Wydatki na organizację imprezy integracyjnej dla pracowników

Według interpretacji indywidualnej wydanej 7 maja 2009 r. przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie (sygn.: IPPB5/423-79/09-2/AS), pod pewnymi warunkami, wydatki na organizację spotkania integracyjnego dla pracowników wszystkich spółek wchodzących w skład grupy poniesione przez jedną ze spółek mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu.

Organ podatkowy uznał, że prawidłowe zaliczenie wydatku do kosztów uzyskania przychodów uwarunkowane jest wykazaniem jego celowości i związku z przychodem oraz prawidłowym jego udokumentowaniem. Na podatniku bowiem ciąży obowiązek wykazania związku poniesionych wydatków z przychodami, bo to on wywodzi skutki prawne w postaci zmniejszenia zobowiązania podatkowego. Dlatego też spółka powinna posiadać dowody dokumentujące integracyjno-motywacyjny charakter przedmiotowych spotkań.

Spółka wystąpiła o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego, dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na organizację spotkania integracyjnego dla pracowników wszystkich spółek wchodzących w skład grupy.

Zgodnie z zasadami obowiązującymi wewnątrz grupy każda ze spółek wchodząca w jej skład organizowała dla pracowników wszystkich tych spółek spotkanie integracyjne. Odbywały się one zawsze w ustalonych z góry odstępach czasu i za każdym razem inna spółka jest ich gospodarzem. Taka spółka również ponosiła wszelkie koszty związane z organizacją spotkania integracyjnego.
Celem tego typu spotkań była lepsza integracja pracowników wszystkich spółek wchodzących w skład grupy.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz.U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 ze zm., dalej: updop) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Powyższe oznacza, że wszystkie poniesione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, po wyłączeniu zastrzeżonych w ustawie, są kosztami uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami.
Kosztami uzyskania przychodów są więc wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów.

Zatem do kosztów uzyskania przychodów podatnik ma prawo zaliczyć wszystkie koszty, zarówno te bezpośrednio, jak i pośrednio związane z przychodami, o ile zostały one prawidłowo udokumentowane, za wyjątkiem kosztów ustawowo uznanych za niestanowiące kosztów uzyskania przychodów.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

• został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
• został właściwie udokumentowany,
• nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Powyższe oznacza, iż wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu enumeratywnie wymienionych w przywołanym art. 16 ust. 1 updop, mogą stanowić koszt uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiągniętymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów. W szczególności zaś wydatki poniesione w celu uzyskania przychodu (zachowania, zabezpieczenia źródła przychodu), względnie w celu uniknięcia ryzyka wystąpienia strat, bądź znacznego zmniejszenia uzyskiwanych dotąd dochodów.

Przepisy ustawy podatkowej dokonują jednocześnie podziału kosztów na koszty bezpośrednio związane z przychodami i koszty pośrednie (koszty inne niż bezpośrednio związane z przychodami).

Jako koszty pośrednie przyjmowane są przede wszystkim koszty funkcjonowania podatnika, a których ponoszenie jest związane z prowadzeniem działalności.

Koszty ponoszone przez podatnika należy ocenić pod kątem ich celowości, a więc dążenia do uzyskania przychodów. Aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodu, między tym wydatkiem, a osiągnięciem przychodu musi zachodzić związek przyczynowy tego typu, że poniesienie wydatku ma wpływ na powstanie lub zwiększenie tego przychodu. Kosztami będą zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskiwanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu osiągnięcia przychodów, nawet wówczas, gdy z obiektywnych powodów przychód nie zostanie osiągnięty.

Należy zauważyć, iż kosztami podatkowymi są między innymi tzw. koszty pracownicze. Koszty te obejmują przede wszystkim wynagrodzenia zasadnicze, wszelkiego rodzaju nagrody, premie i diety oraz wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników.

Mogą również obejmować wydatki ponoszone na rzecz pracowników w ramach organizowanych imprez okolicznościowych o charakterze integracyjnym, czy korzystania z obiektów sportowych, lecz w każdej sytuacji trzeba sprawdzić, jaki jest cel takiego przedsięwzięcia. Wydatki te związane są bowiem z prowadzoną przez podatnika działalnością oraz mają na celu poprawę atmosfery pracy i zintegrowanie pracowników z pracodawcą (podatnikiem), a przez to zwiększenie efektywności ich pracy.

Aby jednak uznać, iż dana impreza ma charakter integracyjny, to z założenia powinna być skierowana do wszystkich grup zainteresowanych. Integrację można bowiem osiągnąć w sytuacji nieograniczonej i niczym nieskrępowanej możliwości uczestnictwa w niej przez wszystkich chętnych pracowników.

Podatnik wchodził w skład grupy i poszczególne spółki wchodzące w skład grupy pozostawały ze sobą w ścisłych relacjach gospodarczych. W ramach grupy wyodrębniono oddzielne, ale ściśle ze sobą powiązane i gospodarczo od siebie zależne spółki, przypisując im konkretne zadania. W efekcie skuteczność realizacji tych celów przez każdą ze spółek znajduje odzwierciedlenie w wysokości uzyskiwanego przez nie wszystkie przychodu.

Zrzeszenie spółek miało charakter umowny i dobrowolny, a celem utworzenia grupy był wynik ekonomiczny poszczególnych podmiotów. Każda ze spółek działała jednak jako jednostka niezależna i zatrudnia swoich pracowników ponosząc przy tym koszty z tym związane, co w efekcie przekładało się na wynik ekonomiczny.

Jak wskazano powyżej wydatki związane z organizacją pracowniczych spotkań integracyjnych wynikają z prowadzonej przez podatnika działalności oraz mają na celu poprawę atmosfery pracy i zintegrowanie pracowników z pracodawcą (podatnikiem), a przez to zwiększenie efektywności ich pracy.

Podmioty wchodzące w skład grupy dobrowolnie ustaliły, że każda z zrzeszonych w niej spółek organizuje dla pracowników wszystkich tych spółek spotkanie integracyjne i za każdym razem inna spółka jest ich gospodarzem. W ramach aktywności socjalnej poszczególnych spółek należy jednak wyodrębnić konkretnych pracodawców i pracowników. Nieuprawnionym byłoby tworzenie umownej kategorii pracownik.

Zgodnie z regulacją art. 2 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.) „pracownikiem” jest osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę, natomiast w myśl art. 3 Kodeksu pracy pracodawcą jest jednostka organizacyjna, choćby nie posiadała osobowości prawnej, a także osoba fizyczna, jeżeli zatrudniają one pracowników.

Z uwagi na powyższe organ podatkowy stwierdził, iż ponoszone wydatki z tytułu organizacji spotkania integracyjnego dla pracowników spółki nie zostały wymienione w art. 16 ust. 1 updop pośród wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów. Mieszczą się zatem w kategorii kosztów uzyskania przychodów jako wydatki służące zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów.

Pozostałe wydatki podatnika w tym zakresie ponoszone na osoby zatrudnione w innych spółkach grupy wynikają z zasad przyjętych umownie w ramach dobrowolnego zrzeszenia i nie stanowią wydatków, które można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.

Na mocy art. 9 ust. 1 updop podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m.

Podsumowując, wydatki na organizację spotkania integracyjnego dla pracowników wszystkich spółek wchodzących w skład grupy poniesione przez podatnika nie mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu spółki.

W oparciu o dyspozycję art. 15 ust. 1 updop, podatnik może w opisanym przypadku zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki z tytułu organizacji spotkania integracyjnego dla swoich pracowników po ich wyodrębnieniu.

Tekst opublikowany: 10 czerwca 2009 r.