jest jednostronną czynnością prawną pracodawcy, zmierzającą do zastąpienia z upływem okresu wypowiedzenia dotychczasowych warunków pracy lub płacy innymi albo do zakończenia stosunku pracy z upływem tego okresu - w przypadku odmowy przyjęcia przez pracownika zaproponowanych warunków. Wypowiedzenie uważa się za dokonane gdy pracownikowi zaproponowano na piśmie nowe warunki pracy lub płacy.
Każde wypowiedzenie zmieniające powinno być złożone na piśmie, z zachowaniem przepisów o okresach i terminach wypowiedzenia, oraz powinno zawierać pouczenie o przysługujących pracownikowi środkach prawnych od wypowiedzenia (pracownik może do połowy okresu wypowiedzenia odmówić przyjęcia nowych warunków).
Jeśli pracodawca nie zawrze takiego pouczenia oznacza to, że pracownik ma czas do złożenia oświadczenia o przyjęciu nowych warunków pracy lub płacy do końca okresu wypowiedzenia. Po upływie okresu wypowiedzenia pracownika obowiązują nowe warunki pracy lub też umowa o pracę rozwiązuje się.
5. Pracownikowi można powierzyć czasowo inną pracę
Czasem, przed zwolnieniem pracownika, może go uchronić powierzenie innej pracy. Jednocześnie w takim przypadku pracodawca nie musi szukać nowego pracownika, co czasem wiąże się z dodatkowymi kosztami związanymi z przeprowadzeniem procesu rekrutacyjnego i przeszkoleniem.
Powierzenie pracownikowi innych obowiązków na okres przejściowy nie wymaga wypowiadania dotychczasowych warunków pracy lub płacy, jeśli:
- istnieją uzasadnione potrzeby pracodawcy,
- łączny okres pracy na innym stanowisku nie przekracza 3 miesięcy w roku kalendarzowym,
- stanowisko zastępcze musi odpowiadać kwalifikacjom pracownika.
Warto podkreślić, że powierzenie pracownikowi innej pracy nie może wiązać się ze zmianą miejsca świadczenia pracy.
| Jeśli pracodawca chce również zmienić miejsce świadczenia pracy – wówczas konieczne będzie zastosowanie wypowiedzenia zmieniającego lub porozumienia zmieniającego. |
Podstawa prawna: - art. 2, art. 91, art. 231a, art. 42 § 4, art. 675–art. 6717, art. 771, art. 772, art. 775 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.),
- art. 2 pkt 1, pkt 2, art. 7, art. 9, art. 14 ustawy z 19 lipca 2003 r. o zatrudnianiu pracowników tymczasowych (Dz.U. nr 166, poz. 1608 ze zm.),
- § 1 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. z 2002 r. nr 27, poz. 271).
- art. 2 pkt 1, pkt 2, art. 7, art. 9, art. 14 ustawy z 19 lipca 2003 r. o zatrudnianiu pracowników tymczasowych (Dz.U. nr 166, poz. 1608 ze zm.),
- § 1 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. z 2002 r. nr 27, poz. 271).
