Wszystko co musisz wiedzieć o umowie darowizny w księgach rachunkowych

W umowie darowizny darczyńca zobowiązuje się do bezpłatnego świadczenia na rzecz obdarowanego kosztem swojego majątku (art. 888 § 1 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny, Dz.U. nr 16, poz. 93 ze zm.). Podstawową cechą takiej umowy i warunkiem koniecznym dla możliwości mówienia o darowiźnie jest nieodpłatność umowy.

Poprzez nieodpłatność należy rozumieć taką sytuację, gdy obdarowany, w zamian za otrzymaną darowiznę lub w związku z jej otrzymaniem, nie jest zobowiązany do jakichkolwiek świadczeń na rzecz darczyńcy - ani w chwili otrzymania darowizny, ani w przyszłości. Tym samym, skutkiem darowizny jest wyłącznie jednostronne przysporzenie po stronie podmiotu obdarowanego. Darczyńca  w związku z dokonaniem darowizny nie otrzymuje od obdarowanego nic w zamian.

A więc w  świetle prawa cywilnego darowizną jest  każde bezpłatne świadczenie, które powoduje uszczuplenie majątku darczyńcy. Darowizna może wobec tego przyjąć postać pieniężną, rzeczową, dotyczyć praw majątkowych, ruchomości, nieruchomości, zwolnienia z długu, a także świadczenia bezpłatnych usług na rzecz obdarowanego. Przedmiotem darowizny mogą być przykładowo: środki trwałe, prawa majątkowe, wyroby gotowe, materiały czy  środki pieniężne.

Otrzymane darowizny kwalifikowane są jako przychody pośrednio związane z działalnością operacyjną jednostki. W konsekwencji więc zaliczane są do pozostałych przychodów operacyjnych u obdarowanego, a u darczyńcy - są do pozostałych kosztów operacyjnych.

Darujący rzecz lub prawo nie będzie mógł rozliczyć jej wartości  w kosztach podatkowych. Na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 14 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz.U. z 2011 r. nr 74, poz. 397, dalej: updop) nie uważa się bowiem za koszty uzyskania przychodów darowizn i ofiar wszelkiego rodzaju, z wyjątkiem dokonywanych między spółkami tworzącymi podatkową grupę kapitałową, a także wpłat na rzecz Polskiej Organizacji Turystycznej.

Do kosztów możesz również zaliczyć koszty wytworzenia lub cenę nabycia produktów spożywczych, wytworzonych bądź nabytych, przekazanych na rzecz organizacji pożytku publicznego z przeznaczeniem wyłącznie na cele działalności charytatywnej prowadzonej przez te organizacje.

Zasadniczo wartości darowizn nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, ale można odliczyć od dochodu stanowiącego podstawę obliczenia podatku.

Kwestię odliczania od dochodu darowizn m.in. na rzecz organizacji pożytku publicznego regulują przepisy art. 18 ust. 1 pkt 1 updop.

Przepis ten stwierdza, że podstawę opodatkowania stanowi dochód po odliczeniu darowizn przekazanych na cele określone w art. 4 ustawy z 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (tekst jedn.: Dz. U. z 2003 r. nr 96, poz. 873 z późn. zm.), organizacjom pozarządowym lub równoważnym organizacjom, określonym w przepisach regulujących działalność pożytku publicznego, obowiązujących w innym niż Rzeczpospolita Polska państwie członkowskim Unii Europejskiej lub innym państwie należącym do Europejskiego Obszaru Gospodarczego, prowadzącym działalność pożytku publicznego w sferze zadań publicznych, realizującym te cele.

Sfera zadań publicznych, o której mowa w ustawie o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, obejmuje zadania w zakresie m.in.:

• pomocy społecznej, w tym pomocy rodzinom i osobom w trudnej sytuacji życiowej oraz wyrównywania szans tych rodzin i osób;
• działalności charytatywnej;
• ochrony i promocji zdrowia;
• działania na rzecz osób niepełnosprawnych;
• promocji zatrudnienia i aktywizacji zawodowej osób pozostających bez pracy i zagrożonych zwolnieniem z pracy;
• działalności wspomagającej rozwój gospodarczy, w tym rozwój przedsiębiorczości;
• nauki, edukacji, oświaty i wychowania;
• krajoznawstwa oraz wypoczynku dzieci i młodzieży;
• kultury, sztuki, ochrony dóbr kultury i tradycji;
• pomocy ofiarom katastrof, klęsk żywiołowych, konfliktów zbrojnych i wojen w kraju i za granicą;
• upowszechniania i ochrony praw konsumentów;
• promocji i organizacji wolontariatu

Czyli darowiznę można odliczyć od dochodu na podstawie przepisów o podatku dochodowym wówczas,  gdy podmiot, na rzecz którego przekazywana jest darowizna:

1. jest organizacją pozarządową, czyli nie może być jednostką sektora finansów publicznych,
2. nie prowadzi działalności dla osiągnięcia zysku,
3. prowadzi działalność pożytku publicznego, w sferze zadań publicznych określonych w art. 4 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.

Od dochodu można również odliczyć, na podstawie art. 18 ust. 1 pkt 7 updop darowiznę na cele kultu religijnego.

Aby darowizna mogła być odliczona od dochodu do opodatkowania  musi zostać właściwie udokumentowana. Wysokość darowizny pieniężnej powinna być udokumentowana dowodem wpłaty na rachunek bankowy obdarowanego, a w przypadku darowizny innej niż pieniężna - dokumentem, z którego wynika wartość tej darowizny, oraz oświadczeniem obdarowanego o jej przyjęciu.

Darowizna rzeczowa powinna zostać udokumentowana umową między darczyńcą, który przekazuje świadczenie i obdarowanym, który ją przyjmuje.

Przy określaniu wartości darowizn zakłada się, że jest to wartość wyrażona w cenie określonej w umowie, ale nie większa od wartości rynkowej tych rzeczy lub praw. Zasada ta rozszerzona jest  również na  usługi, co znajduje odbicie w interpretacjach podatkowych (np. postanowienie Urzędu Skarbowego w Prudniku z 5 września 2007 r. w sprawie interpretacji prawa podatkowego, nr PD-I/423-5/MG/07).

Jeżeli przedmiotem darowizny są towary opodatkowane podatkiem od towarów i usług, za kwotę darowizny uważa się wartość towaru wraz z podatkiem od towarów i usług, w części przekraczającej kwotę podatku naliczonego, którą podatnik ma prawo odliczyć zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług z tytułu dokonania tej darowizny.

Darowizny odliczone od podatku należy wykazać w rozliczeniu rocznym podatku, dokonanym za rok, w którym darowiznę uczyniono.

Darowizny dotyczące zarówno towarów, jak i usług, z zasady nie powinny być przedmiotem opodatkowania VAT. Darowizna nie została bowiem wymieniona w katalogu przedmiotowym podatku VAT, który zawarty jest w art. 5 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn.: Dz.U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054, dalej: ustawa o VAT).

Natomiast w przypadku, gdy podatnik, kupując towary nie ma od razu takiego zamiaru, a decyzję taką podejmie dopiero po jakimś czasie, darowizna będzie musiała zostać opodatkowana podatkiem od towarów i usług, ale tylko wtedy, gdy podatnik miał prawo odliczyć  i odliczy VAT naliczony od tych zakupów .

Natomiast przepis art. 7 ust. 2 ustawy o VAT stanowi,  że darowizną jest jednak przekazanie przez podatnika towarów należących do jego przedsiębiorstwa na cele inne niż związane z prowadzonym przez niego przedsiębiorstwem. Również zapis art. 8 ust. 2 ustawy o VAT wskazuje, że  nieodpłatne świadczenie usług niebędące dostawą towarów traktuje się jak odpłatne świadczenie usług opodatkowane VAT, jeżeli spełnia jednocześnie warunki:

• usługi nie są związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa,
• podatnikowi przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług związanych z tymi usługami, w całości lub w części.

W przypadku dostawy towarów darowanych podstawą opodatkowania jest cena nabycia towarów bez podatku  lub koszty wytworzenia, określone w momencie dostawy tych towarów- (art. 29 ust. 10 ustawy o VAT) , natomiast w  przypadku nieodpłatnego świadczenia usług podstawą opodatkowania jest koszt świadczenia tych usług poniesiony przez podatnika (art. 29 ust. 12 ustawy o VAT).

Aby skorzystać z tego zwolnienia konieczne jest prowadzenie szczegółowej dokumentacji  potwierdzającej dokonanie dostawy na rzecz organizacji pożytku publicznego, z przeznaczeniem wyłącznie na cele działalności charytatywnej prowadzonej przez te organizacje (art. 43 ust. 1 pkt 16 ustawy o VAT). W takim przypadku podatnik ma również prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego zawartego w zakupach dotyczących wyprodukowania tych artykułów (art. 86 ust. 8 pkt 3 ustawy o VAT).

Nie uważa się za dostawę towarów jednak darowizn równoznacznych z prezentami o małej wartości, za które uznaje  się przekazywane przez podatnika jednej osobie towary:

• łącznej wartości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 100 zł, jeżeli podatnik prowadzi ewidencję pozwalającą na ustalenie tożsamości tych osób,
• których przekazania nie ujęto w ewidencji, jeżeli jednostkowa cena nabycia towaru (bez podatku), a gdy nie ma ceny nabycia, jednostkowy koszt wytworzenia, określone w momencie przekazywania towaru, nie przekraczają 10 zł.

W celu udokumentowania darowizny opodatkowanej VAT wystawia się fakturę wewnętrzną (art. 106 ust. 7 ustawy o VAT).

Podstawą opodatkowania w przypadku darowizny towarów jest cena nabycia towarów (bez podatku), a gdy nie ma ceny nabycia, koszt wytworzenia, określone w momencie dostawy tych towarów (art. 29 ust. 10 ustawy o VAT).

Z faktury tej księgowaniu podlega wyłącznie VAT należny, który odnoszony jest w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych i podlega ujęciu  zapisem: 

• Wn konto 76-1 "Pozostałe koszty operacyjne",
• Ma konto 22-2 "Rozrachunki z urzędem skarbowym z tytułu VAT należnego.

Koszty związane z przekazaniem nieodpłatnie, w tym w drodze darowizny aktywów - jako koszty związane pośrednio z działalnością operacyjną jednostki - zalicza się do pozostałych kosztów operacyjnych (art. 3 ust. 1 pkt 32 lit. h ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości, tekst jedn.: Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 ze zm., dalej uor).

Wydatki związane z darowizną księgowane są jako pozostałe koszty operacyjne. Ewidencja księgowa przekazanej darowizny zależy od tego, czy darowizna dotyczy  środków  trwałych  czy też towarów lub środków pieniężnych .

Poniżej znajdziesz przykłady zdarzeń związanych z darowizną w księgach darczyńcy.

Przychody związane z otrzymaniem nieodpłatnie, w tym w drodze darowizny aktywów na inne cele niż dopłaty do cen sprzedaży, nabycie lub wytworzenie środków trwałych, środków trwałych w budowie albo wartości niematerialnych i prawnych stanowią odpowiednio przychody pośrednio związane z działalnością operacyjną jednostki (art. 3 ust. 1 pkt 32 lit. h uor).

W ewidencji księgowej zalicza się je odpowiednio do pozostałych przychodów  operacyjnych.

• Ma konto 76-0  „Pozostałe przychody operacyjne”.

Natomiast przyjęte w drodze darowizny, środki trwałe w budowie, środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne zalicza się (na podstawie art. 41 ust. 2 uor) do rozliczeń międzyokresowych przychodów.

Ujęte na koncie 84 "Rozliczenia międzyokresowe przychodów" kwoty zwiększają stopniowo pozostałe przychody operacyjne, równolegle do odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych od środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych otrzymanych nieodpłatnie.

Składniki aktywów otrzymane przez jednostkę w drodze darowizny powinny zostać ujęte w jej księgach rachunkowych w wartości wynikającej z umowy darowizny. W sytuacji, gdy nie jest możliwe ustalenie ceny nabycia  wyceny dokonuje się według ceny sprzedaży takiego samego lub podobnego przedmiotu (według cen rynkowych). Jeśli zaś nie jest możliwe ustalenie ceny sprzedaży netto danego składnika aktywów, należy w inny sposób określić jego wartość godziwą (art. 28 ust. 5 uor).

Sposób ujęcia darowizny w księgach rachunkowych obdarowanego zależy w zależności od przedmiotu darowizny.