Jak co roku w związku ze zbliżającymi się świętami firmy ponoszą wydatki, których celem jest zarówno poprawa atmosfery w pracy, jak i zwiększenie przychodów. Niejednokrotnie kwalifikowanie takich wydatków wywoływało spory pomiędzy organami podatkowymi a podatnikami. Co obecnie można bezpiecznie zaliczać do kosztów podatkowych - dowiesz się z tekstu.
Które wydatki stanowią koszty podatkowe?
Zgodnie z ogólnymi zasadami zaliczania wydatków do kosztów uzyskania przychodów podatnik ma możliwość zaliczania do kosztów podatkowych wszelkich wydatków, które wiążą się z osiągnięciem przychodu lub ochroną źródeł przychodu (z wyjątkiem wymienionych w art. 16 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych, tekst jedn.: Dz.U. z 2011 r. nr 74, poz. 397 ze zm., dalej: updop oraz art. 22 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, tekst jedn.: Dz.U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 ze zm.).
Wydatki ponoszone przez podatnika powinny być celowe, a zatem uzasadnione.
Podatnik musi uzasadnić związek danego kosztu z przychodem
| Jako że to podatnik korzysta ze zmniejszenia podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym poprzez zaliczenie danych wydatków do kosztów uzyskania przychodów, na nim spoczywa ciężar udowodnienia, że wydatki te stanowią faktycznie koszty uzyskania przychodów. Podatnik musi więc wykazać, że w momencie podejmowania decyzji o obciążeniu kosztów podatkowych przedmiotowym wydatkiem obiektywnie zakładał, iż wpłynie on na osiągnięcie przychodów. |
Ustawodawca zezwala na zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów nie tylko te wydatki, które bezpośrednio generują przychód, ale także te, które chociażby w pośredni sposób mogą mieć na niego wpływ (obecnie bądź w przyszłości).
Wydatki świąteczne a koszty podatkowe
Moim zdaniem „wydatki świąteczne” spełniają powyższą definicję. Ich ponoszenie jest zarówno związane z osiąganiem przychodów, jak i poprawą atmosferą w pracy.
Kiedy możemy mówić o kosztach reprezentacji?
Zaznaczyć należy, iż niejednokrotnie organy podatkowe próbowały kwalifikować wydatki związane ze świętami jako reprezentację, a to oznaczało, iż nie mogły on stanowić kosztu uzyskania przychodu.
Zgodnie bowiem z art. 16 ust. 1 pkt 28 updop nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.
Dlatego kluczowym dla uznania, czy „wydatek świąteczny” stanowi koszt uzyskania przychodu będzie rozstrzygnięcie, czy jest on wydatkiem na szeroko rozumianą „reprezentację”, czy też nie.
Reprezentacja równoznaczna z okazałością i wystawnością
Z uwagi na brak ustawowej definicji pojęcia „reprezentacja”, należy stosować wykładnię językową.
Według słownika języka polskiego (PWN, W-wa 1981 r.) pojęcie „reprezentacja” oznacza okazałość, wytworność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem lub pozycją społeczną.
W praktyce podatkowej utrwalił się pogląd, iż reprezentacją są działania polegające na oficjalnych kontaktach handlowych z innymi podmiotami, podczas których przyjmuje się delegacje lub kontrahentów, uczestniczy w przyjęciach związanych z pobytem delegacji lub kontrahentów. Są to więc działania, które mają na celu zaprezentowanie firmy w sposób jak najbardziej pozytywny dla obecnych i przyszłych klientów.
Według definicji utrwalonej w orzecznictwie - reprezentacja to wszelkie działania polegające na stwarzaniu i utrwalaniu dobrego wizerunku firmy.
Poniżej prezentuję najczęściej występujące wydatki ponoszone przez firmy podczas świąt oraz przesłanki, które powinny być spełnione, aby zaliczyć je do kosztów.
Wystrój firmy
Świąteczny wystrój pomieszczeń ma wpływ na pozytywny odbiór firmy przez kontrahentów, klientów oraz osoby postronne. Jest to więc działanie w sferze budowania pozytywnego wizerunku firmy. Co niewątpliwie może się przekładać w sposób pośredni na uzyskiwanie przychodów.
Dodatkowym argumentem przemawiającym za uznaniem wskazanych wydatków za koszty podatkowe jest fakt, iż w dobie konkurencyjności na rynku przygotowanie dekoracji świątecznej punktu handlowego jest naturalnym wymogiem rynku odpowiadającym oczekiwaniom klientów.
Mając powyższe na uwadze stwierdzić należy, iż wskazane wydatki stanowią koszt uzyskania przychodu.
Również organy podatkowe zajmują w omawianej kwestii korzystne stanowisko, tytułem przykładu można przytoczyć pismo Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 29 czerwca 2009 r., nr IPPB3/423-253/09-2/KK, w którym możemy przeczytać:
„(…) Z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego wynika, iż Spółka kupuje kwiaty doniczkowe, cięte, kompozycje kwiatowe oraz bukiety, jak też różnego rodzaju elementy dekoracyjne (np. bombki, stroiki, choinki) w celu wystroju recepcji oraz budynków należących do Spółki. Opisane wyżej działania Spółki nie odbiegają pod względem ceny i okazałości od wydatków zwyczajowo przyjętych w branży i w okolicy, w której Spółka prowadzi działalność. Wyżej wymienione wydatki ponoszone przez Wnioskodawcę należy zatem potraktować jak koszty związane z funkcjonowaniem firmy i zaliczyć w całości do kosztów uzyskania przychodów, o ile są racjonalne i wykazują związek przyczynowo - skutkowy z przychodami oraz spełniają wymogi określone w art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (…)”.
Podobne stanowisko zaprezentował również Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie, w piśmie z 27 czerwca 2008 r. - nr IP-PB3/423-554/08-2/MK.
Wydatki na kartki świąteczne
Wysyłanie kartek świątecznych kontrahentom jest rozpowszechnionym zwyczajem biznesowym, mającym między innymi za zadanie nie tylko zbudowanie dobrego wizerunku firmy, ale często i zachętę do korzystania z oferowanych usług czy zakupu towarów. Dlatego też nie ma przeszkód, aby stanowiły one koszt podatkowy.
Również organy podatkowe prezentują w omawianej kwestii korzystne dla podatników stanowisko, tytułem przykładu można wskazać pismo Naczelnik Drugiego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego z 20 lipca 2007 r. nr 1472/ROP1/423-267/07/MG, gdzie możemy przeczytać:
„(…) Przekazywanie gadżetów reklamowych opatrzonych logo firmy, takich jak długopisy, latarki, zestawy pióro i długopis, kartki świąteczne, kubki, smycze, koszulki itp., w sytuacji, gdy są to materiały opatrzone widocznym logo podatnika lub hasłem promującym określone wyroby lub usługi bądź samą Spółkę, będzie można zaliczyć w ciężar kosztów uzyskania przychodów”.
| Warto jednak zwrócić uwagę, że: „w przypadku, gdy są to wartościowe przedmioty, a samo logo podatnika jest umieszczone w dyskretny, nierzucający się w oczy sposób, to wręczenie takiego przedmiotu ma na celu w istocie stworzenie wizerunku, reprezentację podatnika. Takie wydatki nie będą mogły być zaliczone w ciężar kosztów uzyskania przychodów (…)”. |
Podobne stanowisko zaprezentował Naczelnik Pierwszego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie, w piśmie z 17 lipca 2007 r. - nr 1471/DPR2/423-59/07/AB, w którym możemy przeczytać:
„(...) Reprezentacja to w szczególności: prezenty dla kontrahentów, które nie mają charakteru reklamowego (portfel, pióro, kalendarz, alkohol, kosmetyki itp.). Natomiast oznakowanie prezentu logo firmy przesądza o tym, że prezent ma charakter reklamowy i wydatek na jego zakup może być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów (koszulka, długopis, kartka świąteczna, kubek, smycz, karteczki samoprzylepne, kalendarz itp.)”.
Słodycze dla klientów
Coraz częstszym zjawiskiem, zwłaszcza w okresie świątecznym, jest wystawienie drobnego poczęstunku dla klientów, zwłaszcza słodyczy czy napojów. Zarówno w interpretacjach organów podatkowych, jak i w orzecznictwie sądów administracyjnych uznaje się prawo podatników do zaliczania wydatków na wymienione artykułu do kosztów podatkowych.
Ich zakup i wydanie podczas np. konferencji czy spotkań nie świadczy o okazałości czy wystawności firmy. Stanowisko takie zaprezentował m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, w piśmie nr IBPBI/2/423-1122/09/BG, z 18 grudnia 2009 r., w którym czytamy:
„(...) wydatki na drobny poczęstunek tj. herbatę, kawę, cukier, słodycze, kanapki podawane podczas spotkań z kontrahentami w siedzibie Spółki, czy też drobne słodycze na zorganizowanych targach, imprezach branżowych, jeśli nie noszą znamion wystawności, są zwyczajowo przyjęte i jako wydatki nie wymienione w art. 16 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych mogą stanowić, zgodnie z przepisem art. 15 ust. 1 ww. ustawy, koszty uzyskania przychodów”.
Drobne upominki świąteczne dla klientów
Często firmy w związku ze świętami czy Nowym Rokiem dokonują również zakupu różnego rodzaju gadżetów z logo firmy, takich jak kalendarze, kubki czy długopisy. Przyjmując, że głównym celem działań reprezentacyjnych jest budowa dobrego wizerunku firmy, zaś działań reklamowych nakłonienie potencjalnych klientów do nabycia produktów danej firmy, bardziej prawidłowe wydaje się zaklasyfikowanie gadżetów z logo firmy jako elementu reklamy.
Ten rodzaj reklamy nosi nazwę instytucjonalnej i polega na tworzeniu pozytywnego klimatu, dobrego nastawiania potencjalnych klientów i wzmocnienie rozpoznawalności i znajomości firmy.
Zatem wydatki na różnego rodzaju gadżety (kalendarze, długopisy, koszulki, smycze, kubki itp.) czy drobne upominki opatrzone nazwą lub logo firmy mogą być uznane za koszty reklamy. Warunkiem koniecznym jest jednak to, by celem ich wręczenia było przede wszystkim promowanie marki.
| Niestety, opinie organów podatkowych w omawianej kwestii są sprzeczne. Niekorzystne dla podatników stanowisko możemy odnaleźć w piśmie z 8 lutego 2007 r., nr I-415/01/07, w którym Naczelnik Pierwszego Urzędu Skarbowego Łódź-Górna, stwierdził: |
„(…) Towary określone przez Pana jako gadżety reklamowe, jak np. kubki, kalendarze, długopisy i smycze, oznaczone logo firmy, nie promują konkretnych wyrobów i towarów handlowych związanych z działalnością Pana firmy czy usług świadczonych przez Pana firmę. Nie są to również przedmioty związane z zakresem i przedmiotem Pana działalności gospodarczej. Rozdawanie kontrahentom drobnych upominków z logo firmy, wzbudzające pozytywne skojarzenia w odbiorcach, wpływa natomiast w sposób pośredni na stworzenie dobrego wizerunku firmy.
W świetle przedstawionego wyżej znaczenia pojęć reprezentacji oraz reklamy wydatki poniesione na zakup kubków, kalendarzy, długopisów i smyczy z logo firmy są wydatkami na cele reprezentacji, wobec czego w świetle cytowanych przepisów art. 23 ust. 1 pkt 23 nie stanowią kosztów uzyskania przychodów (…)”.
Warto więc pamiętać o tym, żeby gadżety dla klientów nie były zbyt okazałe czy wystawne. Bowiem istnieje ryzyko, iż organy podatkowe zakwalifikują je jako wydatki na reprezentację, która nie może być uznana za koszt uzyskania przychodu.
Choinki przed firmą
Firmy w okresie przedświątecznym dokonują niejednokrotnie zakupu choinek, które sadzą przed firmą. Wydatki na ten cel nie mają bezpośredniego wpływu na wysokość przychodów firmy, ale są związane z ogólnymi kosztami jej funkcjonowania i niewątpliwie mogą przyczynić się do zwiększenie przychodu.
Jednak pojawia się wątpliwość, czy mogą one zostać zaliczone w poczet kosztów uzyskania przychodu.
Część organów podatkowych nakazuje traktować przedmiotowe wydatki jako koszty reprezentacji. Takie stanowisko możemy odnaleźć w piśmie Naczelnika Drugiego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie z 8 czerwca 2008 r., nr 1472/ROP-1/423-43/83/06/MG, w którym możemy przeczytać:
„(…) wydatki ponoszone przez Spółkę związane z uporządkowaniem terenu wokół nieruchomości będącej jej własnością polegające na założeniu trawnika, posadzeniu krzewów i drzew należy zaliczyć do wydatków ponoszonych na reprezentację Spółki. Jak bowiem wskazano powyżej, reprezentacja to chęć stworzenia jak najlepszego wizerunku firmy, wystawienie na pokaz, prezentowanie, a zadbanie o estetyczny, schludny wygląd terenów zielonych wokół nieruchomości, w której prowadzona jest działalność gospodarcza, wiąże się z okazałością i wytwornością firmy mającą na celu wywołanie dobrego wrażenia na kontrahentach, podniesienia prestiżu firmy i pozyskiwaniu nowych klientów, co w konsekwencji może skutkować zwiększeniem przychodów osiąganych przez Spółkę. A zatem wydatki ponoszone przez Spółkę na zagospodarowanie terenów zielonych wokół siedziby firmy powinny zostać uznane za wydatki poniesione na cele reprezentacyjne (…)”.
Jednak zgoła odmienne stanowisko możemy odnaleźć w piśmie Dyrektora Izby Skarbowej w Opolu, nr PDI/42181-0001/07/KMA, z 14 czerwca 2007 r., w którym czytamy:
„(…) koszty poniesione przez Spółkę na urządzenie i utrzymywanie terenów zielonych są kosztem uzyskania przychodów. Spółka jako właściciel posesji zobowiązana jest do dbania o teren, który jest w jej posiadaniu (w tym wypadku jest to teren wokół Jej zakładów). Nasadzanie kwiatów, ich pielęgnacja, koszenie trawników, grabienie, sprzątanie, nawadnianie, nawożenie, wymiana nasadzeń i inne tego typu czynności nie są działaniami skierowanymi na kreowanie wizerunku firmy poprzez okazałość i wystawność - mimo że bez wątpienia na wizerunek ten wpływają - lecz przede wszystkim mają na celu utrzymanie posesji w należytym porządku. Wydatków związanych z wynajęciem firmy wykonującej powyższe czynności nie można zatem zakwalifikować jako kosztów reprezentacji, nawet jeśli efektem ww. działań będzie upiększenie firmy. A zatem wydatki poniesione na urządzenie i utrzymanie terenów zielonych należących do jednostki stanowią koszty uzyskania przychodów bieżącej działalności Spółki, a ponieważ ich związek z uzyskanym przychodem ma charakter pośredni - stanowią koszty uzyskania przychodów w dacie ich poniesienia (zaksięgowania) (…)”.
W mojej opinii zakup choinek czy innych roślin związanych ze świętami zachęca do odwiedzenia firmy i dokonania zakupów. A zatem są to koszty poniesione w celu uzyskania przychodu i nie powinny być traktowane jako koszty reprezentacji. Nie można bowiem wydatków związanych z zagospodarowaniem terenu, wynikających z dbałości przedsiębiorcy, uważać za wydatki na reprezentację.
Podstawa prawna: - art. 22 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 ze zm.),
- art. 15 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz.U. z 2011 r. nr 74, poz. 397 ze zm.).
- art. 15 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz.U. z 2011 r. nr 74, poz. 397 ze zm.).
